Projectes formals Seguiu un procés de cinc etapes seguint
- Iniciació: formació d'equips de projecte, lloguer de projectes i inici de sessió.
- Planificació: finalització de l'abast del projecte, definició del detall del treball, avaluació del risc, identificació de necessitats de recursos, finalització del calendari i preparació per al treball real.
- Execució: realitzant el treball real requerit per la definició i l'abast del projecte.
- Monitorització i control: la gestió real, l'informe i el control dels recursos i pressupostos durant la fase d'execució.
- Project Close: lliurament del projecte, avaluació de lliçons apreses, ajornament de l'equip del projecte.
Flux de projectes tradicionals
Independentment de la grandària del projecte, el moviment a través de les etapes és el mateix. El projecte s'inaugura o arrenca amb una carta que identifica el gerent del projecte i descriu la importància del projecte.
Un cop iniciat el projecte, es trasllada a la fase de planificació. Aquí, els equips bàsics i de treball identifiquen el treball necessari que cal completar per assolir l'abast del projecte i desenvolupar estimacions i avaluacions de temps, costos, recursos i riscos.
Després de la fase de planificació, el treball comença i es produeix en un ordre definit necessari per passar d'un predecessor o activitats anteriors a activitats successores.
Les dependències del projecte tenen un paper important en aquesta fase.
Mentre s'està executant l'execució, el gerent del projecte i els membres del grup supervisen, informen i controlen el projecte global, fent èmfasi en les activitats crítiques de la ruta. Aquest treball continua fins que es completa la fase d'execució i el projecte es lliura al client.
La fase final, el tancament del projecte, implica embolicar el lliurament, avaluar les lliçons apreses i ajornar l'equip del projecte perquè els membres puguin passar a la seva pròxima iniciativa.
Per a projectes de planificació i execució àgils o iteratius, es realitzen en brots o sprints curts, amb les etapes que es repeteixen fins que el projecte es completa amb la satisfacció del client.
Explicació detallada de cada etapa
Iniciació: una iniciació sòlida del projecte no només farà que el vostre projecte sigui un èxit, sinó que també servirà de base per a totes les etapes futures. Durant l'inici, obtindràs assignats els membres del equip del projecte, els informarà sobre els objectius globals del projecte i demanar al client o al propietari del projecte tantes preguntes com sigui possible perquè pugueu planificar el projecte de manera eficient. També és un gran moment per construir entusiasme de l'equip pel projecte i recopilar dades d'última hora que puguin influir en la planificació del projecte. Passos addicionals inclouen:
- Anàlisi d'interessos
- Cessió d'un patrocinador executiu
- Desenvolupament i comunicació de documents de carta
- Reunió formativa de kick-off
Planificació : un cop iniciat el projecte i recollit tota la informació rellevant, començareu a planificar el vostre projecte. L'etapa de planificació depèn de la mida del vostre projecte, la quantitat d'informació que haureu d'organitzar i la gran quantitat de l'equip.
El resultat final de la planificació hauria de ser un pla o un calendari de projecte clar, de les quals tothom seguirà les tasques assignades. L'ús d'un programa de planificació de projectes com Microsoft Project o Basecamp és molt útil en planificar un projecte. Si no teniu accés a un d'aquests programes, feu una cerca general en línia per al programari lliure de planificació de projectes. Encara que l'ús d'un programa de planificació de projectes és útil, no sempre és necessari. L'ús d'Excel i Word per crear el vostre pla i comunicar-lo a l'equip és igual d'eficaç. Les tasques específiques en la fase de planificació inclouen:
- Creació d'un pla de comunicació per als diferents grups d'interès
- Desenvolupament d'una estructura detallada de la ruptura del treball.
- Identificació del camí crític .
- Traçar recursos en el pla del projecte i refinar la seqüenciació del treball basat en dependències del projecte i restriccions de recursos.
- Desenvolupament d'un calendari detallat.
- Avaluació de riscos i desenvolupament d'un pla de priorització i mitigació del risc.
Execució: ara que teniu un pla de projecte sòlid, l'equip pot començar a executar el projecte en funció de les tasques assignades. És l'escenari on tothom comença a fer el treball. Voldreu donar de baixa oficialment de l'etapa d'execució amb reunions presencials per garantir que tothom tingui el que necessita per començar a executar la seva part del projecte. Començar l'equip en el camí correcte és integral per a l'èxit del projecte per tal d'articular clarament el pla de programació i comunicacions.
Monitorització i control: tot i que el projecte es troba en fase d'execució, començarà a controlar-lo i controlar-lo per assegurar-se que s'està movent segons el previst. Hi ha diverses maneres de controlar i controlar un projecte. Els check-ups casolans amb líders d'equip, organitzats diàriament "stand-ups", o reunions d'estat setmanals més formals són efectives. La informació que surt d'aquestes reunions o canals de comunicació informarà el bucle de comentaris i, en definitiva, qualsevol planificació i ajustos necessaris per al projecte. Altres activitats importants en aquesta etapa són:
Adherir-se al vostre pla de comunicació preestablert per assegurar la consciència dels interessats de l'estat del projecte.
Seguiment dels equips de treball i activitats laborals en el camí crític.
Identificar oportunitats per millorar el rendiment del programa mitjançant un seguiment ràpid o completar activitats en paral·lel o, si cal, bloquejant l'horari afegint recursos.
Seguiment dels costos reals versus els previstos.
En alguns casos, monitorear, calcular i informar sobre el valor obtingut per al pla del projecte.
Monitoritzar i mitigar els riscos i refinar el pla de riscos segons sigui necessari.
Tancament del projecte: una vegada que tots els detalls i tasques del projecte s'han completat i aprovat pel client o el propietari del projecte; finalment podeu tancar el vostre projecte. El tancament d'un projecte és tan important com la seva iniciació, planificació i execució. Haureu de documentar tota la informació del projecte i organitzar-la amb cura perquè pugueu tornar-hi si cal. També és un bon moment per tenir un post-mortem en el projecte perquè tots els membres de l'equip puguin reflexionar sobre el que va sortir bé o malament durant el projecte. També s'ha de documentar de manera que el resultat es pugui compartir amb altres membres del projecte i presentat en una carpeta d'historial de projectes. Finalment, és important ajornar formalment l'equip del projecte, aportant retroalimentacions i avaluacions de rendiment tal com indica la política de la vostra empresa.
-
Actualitzat per Art Petty