Com gestionar el primer projecte amb èxit

Felicitacions Acabeu de fer un projecte nou i important. Clarament, el vostre cap està oferint aquesta oportunitat com un vot de confiança en les vostres habilitats. I mentre estàs entusiasmat, aquesta és la primera vegada que ets responsable d'un projecte global i és una mica aterridor

Hi ha diverses preguntes a la vostra ment:

• Com puc començar?
• Quins són els passos necessaris per moure el projecte des de l'inici fins al tancament?

• Com es crea un equip de projectes d'alt rendiment?
• A qui demano ajuda en aquest procés? Hi ha un patrocinador executiu?

Aquesta publicació està enfocada a ajudar a qualsevol persona nova a dirigir una iniciativa de projecte , comitè o equip per a una activitat única per a l'organització. Ja sigui que organitzeu una festa o iniciïn noves iniciatives de desenvolupament de productes, les eines i els processos de gestió de projectes existeixen per fer que la vostra probabilitat d'èxit sigui molt superior.

En primer lloc, entén les 5 etapes del procés del projecte:

Encara que us animo a llegir més sobre cadascuna de les cinc etapes detallades, sapigueu que són:

1. Iniciació: iniciant el projecte.
2. Planificació: planificació de tot el treball del projecte.
3. Execució: efectivament realitzant el treball.
4. Gestió i control: tot el treball que feu durant el projecte per supervisar el progrés.
5. Tancament: completar i lliurar el projecte i ajornar l'equip.

Aquests passos són idèntics per a cada projecte.

13 passos bàsics per al principiant del projecte:

1. Definir l'abast: el primer pas i el més important en qualsevol projecte és definir l'abast del projecte . Què se suposa que hauríeu d'aconseguir o crear? Quin és l'objectiu del projecte? Igualment important és definir el que no s'inclou en l'àmbit del vostre projecte. Si no obteniu prou definició del vostre cap, aclareu l'àmbit d'aplicació i torneu-lo a enviar per obtenir confirmació. Tot i que l'exemple es troba lleugerament fora del tema empresarial, tots podem relacionar-nos amb la recepció del casament. En planificar una recepció del casament, pot tenir el seu abast: preparar una recepció de noces per a 100 convidats, amb sopar, bar obert, pastís de noces i una banda en directe per ballar en una data determinada a un cost no superior a $ 20,000.

1. Determineu els recursos disponibles: quines persones, equips i diners tindreu a la vostra disposició per assolir els objectius del projecte? Com a administrador de projectes, normalment no tindràs un control directe d'aquests recursos, però hauràs de gestionar-los mitjançant la gestió de matrius .
2. Comprendre la línia de temps: quan s'ha de completar el projecte? A mesura que desenvolupi el seu pla de projecte, pot tenir certa flexibilitat en la manera d'utilitzar el temps durant el projecte, però els terminis solen ser fixos, com en el cas de la recepció del casament. Si decidiu utilitzar hores extres per complir amb el calendari, cal que penseu en contra de les limitacions del vostre pressupost.
3. Muntar el vostre equip de projecte: Aconsegueixi la gent al vostre equip i iniciï un diàleg. Són experts tècnics. És per això que el seu supervisor funcional els va assignar al projecte. El vostre treball és gestionar l'equip.
4. Detalli el treball, part 1: Quines són les peces o components principals que s'han de crear per completar el projecte? Per exemple, una recepció del casament requereix un alt nivell: una recepció, menjar, beguda, pastís, convidats i entreteniment. Per descomptat, cadascun d'aquests elements més grans es pot dividir en molts elements addicionals. Aquest és el següent pas.
5. Detalli el treball, part 2: a l' exemple de la recepció del casament anterior, és probable que tingui un equip o un responsable de diferents components. Treballa amb els membres del teu equip per esbrinar els detalls necessaris per aconseguir cada element important. El responsable de l'alimentació ha d'entendre les opcions, les limitacions de costos i fer seleccions que permetin assolir l'abast . Llista els passos més petits en cadascun dels passos més grans. Quants nivells més profunds introduïu en passos més detallats depenen de la mida i la complexitat del vostre projecte.

