Els elements de gestió de projectes explicats
Els projectes són un mitjà per assolir un objectiu, i l'objectiu s'aconseguirà.
La vostra empresa podria passar a un altre projecte ... o no. Pot ser que hagués estat un objectiu únic.
Els projectes generen una creixent necessitat en la força laboral. S'estima que més de 15 milions de noves posicions de gestió de projectes s'afegiran a tot el món per al 2020.
Què és la gestió de projectes?
La gestió del projecte no és l'operació completa de la vostra empresa. És només un segment, un pla detallat sobre com vostè i el seu negoci van a aconseguir un objectiu determinat.
És prou fàcil dir que voleu arribar a la casella A, de manera que prendreu 25 passos en aquesta direcció. Però també ha de tenir en compte les consideracions del temps en el seu pla de projecte, i probablement haurà de treballar amb un pressupost. Podeu rastrejar aquests 25 passos o podeu fer un recorregut. Depèn de la rapidesa amb què heu d'arribar per a la realització exitosa del projecte. Podeu estalviar diners viatjant a peu, o podeu contractar un controlador. Depèn del pressupost que heu dedicat al projecte.
No hi ha un enfocament, un sistema o un pla per a tots els requisits. Cada projecte que enforteixi vostè i la vostra empresa segurament tindrà la seva pròpia línia de temps, el seu objectiu i el seu pressupost. Per això és tan important tenir un gerent de projectes intel·ligent i amb talent en el lloc per executar l'espectacle.
Els elements d'un projecte
Un administrador de projectes reeixit ha de gestionar simultàniament quatre elements bàsics d'un projecte: àmbit, recursos, temps i diners.
Aquests elements estan relacionats entre si i s'han de gestionar conjuntament si el projecte i el director del projecte tenen èxit.
- Abast: això implica la mida, els objectius i els requisits del projecte.
- Recursos: Necessitaràs persones, equips i materials al seu lloc.
- Temps: Això no només tracta quant de temps el projecte tindrà en general. Ha de ser dividit en durades de tasques, dependències i trajectòria crítica.
- Diners: tenir una comprensió ferma sobre costos, contingències i guanys.
L'element més important: àmbit d'aplicació
L'àmbit del projecte és la definició del que s'ha de complir el projecte i els pressupostos de temps i diners que s'han creat per assolir aquests objectius. Qualsevol canvi en l'àmbit del projecte ha de tenir un canvi coincident en el pressupost, el temps, els recursos o els tres.
Si l'àmbit del projecte és construir un edifici per albergar tres widgets amb un pressupost de 100.000 dòlars, es preveu que el gestor del projecte ho faci. Si l'àmbit d'aplicació es canvia a un edifici per a quatre widgets, el gestor del projecte ha d'obtenir un canvi adequat en temps, diners i recursos.
Recursos
Hi ha tres aspectes d'enteniment i gestió de recursos: persones, equipament i material.
Un administrador de projectes amb èxit ha d'administrar eficaçment els recursos assignats al projecte, inclosos els membres de l'equip del projecte , personal de proveïdors i subcontractistes.
Ha d'assegurar-se que els empleats tinguin les habilitats i eines que necessiten per completar el treball, i ha de vigilar contínuament si té suficients persones per completar el projecte en el termini. El seu treball és assegurar-se que cada persona entengui la tasca i els terminis del projecte.
El membre principal de cada grup d'empleats informa al director del projecte quan gestiona empleats directes, però els empleats també poden tenir un gestor de línies que proporcioni orientació tècnica. En una situació de gestió de matrius com un equip de projecte, el treball del gestor del projecte és proporcionar la direcció del projecte als administradors de línia. La gestió de subcontractacions laborals suposa normalment gestionar el lideratge d'equip per als treballadors subcontractats, que al seu torn gestionen aquests treballadors.
Un administrador de projectes sovint ha d'adquirir equips i materials i gestionar el seu ús també perquè l'equip pugui operar de manera eficient.
És responsable de disposar dels equips i materials adequats en la ubicació correcta en el moment adequat.
Temps
Els tres elements de la gestió del temps reeixida són tasques, calendari i ruta crítica.
Creeu el calendari del projecte enumerant, per ordre, totes les tasques que cal completar. Alguns s'han de fer de manera seqüencial, mentre que altres poden solaparse o fer-ho en paral·lel. Assigneu una durada a cada tasca. Assigneu els recursos necessaris. Determineu els predecessors: quines tasques s'han de completar abans que altres, i els successors, les tasques que no es poden iniciar fins després d'una altra tasca. Aquest aspecte de la gestió de projectes es coneix de vegades com a gestió de cascades perquè una tasca segueix a un altre en ordre més o menys seqüencial.
El programari de gestió de projectes pot simplificar la tasca de crear i gestionar el calendari del projecte.
Algunes tasques tenen una mica de flexibilitat en les dates d'inici i finalització requerides. Això es diu "float". Altres tasques no tenen flexibilitat. Tenen zero flotant. Una línia a través de totes les tasques amb zero flotant s'anomena camí crític . Totes les tasques d'aquesta ruta, i pot haver múltiples rutes paral·leles, s'han de completar puntualment si el termini de presentació del projecte arriba. La tasca clau de la gestió del temps del gestor del projecte és supervisar el camí crític.
Diners
Les tres consideracions a l'hora de gestionar diners són costos, contingències i guanys.
Cada tasca té un cost, ja sigui les hores laborals d'un programador d'ordinador o el preu de compra d'un pati cúbic de formigó. Cadascun d'aquests costos s'estima i es calcula quan es prepara el pressupost del projecte .
Algunes estimacions seran més precises que altres. El pressupost del projecte hauria d'incloure, per tant, un subsidi de contingència: diners reservat al pressupost "per si de cas", el cost real d'un article és tremendament diferent de l'estimació.
El benefici és el diners que l'empresa vol fer de la tasca. Es posa al límit del cost.
Així, un pressupost de projecte es compon del cost estimat, més la contingència, a més de qualsevol benefici. El treball del gestor del projecte és mantenir el cost real al cost estimat o inferior al mateix i maximitzar el benefici que l'empresa obté en el projecte.
La gestió del projecte és un art i una ciència
L'execució de la gestió de projectes es fa pràctica. Aquestes idees us poden donar una comprensió bàsica de la gestió de projectes, però consideren que només és un començament. Si el vostre treball o carrera professional inclou la gestió de projectes i si voleu millorar les vostres habilitats, parleu amb els administradors de projectes reeixits, llegeixi's i practiqui. La gestió del projecte pot ser una carrera molt gratificant.