Per definició, els projectes són iniciatives temporals i úniques, a diferència de les activitats d'operacions habituals. I si bé moltes empreses confien en gestors de projectes certificats i certificats per liderar les seves iniciatives, les habilitats de projecte són cada vegada més necessàries per a tots els professionals.
Aquest article ofereix una introducció a la planificació d'un projecte per a qualsevol professional interessat a adoptar les pràctiques que funcionen tan bé per als gerents de projectes professionals.
Preneu el temps per definir i planificar el vostre projecte:
Els administradors de projectes entenen que una gran part de la durada total del projecte es gasta en la planificació . Molts de nosaltres tenim tendència a precipitar-nos per iniciar el treball, que al món dels projectes és similar a saltar-se de llegir les instruccions sobre aquest nou moble que heu comprat d'un d'aquests minoristes "muntar-ho a tu mateix". Les probabilitats són, la pressa de fer el treball sense llegir les instruccions crearà problemes greus en algun moment del seu esforç.
En lloc d'anar directament al treball, és important resoldre alguns problemes crítics:
- Què estàs creant exactament? Sigui el més específic possible.
- Quan s'ha de completar?
- Quins recursos (persones, equips i pressupost) teniu accés per completar el projecte?
Els tres elements anteriors són els components fonamentals d'una declaració d'abast. Cada gestor de projectes treballa per aclarir l'abast abans d'iniciar el treball.
Aplicació de la iniciativa Holiday Party Initiative:
Una declaració d'abast de mostra per a la festa de festa de l'empresa podria dir el següent:
El nostre objectiu és planificar i lliurar una festa de festa d'empresa per a 100 empleats i els seus altres importants abans de finals de desembre, amb un cost que no superi els 10.000 dòlars. La nostra planificació i coordinació consistirà en la comissió de 4 membres amb supervisió del CEO. La festa inclourà una barra oberta, menjar plats, postres i entreteniment.
Només prenent el temps per elaborar aquesta declaració simple però important ofereix una guia poderosa per a l'equip involucrat en el projecte. Tothom entén la naturalesa del projecte, el termini, els recursos i el pressupost.
Trenqueu l'abast en blocs discrets de treball:
Els administradors de projectes creen una cosa que es denomina estructura de desglossament del treball per descriure, en termes clars i aplicables, tot el treball del projecte que ha de ser completat per algú en un marc temporal determinat. En la vostra situació, el desglossament del treball pot incloure:
- Identifica la ubicació.
- Confirmar la disponibilitat d'habitació i tancar-lo amb un dipòsit.
- Seleccioneu les opcions d'alimentació.
- Confirmeu la barra i el que inclou la barra.
- Identificar les opcions de postres.
- Creeu i distribueixi invitacions amb opcions d'aliments.
- Finalitza les opcions d'alimentació segons les invitacions retornades.
- Decideix sobre el tipus d'entreteniment.
- Opcions de revisió per a entreteniment i seleccioneu.
- Confirmeu la configuració del menjador.
- Compreu regals de taula per als clients.
- Coordina i lliura l'esdeveniment.
Els administradors de projectes desenvoluparien aquest desglossament del treball del projecte sense tenir en compte els recursos o el calendari, sinó més aviat en el format de pluja d'idees. Una vegada que s'ha identificat tot el treball necessari per assolir l'abast del projecte, és hora de posar-lo en ordre, assignar responsabilitats i demanar estimacions de temps i de costos dels membres de l'equip.
Creació del pla de projecte des del desglossament del treball:
Després de completar el desglossament del treball senzill identificat a la pàgina anterior, ara haureu de:
- Confirmeu que s'han identificat tots els elements principals per assolir l'abast del projecte.
- Confirmar qui manejarà els elements del treball i crearà una matriu de responsabilitat que resumeixi les principals tasques de treball del responsable.
- Demana que cada membre de l'equip revisi les seves tasques, identifiqui estimacions de temps i de costos, tingui en compte els terminis, resumeixi les necessitats de recursos i asseguri que han avaluat a fons el treball que han de rendir comptes.
Una vegada que s'han completat els passos anteriors, l'equip del projecte ha de treballar junts per tal de seqüenciar els esdeveniments en l'ordre correcte, tenint en compte conflictes sobre els recursos o possibles desafiaments de programació. Nota: un gestor de projectes completaria aquest pas desenvolupant un diagrama de xarxa , calculant la ruta crítica i, a continuació, programant recursos, sovint amb l'ajuda del programari informàtic.
Per al vostre projecte més petit utilitzant mètodes informals, pot ser tot el necessari un simple acrònim de tipus de nota post-it per a la distribució dels ítems de la seqüència. Aquest procés us permetrà desenvolupar la imatge completa dels passos implicats i els terminis per planificar i lliurar una festa de festa fantàstica.
Que comenci el treball:
Ara que ha pres el temps per aplicar el projecte de forma adequada, identificar les tasques principals, seqüenciar les tasques i avaluar els requisits de temps i recursos, està preparat per posar l'equip a treballar en les seves responsabilitats assignades. El vostre rol com a gestor de projectes informals és supervisar el treball, donar suport als membres de l'equip i ajudar-los a identificar i resoldre els reptes a mesura que ocorren. Un bon gestor de projectes es reuneix regularment amb els membres de l'equip per avaluar el progrés i identificar i navegar per riscos emergents.
La línia inferior:
Els mateixos enfocaments descrits anteriorment es poden aplicar a qualsevol situació del projecte del vostre departament o unitat de negoci. Desenvolupar un abast clar, identificar el treball, assignar recursos, desenvolupar estimacions i un calendari, i després controlar i controlar el treball. Les vostres pràctiques seran reconegudes i valorades pels gestors de projectes professionals al vostre lloc de treball, i els vostres resultats seran molt millors que simplement saltar al treball sense pensar-ho. El millor d'èxit amb la vostra pròxima iniciativa!
-
Actualitzat per Art Petty