Net o desordenat no importa. Efectiu ho fa.
El problema aquí no és que el vostre escriptori sigui desordenat. El problema és que es perden coses importants. Són enterrats amb el nou material que entra, o es troba en el nou material, però no s'adona.
Com a resultat, vostè passa massa temps en coses que són simplement urgents en lloc d'aquells que són importants.
Quan el vostre cap vol saber quant temps pot tenir aquest informe per al vicepresident , no vol dir-li que no va adonar-se de la memòria que li va enviar demanant l'informe. Tampoc el vostre cap estarà encantat d'escoltar que el disseny de la nova línia de productes és tard, ja que l'ha deixat a un costat i s'ha cobert i l'oblideu.
Algunes persones et diran que la millor manera de solucionar aquest problema és un escriptori net. Uns altres diuen que un embolic està bé. Qui no? Ni tampoc. I tots dos.
Tauleta desordenada, ment desordenada
No fa gaire, hi va haver una expressió popular: "un escriptori atapeït és un signe d'una ment desordenada". Aquesta expressió va donar lloc a tota una indústria dissenyada per ajudar els executius empresarials a netejar els seus ordinadors de taula com a signe de la seva agudesa mental.
No hi ha dubte que heu vist pel·lícules on el cap s'asseu a la seva oficina al cim d'un gratacels del centre.
Es troba darrere d'un escriptori de vidre sense calaixos. Els únics adorns són l'imponent conjunt de plomes per signar documents importants i un telèfon o intercomunicador perquè pugui donar comandes.
Per altra banda...
Molta gent no veu res malament amb munts de paper que cobreixen l'escriptori, fins i tot vessant els seients de la cadira i el pis de l'oficina.
Citen paraules com "un escriptori atapeït és un signe de geni" i "un escriptori desordenat és només un signe d'un escriptori desordenat".
Tots coneixem a algú el taulell és així. No veus com fins i tot es pot saber si l'escriptori és de metall o de fusta. Tanmateix, quan els demaneu alguna cosa, es dirigeixen a una pila, fulleixen 2 o 3 fulls i extreu el que heu demanat.
El que funciona per a vostè
Ambdues cares són correctes. El problema no és el que és correcte. El problema és el que us farà més eficaç. Hi ha algunes pautes fonamentals que s'apliquen als dos enfocaments, però la clau és treballar de manera que us permeti ser més eficaç. Gairebé tothom necessita desfer-se d'alguna de les barreres que hi ha a sobre del seu escriptori, però no tenir més d'un element únic al vostre escriptori en cap moment no funcionarà per a molts de nosaltres.
Moltes persones treballen en diversos projectes al mateix temps (o gairebé al mateix temps). Els tipus creatius senten la necessitat d' inspirar -los. Els individus orientats a detalls necessiten volums de material de referència a prop. Algunes persones senten que les piles de treball fan que semblin ocupades i, per tant, les mantinguin més segures en temps d' acomiadaments . Uns altres senten que un taulell net mostra la eficàcia que tenen per fer el treball.
L'important és fer el que funcioni per a vosaltres.
Com domar el monstre
Ja sigui que aneu a l'escriptori de vidre estèril o simplement voldreu donar una mica més d'ordre al caos de l'escriptori, hi ha algunes pautes fonamentals:
- Realment vull millorar.
No recomano l'enfocament realment greu que alguns fan. Malauradament, això deixa que les excuses siguin massa fàcils per tu mateix. Aquest intent de fer que el vostre escriptori sigui menys atapeït i més eficient depèn de fer un esforç seriós. - Manteniu-lo, tirar-lo o moure-ho.
Trobeu tres contenidors. Etiqueta el més petit "mantenir". Etiqueta el "llançament" més gran. Teniu un altre contenidor anomenat "move". L'element realment important es farà càrrec del contenidor de la vostra màquina per ordenar-lo més tard. Qualsevol cosa que vulgueu portar a casa o regalar entra al contenidor de "moviment". Tota la resta entra al contenidor de llançaments. (Idealment, el contenidor de llançament serà de dues parts: una part serà la deixalla de la paperera i l'altra serà de paper, que es pot reciclar).
- Comenceu amb el més antic.
Vostè pot dir-los observant quina pila és la més antiga. En general, és més allunyat de la vostra cadira. Serà el més fàcil de tirar els articles d'aquesta pila. - Avaluar cada peça només una vegada
Mireu cada element de la pila. Decidiu quin contenidor entrarà. No podeu tornar a configurar-lo al vostre escriptori per més endavant, heu de decidir ara. Posa-ho tot en un dels tres contenidors. No hi ha altra opció. - Pregúntese això ...
La primera pregunta és "¿Tinc això en un altre lloc, o puc obtenir-lo d'algú?" Si teniu una còpia al vostre correu electrònic o en un informe o al taulell de la persona que va preparar l'anàlisi del mercat, etc., no cal que mantingueu una altra còpia. Tirar-lo A continuació, pregunteu "per què necessito això?" Si la resposta és a) per actuar en ell, b) fer alguna cosa amb ell quan tinc més informació d'algú, o c) referir-me a com faig un altre treball, posar-lo a la pila de manteniment. (Després de desfer-se de l'eclosió, tornaràs a ordenar la vostra pila de seguiment per aquestes tres categories, així que no dubteu a separar-les ara. Es estalviarà més tard.) Si la vostra resposta era una altra cosa, sortiu aquest element. - Sé cruel. Sigues valent.
A mesura que avança a través de cada pila, acostar-se i apropar-se a les coses que acaben d'arribar, sigui cruel en les seves decisions. No preneu presoners. Si realment no ho necessiteu, feu-ho. I valent. No toqueu-vos alguna cosa perquè algú us pot preguntar alguna cosa sobre això algun dia. No construeixi una fortalesa de paper per protegir-se.
Gestioneu l'emissió
L'escriptori no ha de ser estèril i completament desproveït de paper, tot i que pot ser si això ho ajuda. El vostre objectiu és organitzar el vostre escriptori perquè maximitzi l'eficiència. Si això significa unes quantes piles més al vostre escriptori que la persona que hi ha al costat, això està bé, sempre que tot el que hàgiu mantingut us ajudi a complir amb el vostre objectiu d'augmentar l'eficiència .