Quina estructura funciona millor per a vostè?
Hi ha tres estructures organitzatives comunes, i els gestors de projectes treballen en tots ells: funcionals, de projectes i matrius. Mireu els avantatges i desavantatges de cadascun perquè sàpiga el que està en contra en unir-se a una estructura nova.
Estructura Organitzativa Funcional
En una estructura d'organització funcional, el gestor de projectes i tots els recursos treballen en la mateixa divisió d'empreses, com ara el departament de vendes i màrqueting. En general, el gestor funcional té més autoritat que el gestor de projectes.
Avantatges
L'estructura funcional li dóna la menor potència com a gestor de projectes, però ofereix molts altres avantatges:
- Funciona bé per a petits equips i petits projectes perquè la funció té un control total sobre els membres de l'equip i altres recursos necessaris.
- Podeu accedir fàcilment als experts que necessiteu perquè estan a la mateixa àrea funcional.
- És ràpid aconseguir que tots junts resolguin problemes relacionats amb el projecte.
- Podeu limitar les eines de comunicació del projecte que necessiteu perquè l'equip és relativament petit i senzill.
- Sovint, els membres de l'equip entusiasmats volen treballar en el projecte perquè els ofereix oportunitats professionals. El treball del projecte pot ser una gran manera de motivar el vostre equip.
- Si va a lliurar el projecte a un equip funcional, serà l'equip funcional en què treballi, que pot fer que el tancament d'un projecte sigui més fàcil.
Desavantatges
Encara que aquesta estructura té molts avantatges, també consideri algunes desavantatges:
- El treball es realitza en un sitja, el que podria significar que no teniu accés a persones que no pertanyen a la vostra divisió funcional.
- Les persones que pertanyen a l'equip del projecte poden ser més fidels al seu departament o al cap de l'equip que al seu treball en el projecte, que pot crear conflictes.
- Un gran projecte pot acabar amb un gestor de projectes funcional de cada funció. Pot provocar que el treball caigui a través de les esquerdes si tots els gestors de projectes no funcionen harmònicament junts.
- El treball funcional es pot aïllar perquè no tens l'oportunitat de connectar-te àmpliament a l'empresa. Mantenir un enfocament estratègic pot ser més difícil.
Estructura organitzativa del projecte
Els equips dedicats estan preparats per treballar en projectes en una estructura organitzativa del projecte. El gestor del projecte probablement tingui la responsabilitat de la direcció de línia dels membres de l'equip del projecte. Exemples d'això inclourien grans construccions de construcció, però també iniciatives corporatives que requereixen un equip dedicat. El director del projecte té la màxima autoritat, informant al patrocinador del projecte i al tauler del projecte . Els individus de l'equip treballen directament per al gestor de projectes.
Avantatges
L'avantatge òbvia d'una estructura de projecte és que teniu més control sobre l'equip, però també hi ha altres avantatges.
- Els equips poden tenir un fort sentit d'identitat. És l'estructura més senzilla dins de la qual es crea una forta cultura d'equip.
- Tot l'equip està centrat en els objectius de l'equip, de manera que existeix un conflicte de lleialtat amb la feina diària de les persones que treballen en el projecte. La feina del dia és el projecte.
- Els recursos es dediquen al projecte, per tant, és molt més fàcil programar el treball. Ja sabreu quan els membres de l'equip estan disponibles i no hi ha cap risc de que siguin retirats a curt termini per a treballar de manera habitual per a un altre administrador.
- Els projectes que s'executen en aquesta estructura són grans entorns per millorar les seves habilitats de gestió de projectes i també habilitats de lideratge tècnic.
Desavantatges
L'estructura del projecte és la més fàcil de treballar, però encara té alguns inconvenients.
- Tenir un equip dedicat a un projecte és un compromís car. Sol ser una opció només en grans projectes.
- Si elimineu les persones dels seus llocs de treball funcionals, és possible que trobeu dificultats per tornar, especialment si el projecte és llarg. El treball dels projectes s'està estenent i tornar al que heu fet abans d'un període que treballa en un entorn multidisciplinari en un projecte nou i desafiant no és una perspectiva atractiva per a moltes persones. La gestió de la transició de l'equip quan tanqueu un projecte esdevé encara més important.