1. Desenvolupar un pla preliminar: muntar tots els seus passos en un pla. Una bona manera de fer-ho és utilitzar una taula de prioritat que identifica els elements que han de precedir altres elements. Les pràctiques formals de gestió de projectes requereixen desenvolupar el que es coneix com diagrama de xarxa i identificar el camí crític . Tot i que això pot estar més enllà de les vostres necessitats o nivell de coneixement, el nucli fonamental és seqüenciar les activitats en l'ordre correcte i assignar recursos a les activitats. Les preguntes que heu de fer són: què passa primer? Quin és el següent pas? Quins passos es poden seguir alhora amb diferents recursos? Qui va a fer cada pas? Quant de temps trigarà? Hi ha molts paquets de programari excel·lents disponibles que poden automatitzar molts detalls per a vostè. Demaneu als altres en posicions similars el que fan servir.
2. Creeu el vostre pla de referència: obteniu informació sobre el vostre pla preliminar del vostre equip i de qualsevol altre grup d'interès. Ajusteu les vostres línies de temps i els horaris de treball per ajustar el projecte al temps disponible. Feu els ajustos necessaris al pla preliminar per produir un pla de referència.

1. Sol·licitud d'ajustaments del projecte: gairebé mai no hi ha prou temps, diners o talent destinat a un projecte. El vostre treball és fer més amb els recursos limitats que les persones esperen. Tanmateix, sovint hi ha límits en un projecte que simplement no són realistes. Heu de fer el vostre cas i presentar-lo al vostre cap i sol·licitar que es modifiquin aquests límits poc realistes. Sol·liciteu els canvis a l'inici del projecte. No espereu fins que no trobeu problemes per sol·licitar els canvis que necessiteu. Tanmateix, si el vostre projecte implica un casament, no espereu tenir èxit demanant molts canvis significatius.
2. Treballeu el vostre pla, però no us perdeu: fer que el pla sigui important, però el pla es pot canviar. Teniu un pla de conduir per treballar cada matí. Si una intersecció està bloquejada per un accident, canvieu el pla i aneu d'una manera diferent. Feu el mateix amb els vostres plans de projecte. Canvieu-los segons calgui, però sempre teniu en compte l'abast i els recursos.
3. Superviseu el progrés del vostre equip: farà pocs avenços al començament del projecte, però començarà a controlar el que tothom està fent de totes maneres. Això facilitarà la captura de problemes abans que es converteixin en problemes.
4. Document Tot: Mantenir registres. Cada vegada que canvieu el pla de referència, anoteu el que va ser el canvi i per què era necessari. Cada vegada que s'afegeix un nou requisit al projecte, escriviu on procedeix el requisit i com es va ajustar la línia de temps o el pressupost a causa d'això. No podeu recordar-ho tot, així que escriviu-lo, de manera que podreu consultar-los a la revisió de final de projecte i obtenir-ne un.
5. Mantingueu a tothom informat: Mantingueu informats tots els agents del projecte sobre el progrés tot el temps. Feu-los saber del vostre èxit a mesura que completa cada fita, però també els informa de problemes tan aviat com surti. A més, mantén informat al vostre equip. Si s'estan considerant canvis, informeu-vos a l'equip sobre allò que sigui possible. Assegureu-vos que tots els membres de l'equip coneguin el que fan els altres.

La línia inferior

No ha de ser un cap de projecte formal per dirigir una iniciativa de projecte. No obstant això, hauríeu d'aplicar les eines i la lògica de la gestió de projectes a la tasca d'aclarir els vostres objectius, detallant el treball, construint un equip i executant i monitoritzant el treball. El millor d'èxit!