Planifiqueu, reteniu la responsabilitat de les persones, comuniqueu-vos i comuniqueu-ne alguns més
Aquesta és una bona definició acadèmica, però què fan els administradors dels projectes?
En poques paraules, gestionen projectes. Potser això sigui massa senzill, però això és el que fan. Dins dels límits ètics, fan el que sigui necessari per assolir els objectius del projecte.
PMI defineix un projecte com "una activitat de grup temporal dissenyada per produir un producte, servei o resultat exclusiu". La paraula única és el treball clau en aquesta definició. Les tasques quotidianes no inclouen projectes. Les activitats que conformen un projecte ja no es realitzen un cop finalitzat el projecte.
Els administradors de projectes organitzen recursos -com ara temps, diners i persones- per fer projectes amb èxit. Una vegada que s'ha realitzat un projecte, els gestors de projectes es mouen a un altre projecte.
Què fan els administradors del projecte
Si el treball d'un gestor de projectes és organitzar recursos per fer que els projectes tinguin èxit, com passa això?
Projectes de plans d'administradors de projectes. Es senten amb els patrocinadors del projecte per establir els objectius del projecte. Prenen aquests objectius i els donen compte en una carta de projecte .
El projecte de carta és el document que formalitza l'inici d'un projecte. La carta de projecte descriu l'expectativa d'alt nivell del projecte com fites, pressupostos i terminis. Els components exactes de les cartes de projectes varien segons l'organització.
El director del projecte i el patrocinador del projecte discuteixen sobre qui volen a l'equip del projecte.
El cap de projecte i el patrocinador estratègien sobre com aconseguiran aquestes persones en el projecte. El patrocinador del projecte ha de tenir la posició organitzativa i influència per apropar-se als administradors d'alt nivell per obtenir recursos de personal per al projecte.
Aquests membres del personal no informaran formalment al director del projecte, sinó que seran responsables del responsable del projecte per completar les tasques del projecte assignades. Aquest és potser el més difícil de gestionar els projectes: el director del projecte no té cap autoritat administrativa completa sobre els membres del projecte. Aquestes persones tenen altres assignacions i prioritats fora del projecte. Si sorgeixen problemes personals, els administradors de projectes intenten gestionar-los amb el membre de l'equip del projecte, però si aquests problemes persisteixen, el director del projecte pot haver d'anar al gerent del membre de l'equip per arribar a una resolució.
Una vegada que un gestor de projectes conegui els seus recursos per a un projecte, el director del projecte desenvolupa un pla de projecte i una estructura de desglossament del treball , o WBS. El WBS divideix els fites del projecte en trossos manejables que es poden assignar a una persona. Una tasca no ha de ser completada per una sola persona, però una persona ha de ser responsable de la tasca.
Com a gestor de projectes es desenvolupa la WBS, considera quines tasques depenen entre si. Ell seqüència de tasques adequadament. També considera els punts forts, febles i altres compromisos dels membres del projecte.
La major part del treball d'un gestor de projecte és la comunicació. En la fase de planificació, el gestor del projecte i el patrocinador estan en comunicació constant. A la reunió de Kickoff, el director del projecte estableix el to per a tot el projecte. Un cop iniciat el projecte, el gestor del projecte es comunica amb els membres del projecte, els patrocinadors del projecte i els grups d'interès . Els grups d'interès poden ser tant dins com fora de l'organització. El director del projecte realitza reunions periòdiques amb l'equip del projecte i es reuneix amb els membres individuals de l'equip quan sigui necessari. El gerent del projecte també es reuneix amb el patrocinador del projecte de forma regular per assegurar-se que el projecte es dirigeixi com s'espera el patrocinador del projecte.
A mesura que el projecte es tanca, el gestor del projecte ha de comunicar-se per assegurar-se que tot es reuneixi. Després d'haver tancat, el director del projecte documenta i comunica les lliçons apreses del projecte.
Les organitzacions governamentals tendeixen a fer que els administradors de projectes s'utilitzin en grans esforços amb components de la tecnologia de la informació, com ara actualitzacions importants de programari i actualitzacions de maquinari. És més probable que els projectes de tecnologia de la informació més petits tinguin estructures formals de gestió de projectes que projectes més petits sense implicacions tecnològiques. Els responsables de projectes d'aquests projectes més petits i no tècnics poden ser personal que no tingui formació en la gestió de projectes i que s'espera que es moguin al treball.
Molta gent cau en la gestió de projectes sense obligar-se a alterar-se. Provenen de tot tipus de fons. Ja siguin agents de policia , gestors de contractes, especialistes en currículums , oficials d'informació pública o alguna altra cosa, s'inicien com a experts en temes que tenen habilitats organitzatives i acaben com a directors de projectes. Una vegada que guanyen una mica d'experiència i formació, troben que gaudeixen de la gestió de projectes. Busquen més oportunitats per gestionar projectes, capacitar per millorar les seves habilitats i potser certificacions per donar-se més credibilitat i oportunitats laborals.