- De vegades, tancar un projecte pot significar perdre la vostra feina si l'empresa s'ha mogut i no hi ha cap altre paper disponible.
- Per la seva naturalesa, els equips dedicats xuclen els recursos per treballar en una sola cosa. Poden limitar la quantitat de projectes que l'empresa pot fer en qualsevol moment, especialment quan diferents projectes requereixen les mateixes habilitats.
- Els directors de projectes en aquest tipus d'estructures també fan una gestió de línies per als seus equips, que significa passar temps i esforç en tasques de recursos humans que no haurien de fer en altres estructures. Si us agrada aquest element de treball amb la gent, aquest factor podria ser un avantatge.
Estructura organitzativa de la matriu
La tercera opció és una estructura de matriu. Els recursos es comparteixen tant en el treball habitual com en el treball del projecte. Pot significar tenir dos directius o responsabilitat de "punts de referència" a un gestor de projectes, així com al gerent de l'equip. L'estructura de la línia de gestió funcional normalment està en funcionament en primer lloc, i el gestor del projecte pren la línia de punts.
Aquesta estructura divideix la potència i l'autoritat entre el gestor de l'equip funcional o de la divisió i el gestor del projecte. Haureu d'utilitzar les vostres habilitats de negociació al màxim.
Avantatges
Les estructures matricials són molt freqüents, ja que permeten als administradors prendre decisions flexibles sobre com les persones passen el temps. És probable que treballi en un entorn matricial en algun moment de la seva carrera professional. Els avantatges d'aquesta estructura són els següents:
- Els recursos s'utilitzen de manera eficient i es poden moure entre els projectes segons sigui necessari.
- Podeu treballar en moltes coses diferents, de vegades en paral·lel, encara que aquest punt es pot argumentar també com un desavantatge.
- Els equips i els individus poden ser molt sensibles. Si hi ha un nou projecte que ha de tenir prioritat, és prou fàcil pivotar i de sobte centrar-se en una altra cosa. No podeu fer-ho fàcilment en una estructura de projecte, que triga més a dissoldre's i a reagrupar-se.
- L'estructura requereix que tothom utilitzi el mateix cicle de vida i metodologia de gestió de projectes , de manera que el trasllat entre projectes és senzill. Les persones poden unir-se a un equip de projecte amb relativament poc d'embarcament a bord quan la terminologia i els processos són comuns.
Desavantatges
Igual que amb totes les configuracions, aquest també té els seus esculls. Tot i que es tracta d'una estructura comuna, no hi ha molts llocs de treball moderns que han trencat els problemes de sobrecàrrega. Donar a les persones massa coses per fer pot ser fàcil si no disposa de sistemes per gestionar i controlar la totalitat de la seva càrrega de treball. Altres desavantatges són els següents:
- El conflicte entre projectes és comú, perquè podria estar lluitant pels mateixos recursos que un altre projecte.
- L'altre projecte podria haver tancat els millors recursos, les persones més adequades amb les habilitats adequades, o el seu administrador de línies podria no estar disponibles per al treball del projecte.
- Pot haver-hi algun conflicte entre tasques empresarials i treballs de projecte per a particulars, especialment quan els dos directius els donen prioritats diferents.
- Els recursos poden tenir un conflicte sobre el camí de desenvolupament que prenen per a les seves futures carreres. Encara que pugui saber que voleu mantenir-se en la gestió de projectes, pot tenir l'opció de progressar a un rol funcional més alt o a un rol més orientat al projecte. Però tenir moltes opcions de carrera és bo, fins i tot si es prenen decisions difícils.
Una estructura organitzativa que funcioni perfectament per a tots els treballs tan habituals no sempre funciona per a projectes, sinó que ha de gestionar-se en l'entorn en què treballa. Obtenir una mica d'experiència en cadascuna d'aquestes estructures és una bona idea, perquè pugui experimentar-les de primera mà. Us ajudarà a decidir quin ambient millor s'adapti a les vostres habilitats i preferències. A continuació, podeu fer una elecció informada si teniu la possibilitat de decidir el vostre futur entorn laboral.
La comprensió dels avantatges i els inconvenients de cada estructura d'organització del projecte us ofereix l'oportunitat de saber on és millor gastar el vostre temps i la seva influència per aprofitar al màxim el vostre equip i ajudar al vostre projecte a concloure amb èxit.