Tanmateix, també és possible utilitzar un gràfic Org com a eina de gestió per continuar l'assoliment dels objectius de la vostra organització.
Anem a examinar els exemples típics de "Org Chart" estàndard. Anem a veure gràfics orgànics confusos. Finalment, parlarem sobre l'ús del Org Chart com a eina de gestió.
Gràfics d'organització "estàndard"
Els gràfics Org estàndard normalment s'utilitzen per mostrar a la gent l'estructura prevista de l'organització. Aquesta organització "formal" se suposa que reflecteix l'estructura de poder de l'empresa. Sovint només reflecteix l'estructura de responsabilitat. El poder real de l'organització sovint segueix les línies de comunicació en lloc de les línies del diagrama Org.
Els gràfics solen ser de forma piramidal. Mostren al responsable en la part superior. Per sota d'ell o ella estan subordinats en clúster, generalment en caixes progressivament més petites. Normalment, els individus que es mostren en el mateix nivell horitzontal en el gràfic Org es perceben com a "companys" dins de l'organització.
Aquest gràfic Org del Departament d'Informàtica de l'Imperial College (DOC) és típic de la taula piramidal.
El cap de departament té cinc directius que l'informen directament, a més d'un subdirector i un comitè de recerca. Cadascun dels administradors té els informes directes mostrats en els òvuls verds per sota dels seus comitès.
Gràfics d'organització confusos
De vegades, els Org Charts poden confondre a la gent sobre quina és l'estructura realment.
Això normalment no és intencional, sinó que reflecteix la confusió de les persones involucrades. Si no esteu segurs de les relacions funcionals del grup, o si canvien amb freqüència, és pràcticament impossible definir-los amb precisió.
Potser el lloc més habitual per trobar gràfics orgànics confusos és al govern federal dels EUA. El gràfic Org de la Divisió d'Informàtica i Matemàtiques del Laboratori Nacional de Oak Ridge no transmet ràpidament una comprensió de l'estructura de l'Organització. Sembla suggerir que onze funcions informen directament al director.
Tot i que l'abast del control (la quantitat d'informes directes que un administrador pot controlar de manera efectiva) varia considerablement, em resulta difícil creure que es tracta d'una organització que funcioni de manera òptima. Sospito que alguns dels líders de les funcions són "més iguals". Si volguéssim traçar el flux de comunicacions dins d'aquesta organització i el temps que cada subordinat gastés amb el director, alguns dels informes directes probablement haurien de reclassificar-se com a subordinats d'altres funcions.
Gràfics d'organització com a eina de gestió
Els gràfics orgànics solen ser un dispositiu reactiu i no proactiu. Hem creat una organització o hem permès evolucionar i créixer.
Ja no és clar per a les persones de l'organització, ni per a les persones amb qui interactuen, qui és responsable del que. Per això, elaborem un munt de caixes i línies per mostrar a tothom qui fa què. A continuació, afegim línies discontínues i dispositius artificials similars per demostrar que el que vam dibuixar primer no és realment el cas.
Una opció millor, però, és crear un gràfic Org que reflecteixi on voleu que l'organització passi, en lloc de reflectir com és ara. Si voleu una organització plana i horitzontal, traieu el diagrama Org d'aquesta manera. Demostreu que sis o vuit (o fins i tot onze com hem vist anteriorment) els gestors informen al vicepresident . Mostreu que els deu programadors s'informen directament al gestor de projectes .
Si la vostra organització es basa en cercles de qualitat o en equips de producció per dur a terme la seva missió, haureu de mostrar-lo al vostre gràfic Org.
No se senti obligat a mantenir-se en grups horitzontals i línies verticals. Si els vostres empleats comprenen millor els seus rols al fer-ho, podeu utilitzar cercles, triangles invertits o qualsevol altra cosa que necessiteu.
Hi ha molts productes de programari al mercat que us ajudaran a mostrar com voleu que la vostra organització funcioni. OrgPlus és un exemple dels tipus d'eines que es poden utilitzar per aclarir molts aspectes de l'empresa, inclosos Org Charts.
El camí que s'ha de fer
L'exemple següent és una representació d'un Org Chart, que em va impressionar molt. Es va llançar per introduir una nova era per a una empresa que requeria accions creatives i noves de tots els seus empleats.
Mostra clarament l'estructura plana i horitzontal destinada a fomentar la comunicació i la innovació. Mostra clarament l'equip format pels dos millors oficials, indicatiu del que s'espera que facin els empleats. Tot i així, conserva les línies inequívoques de responsabilitat final. El president està liderant clarament l'empresa, però tothom sap que han de fer la seva part per tenir èxit.
El camí hauria de ser un organigrama
Encara és massa aviat per saber si aquest Org Chart tindrà l'efecte desitjat. Ha estat només un parell de setmanes. No obstant això, els agents de l'empresa l'han utilitzat clarament com una eina de gestió eficaç per ajudar a impulsar la seva organització cap als seus nous objectius.