Kanban en projectes sol prendre la forma d'una placa visual composta per una graella i targetes. (No està segur de què és Kanban? Llegeix aquesta introducció a Kanban en la gestió de projectes.) El tauler pot ser físic, constituït per trossos de paper (normalment fitxes d'índexs de 3 "x 5" o notes adhesives) sobre una pissarra o una paret. Alternativament, el tauler podria ser electrònic, diversos programes i plataformes de suport a les juntes de gestió de projectes Kanban. Una solució digital és una gran eina quan un equip de projecte no es col·loca físicament o quan els membres de l'equip necessiten accedir al tauler quan fora de l'oficina.
01 La reixa de Kanban
Per a projectes senzills, una xarxa d'estil Kanban probablement tindria una única fila i diverses columnes. Les columnes representen el procés pel qual flueix el treball, des de l'esquerra (inici) fins a la dreta (final). Si l'equip dirigeix més d'un tipus de treball, o si hi ha sub-equips o diferents tipus de fluxos de treball, l'organitzador del tauler pot utilitzar files per separar les targetes en vertical.
Les targetes es mouen al tauler en columnes segons la seva etapa actual en el procés. Aquesta imatge mostra una xarxa típica de Kanban en acció.
Una vegada que el seu tauler de Kanban està configurat, l'equip del projecte normalment es reuneix al tauler amb freqüència habitual, en una reunió "de peu" o molt breu. L'objectiu de l'equip és "tirar" el treball a la columna final del tauler, que sovint s'anomena "Fet". En aquestes reunions, l'equip discuteix quan cada targeta podrà passar a la següent columna. Si algú està treballant per moure la targeta cap endavant i ha trobat un obstacle, això es nota a la reunió d'assistència, amb elements d'acció que es prenen per resoldre el problema.
02 El marc de ment de Kanban
- Elimina la multitarea incorrecta. Els psicòlegs i els sociòlegs que estudien el treball han escrit molt sobre aquest tema. La investigació indica que les tasques de commutació disminueixen la velocitat i provoquen problemes de qualitat a causa del reajustament mental i altres costos de configuració.
- Limiteu els treballs en curs. Per tal que la multitarea sigui deficient, haureu de limitar el nombre de targetes alliberades al sistema Kanban. No permeti que la gestió presenti més cartes (tasques, projectes o funcions) a les columnes "Fer" a la placa. Aquest pas pot requerir un canvi significatiu en les mentalitats dels directius que creuen que, per tal d'acabar el treball a temps, cal començar el més aviat possible.
- Fomenta una cultura de resolució de problemes com a equip, en comptes d'un que motiva a culpar als altres.
- Manteniu prioritzada la part superior del backlog. Les targetes a la part superior de la columna "Enrere" seran les properes tasques, projectes o funcions que proporcionin més valor al client i a les empreses.
Un sistema Kanban és una manera efectiva d'executar en molts tipus de projectes. Com la majoria de les eines Lean, funciona millor quan es combina amb una mentalitat d'aprenentatge i millora contínua. No hi ha una única manera "correcta" d'implementar un tauler de Kanban, i molts factors poden influir en la seva estructura, així com en els comportaments de l'equip. En general, qualsevol equip de projecte que utilitzi el tauler ha de ser entrenat en els conceptes de Kanban, i després permetre desenvolupar i millorar el seu sistema Kanban a mesura que l'utilitzen.
Conegui més sobre Monica Borrell en la seva biografia aquí .