Com es paguen els empleats quan passen diners per negocis?
Les despeses de viatge poden incloure allotjaments, vols, transport terrestre, consells per als avatars, àpats i altres despeses addicionals que un empleat pugui experimentar mentre es troba a la carretera.
Altres despeses empresarials poden incloure elements com ara prendre clients o futurs empleats per dinar, comprar llibres o altres materials educatius que cobreix l'empresari o despeses de maneig per reciclar la propietat de l'empresa.
Els tipus de despeses que una organització reemborsarà es troben en les polítiques de despeses de viatge, entreteniment i polítiques generals de reemborsament de l'empresa en el manual d'empleats . Familiaritzeu-vos amb les polítiques de la vostra empresa perquè el vostre empresari pot cobrir despeses tan variades com la neteja en sec i la pertinença al gimnàs en viatges prolongats.
L'entreteniment del client en viatges de negocis és una altra despesa reemborsable, però coneixeu les polítiques de la vostra empresa perquè no supereu els límits de despesa. Voleu demostrar hospitalitat i cortesia sense superar el pressupost de l'empresari per a aquestes despeses.
Popular ara són targetes de crèdit de l'empresa que s'encarreguen a persones que són empleats de nivell superior i a altres empleats que han de viatjar sovint per negocis.
En lloc de pagar les despeses amb els seus propis diners, els empleats cobren tots els incidents i consells per a la targeta de crèdit de l'empresa.
Aquest és un enfocament pràctic per al reembossament de despeses per a l'empleat, ja que les factures de la targeta de crèdit documenten les despeses exactes sense que l'empleat hagi de guardar els rebuts i ompli els informes de despeses de viatge.
Compliment d'un informe de reemborsament de despeses
En el cas de l'ús de la targeta de crèdit de l'empresa i el pagament de diners en efectiu, els empleats probablement hauran d'omplir un informe de reemborsament de despeses al tornar del viatge. Amb la targeta de crèdit de l'empresa, hauran d'explicar menys que els càrrecs òbvids que apareixen a la factura de la targeta de crèdit (molt més fàcil que haver d'emplenar un informe de despeses des de zero). També cobraran a la companyia els incidents addicionals que paguen amb els seus propis diners o targeta de crèdit.
Quan un empleat paga efectiu, haurà d'enumerar i, en ocasions, justificar, cada despesa per la qual es demana el reemborsament. Aquests són revisats per la comptabilitat com són les declaracions de l'empresa de targetes de crèdit. Una despesa injustificada, o aquella que s'exclou per la política de l'empresa, no es reemborsa, per tant, la necessitat de conèixer les polítiques de la seva empresa en relació amb els viatges de negocis.
La majoria de les empreses estableixen una data en què s'han de presentar els informes de reemborsament de despeses per assegurar-se que es reemborsin els empleats i que es tracti d'una comptabilitat adequada. Els empleats han de seguir aquestes regles acuradament ja que algunes organitzacions no reemborsen les despeses que es converteixen després del termini. Conegui les regles de la vostra empresa.
Un altre mètode per pagar les despeses de viatge de negocis dels empleats és amb un diari .
Una pregunta inusual del lector relacionada amb el reembossament de despeses
Un lector va preguntar: "Els nostres representants de vendes externs tenen grans territoris (diversos estats) i viatgen de manera rutinària, sovint requereixen estades perdudes. Em va cridar l'atenció a través del departament de comptabilitat, que un representant de vendes havia agafat una mascota amb ells en un sol viatge i va cobrar la tarifa de la mascota de l'hotel a la targeta de crèdit de l'empresa. Va afirmar que l'hotel no separaria la tarifa i que havia planificat reemborsar a l'empresa.
"Estic dubtós i busqueu suggeriments sobre com manejar aquesta situació. Els meus instints de recursos humans em diuen que escriviu aquest empleat per l'ús indegut dels fons de la companyia, però estic rebent resistència per part de la direcció de vendes que em vol fer una política de mascotes específica.
"El nostre ús de la targeta de crèdit de l'empresa indica clarament:" Aquesta targeta s'utilitzarà exclusivament per a COMPENSACIONS.
L'ús personal de la targeta podria provocar la confiscació de la targeta o la seva finalització. A més, els representants de vendes seran responsables de càrrecs no autoritzats. Has escrit sobre aquest tema en el passat? "
Resposta de recursos humans: això és el que cal tenir en compte. Va fer que l'empleat anés a la comptabilitat i va explicar el problema que l'hotel no va poder separar els càrrecs per a mascotes? O, va ser atrapat per una acurada revisió de les seves despeses en comptabilitat?
En primer lloc, és difícil creure que l'hotel no ha pogut separar els càrrecs per a mascotes. En segon lloc, si l'hotel no ha pogut separar el càrrec per a la mascota, com sabia què pagar amb la comptabilitat?
Si ella planejava pagar el càrrec de la mascota només si la capturaven i no oferia voluntàriament pagar, tenint en compte la seva política, ella mereix una acció disciplinària . Això també dependrà de com s'hagi tractat situacions similars en el passat. Els altres treballadors han reemborsat a l'empresa per diverses despeses i no han rebut cap acció disciplinària?
Sovint, quan observeu una situació, trobareu que hi ha la política, d'una banda, i com s'ha implementat i aplicat, d'altra banda. No vol tractar aquest individu d'una manera diferent que altres empleats que han estat tractats en el passat.
L'acció disciplinària no està en ordre si altres empleats simplement han reemborsat a l'empresa en el passat per despeses similars. Recordeu que no sóc un advocat, per la qual cosa només es tracta d'un col·lega de recursos humans.
No es recomana fer una política de viatge per a mascotes, ja que aquest és un exemple de l'empresa que interfereix i fa que la vida personal d'un empleat sigui excessiu. Si els empleats volen pagar la seva mascota per viatjar amb ells, no és la preocupació de l'empresa.
Mentre la mascota no afecti el cost d'estada o la seva capacitat per participar en els propòsits comercials del viatge, no és el negoci de l'empresari. L'empleat, naturalment, hauria de pagar les despeses addicionals que genera la mascota que viatja.
La seva política de viatge és lleugerament confusa i podria utilitzar l'enfortiment de la part sobre "responsable de càrrecs no autoritzats" quan la política ja ha indicat que només es permeten despeses de la companyia.
Més: 10 consells per reduir el cost dels viatges comercials Les Sales d'Accions d'Empleats?
Descàrrec de responsabilitat: Tingueu en compte que la informació proporcionada, si bé és autoritzada, no està garantida per la seva exactitud i legalitat. El lloc és llegit per un públic mundial i les lleis i regulacions laborals varien d'un estat a un altre i d'un país a un altre. Si us plau, busqueu assistència legal o assistència de recursos governamentals estatals, federals o internacionals per assegurar que la seva interpretació i les decisions legals siguin correctes per a la vostra ubicació. Aquesta informació és per a orientació, idees i assistència.