Característiques dels gestors de projectes
Hi ha diverses característiques comunes entre els gestors de projectes reeixits. Amb aquests trets, els directors de projectes estan en el camí cap a la consecució dels objectius dels seus projectes.
Els responsables del projecte han de ser de confiança. Per tal que les parts interessades i els membres del grup de projectes confiïn en un projecte aniran bé, han de confiar en el responsable del projecte. Si les coses estan bé o no, el director del projecte ha de ser obert i honest sobre el que està passant amb el projecte. Aquesta candor millora la confiança dels gestors de projectes. La gent sap que obtindran informació confiable independentment del que està passant en el projecte.
Els administradors de projectes solen ser extrovertits. L'extroversió és una bona qualitat per als administradors de projectes perquè tinguin una comunicació constant. Ja sigui comunicar-se amb el patrocinador del projecte, els grups d'interès o els membres de l'equip, els administradors de projectes han d'aprofitar al màxim les oportunitats per difondre i recopilar informació. Els directors de projectes introduïts poden tenir èxit; no obstant això, han de forçar-se fora de la seva zona de confort.
La planificació és fonamental per a l'èxit en la gestió de projectes. Els administradors de projectes han de ser planificadors no només per establir un bon pla, sinó per seguir un pla i saber quan cal canviar aquest pla. Els administradors de projectes s'adhereixen a un pla fins que no compleixi les necessitats del projecte. A continuació, realitzen ajustaments sobre la marxa per garantir que es compleixin els objectius del projecte. Comunicen els canvis al públic necessari.
Els directors de projectes no sempre són experts en l'assumpte dels seus projectes. En projectes més grans, pràcticament no hi ha cap manera que un gestor de projectes pugui ser un expert en tots els aspectes del projecte. Per això els equips són tan importants. Per combatre la manca de competències de la matèria en un gestor de projectes, els gestors de projectes han d'estar orientats a dades. Han de pressionar els seus membres de l'equip per donar-los dades verificables per demostrar que els projectes progressen com cal. Quan sorgeixen decisions crítiques sobre el temps, la qualitat i l'abast, els gestors de projectes necessiten dades per determinar què cal fer.
Com que els gestors de projectes necessiten dades, han de ser analítics. Han de poder reduir el biaix i l'emoció per trobar informació rellevant i aplicar-la al procés de presa de decisions.
Les certificacions dels administradors del projecte poden guanyar
A mesura que la gestió del projecte s'ha convertit en una disciplina diferent, el valor de les certificacions ha augmentat. De fet, moltes ofertes de feina tant en el sector públic com en el privat demostren que els empresaris necessiten o prefereixen que els nous empleats siguin credencials. Les persones amb llargues històries de treball en la gestió de projectes poden no necessitar certificacions, però les noves a aquesta línia de treball han de perseguir-les. A mesura que més persones entren al camp de la gestió de projectes, més persones hauran de diferenciar-se com a competents.
Als Estats Units, la certificació més prevalent per als administradors de projectes és Project Management Professional o PMP®, que ofereix PMI. Per obtenir una credencial PMP®, un administrador de projectes compleix els requisits educatius, d'experiència i formació. Aquests requisits es poden complir d'una de dues maneres. En primer lloc, un director de projecte ha de tenir un batxillerat, cinc anys d'experiència amb 7.500 hores de gestió de projectes i 35 hores de formació rellevants. En segon lloc, un gerent de projecte ha de tenir una llicenciatura, tres anys d'experiència amb 4.500 hores de gestió de projectes i 35 hores de formació rellevants.
Després de complir aquests requisits, un administrador de projectes s'ha d'aplicar amb el PMI i fer un examen. Aquest examen es basa en el Project Management Body of Knowledge o PMBOK®.
En conjunt, PMI ofereix nou certificacions de gestió de projectes. El PMP® i el més fàcil d'obtenir l' Associat Certificat en Gestió de Projectes o CAPM® són les dues certificacions generals de PMI. Les seves altres set certificacions tracten aspectes específics de la gestió de projectes, com l'anàlisi de negocis, la programació i la gestió de riscos o metodologies de gestió de projectes particulars, com Agile i OPM3.
Els salaris dels administradors de projectes guanyen
Com gairebé qualsevol treball que existeix tant en el sector públic com en el privat, els que treballen per al govern poden esperar guanyar una mica menys que els seus homòlegs del sector privat. L'organització governamental tendeix a tenir millors paquets de beneficis que les empreses privades.
Els directors de projectes a principis de la seva carrera professional fan menys que els que tenen més experiència. Com que els directors de projectes adquireixen experiència, poden manar salaris més alts.