I el que podeu fer de manera diferent per mantenir l'equip treballant bé junts
Però és fàcil molestar-los. I quan això passa, poden transformar-se en persones que ja no volen res amb el vostre projecte.
Això suposa un gran risc per a un administrador de projectes perquè necessita la seva ajuda i suport per tenir èxit. Sense la seva aportació, és possible que no pugueu lliurar el vostre projecte. Aquí hi ha maneres d'enfadar els grups d'interès del projecte i el que hauríeu d'estar fent al seu lloc.
No es pot comunicar
La comunicació hauria de ser del 80% del que feu com a gestor de projectes. Quan no digueu al vostre equip, proveïdors o clients el que està passant, es molestaran ràpidament. Pitjor encara, tendeixen a omplir els buits amb la seva explicació del que està passant, que probablement no és exacta i podria ser molt perjudicial per a la reputació del projecte.
En lloc d'això, configureu informes de projectes clars. Conegueu-los individualment i en grup i mantén-los informats en cada pas del camí. Reuniu un pla de comunicació del projecte i realitzeu anàlisis dels grups d'interès perquè pugueu resoldre qui necessita saber què i quan ho necessita.
No van poder fer les seves opinions
La comunicació és una cosa, però es tracta d'actualitzacions d'estat i seguiment de projectes. Heu de fer més que això per participar-hi en el projecte. Això pot molestar a les persones quan són experts en una àrea en particular, i no demana la seva aportació sobre alguna cosa que estigui altament qualificat per comentar.
Els directors de projectes poden caure en la trampa de creure que han de fer tot i prendre totes les decisions, però aquest no és el cas.
En lloc d'això, pregunta la teva opinió sobre com gestionar els problemes del projecte tal com sorgeixen. Tingueu en compte les seves opinions. No ha de fer el que suggereixen, sinó que ajuda a construir relacions si l'escoltes. Podeu fer això a través de reunions de projecte i estar disponibles per escoltar quan arribin amb suggeriments. Si és el vostre equip, assegureu-vos que tingueu l'oportunitat adequada de mostrar les seves vistes.
Creure que les seves qualificacions li donen superpoderes
Sent un PMP® no us converteix en el millor gestor de projectes del món (tot i que pot ser que us ajudi una mica). La celebració d'un certificat PRINCE2® Practitioner , o un APMP o qualsevol altra designació de gestió de projectes, no et fa més enllà del reproche.
Parlar de les vostres qualificacions tot el temps i de com els llibres fan les coses és una forma segura d'irritar als vostres grups d'interès. No volen escoltar sobre les puntuacions excel·lents de l'examen o sobre com està aplicant la metodologia al seu projecte. De fet, tot el que volen és que el projecte funcioni bé. No els importa gaire com arribeu, la major part del temps.
No assumeixis que, perquè tens una qualificació i saps com fer la gestió de riscos, per exemple, que no et atraparàs amb un risc de projecte.
Ens passa el millor de nosaltres! Per tant, és millor ser humil i dedicat, posant les teves habilitats a un bon ús d'una manera pràctica, sense creure que t'estableixin per sobre dels teus companys.
Les vostres qualificacions, en canvi, us donaran la confiança per fer la vostra feina al màxim, però trobareu que moltes persones que treballen com a administradors de projectes tenen certificats. De fet, moltes persones que treballen en indústries especialitzades tenen certificats i per a moltes empreses, les credencials en la seva àrea d'especialització, ja sigui arquitectura, comptabilitat o gestió de projectes, són simplement un factor d'higiene.
No espereu que els interessats estiguin impressionats i no parlin d'ells tot el temps. Demostreu les vostres habilitats tot oferint el projecte i mostrant com apliqueu els coneixements que heu après a l'aula.
Canviar la data límit
Quan tothom s'ha adherit a les fites del projecte i sap què està passant quan tots puguin treballar harmònicament com un equip. Quan canvieu els terminis i no els diguis a ningú, és quan les persones comencen a molestar-se.
Canviar les dates té un gran impacte en el treball d'altres persones. Podrien haver reservat temps de vacances al voltant del seu treball crític en el projecte. És possible que haguessin hagut d'omplir els recursos en altres equips perquè algú es necessita en el projecte en un moment determinat. Si canvieu les dates sense comprendre tot aquest fons, podeu posar en risc el projecte.
El seu patrocinador del projecte comprendrà si no pot superar els fites concertades. Les coses canvien. Hi ha elements nous que s'afegeixen a l'abast del vostre projecte o a les coses que s'han tret. Però no és la vostra feina acceptar els canvis només als terminis. Treballa amb l'equip del teu projecte per entendre l'impacte del canvi. A continuació, proposa una solució al patrocinador del projecte, explicant els fonaments de canviar les dates.
Assegureu-vos que tots els grups d'interès coneguin el canvi i com això podria afectar el seu treball. A continuació, amb l'acord de tots, feu el canvi i actualitzeu la documentació del vostre projecte. Mai no hauries de fer canvis a les dates sense deixar que la resta de l'equip conegui primer.
Perdent el temps
Reunions! Tots els estimem, no? Han de ser eficients, ben gestionats i un gran ús del temps de tots. Però això no sempre és així. Moltes vegades les parts interessades es queixen que han perdut el seu temps en reunions. No hi ha hagut una agenda, o la decisió que esperaven que es fessin no es feia perquè les persones equivocades estaven a la sala.
També teniu altres oportunitats de perdre el temps: no són només reunions. No embalem la safata d'entrada posant-los en una còpia de correus electrònics quan no necessiten ser. En canvi, les parts interessades en els projectes també tenen un altre treball, així que necessiten utilitzar el seu temps amb prudència. Assegureu-vos que les vostres reunions tinguin una agenda. Planifica'ls, convida les persones adequades i assegura't que segueixis després.
Només envieu correus electrònics a les persones corresponents. Si necessiteu algú amb algú, assegureu-vos que entenguin per què és important tenir-los en compte i evitar que la temuda "respongui" tot allò que pugui. Només tingueu en compte que altres persones estan ocupades i que el vostre projecte no és la seva màxima prioritat tot el temps (si és en algun moment).