El poder d'un àmbit de projecte acuradament construït:
Una declaració d'abast acuradament especificada és un habilitador crític de l'èxit del projecte i una part integral de la pràctica d'una gestió eficaç de projectes. Els avantatges inclouen:
- La declaració permet a l'equip del projecte i al client (s) garantir que comparteixin una visió comuna de les característiques, la qualitat i el calendari previstos del projecte.
- L'abast permet que l'equip del projecte pugui identificar i comprometre's amb els grups d'interès: individus o grups afectats pel projecte i obtenir el seu suport i participació.
- L'abast serveix per ajudar els membres de l'equip a concentrar-se només en el treball requerit per satisfer les necessitats del client.
- Si es suggereixen canvis que estan més enllà dels límits de l'abast original, la declaració serveix com a guia per estimar i proposar modificacions. Si els canvis són acceptats per tots els grups d'interès implicats, es revisa la declaració d'abast.
Creació de l'abast del projecte:
El director del projecte, juntament amb els membres de l'equip, els clients, el patrocinador executiu i les parts interessades clau, treballa per entendre i descriure la sortida necessària de la iniciativa del projecte, sovint referenciada com a entregable. Aquest lliurament inclou un cost o un rang de costos acceptable que es valida en la planificació i estimació d'activitats.
També defineix les funcions clau que cal incloure, així com el calendari d'entrega final del projecte. Un cop acordat pel client, el responsable del projecte, l'equip del projecte i el patrocinador executiu, qualsevol canvi en aquesta declaració d'abast s'ha de fer mitjançant un procés de canvi acuradament controlat i documentat.
Impacte en cascada de l'abast del projecte en d'altres:
Una vegada que l'acord o document s'hagi acordat, els equips de treball involucrats utilitzen la informació de la declaració per estimar el seu propi treball, el calendari i els costos. Com més precisa i precisa sigui l'abast, més probable és que els equips de treball produeixin estimacions precises i requisits de recursos.
Les declaracions d'abast del projecte identifiquen el que no s'inclou a la iniciativa:
No és estrany que el document d'àmbit del projecte inclogui també articles específics que no formen part de l'àmbit del projecte i, per tant, queden exclosos del treball que es lliurarà. Per exemple, un projecte per construir una casa pot estipular que l'obtenció de permisos ambientals sigui realitzat pel propietari i està fora de l'abast del projecte del contractista que construeix la casa.
L'impacte d'un abast del projecte poc desenvolupat:
La manca de claredat entorn de l'àmbit del projecte és una font comuna d'estrès i fracàs del projecte.
Un document d'àmbit vàic o ambigu deixa molts temes oberts per debatre i desinformació de trucades de judici, que afecten les característiques, la qualitat, el calendari i el cost de la iniciativa.
Un altre repte amb una declaració d'abast vaga juntament amb els processos de canvi feble es diu: la fluïdesa d'abast. L'enfocament de l'abast es produeix quan les sol·licituds i els equips de treball del client afegeixen capacitats addicionals al lliurament, més enllà de la intenció o els límits dels plans originals.
Canviar l'abast:
Tot i que els canvis d'abast freqüents retarden la finalització del projecte i, potencialment, afegeixen costos significatius, hi ha algunes situacions on és necessari i raonable ajustar l'abast. Els administradors de projectes es basen en un procés de "gestió de canvis" que identifica el canvi sol·licitat, revisa totes les estimacions de temps, cost i càrrega de treball corresponents i revaloritza el projecte per a nous riscos donat el canvi.
Normalment, el director del projecte i el patrocinador executiu prenen la decisió final de canviar l'àmbit d'aplicació una vegada que la situació s'ha analitzat completament. Els canvis es documenten en un registre de decisió i després es comunica a l'equip de projectes més gran.
També coneguts com a requisits del projecte, objectius del projecte
Exemples: l' abast del projecte era el lliurament d'un lloc web d'una pàgina, d'acord amb les especificacions del projecte, en un termini de 2 setmanes.