Com s'admeten els projectes i els grups de direcció del vostre projecte
Comencem dient que el Project Board és una part important de l'estructura organitzativa de qualsevol projecte. si no teniu cap, haureu de parlar amb el vostre administrador sobre com obtenir una configuració.
La Junta de Projectes està presidida pel patrocinador del projecte i normalment inclourà diversos altres grups d'interès alts i el director del projecte .
Normalment hi ha entre tres i cinc persones al tauler. Tots són actors clau del projecte i persones que tenen la capacitat d'aconseguir el projecte.
En segon lloc: és un grup de persones que es reuneixen per ajudar a supervisar el projecte i seguir avançant en la direcció correcta.
Les Juntes de projecte es configuren al començament del cicle de vida del projecte i funcionen durant tot el projecte fins que es tanqui. Fem una ullada als 4 rols clau d'una Junta de Projectes.
El tauler del projecte proporciona governança
En primer lloc, el Consell de Projectes proporciona una governança crítica. Asseguren que s'adhereixen les polítiques a nivell corporatiu i el nivell de cartera o programa. Ofereixen una supervisió sobre el que està duent a terme l'equip del projecte. Ells, juntament amb el patrocinador del projecte, són responsables del lliurament exitós del projecte i aquest rol de governança assegura que l'equip del projecte actua de manera ètica i dins dels límits d'acceptable per a l'empresa.
Ho fan preguntant el director del projecte i proporcionant ajuda i suport.
El tauler del projecte proporciona orientació
Sovint es prenen decisions sobre un projecte, i algunes d'elles cauran fora del domini del gestor de projectes. Quan el gestor del projecte no pugui prendre la decisió, i és quelcom que s'hauria de discutir amb més interessats que només el patrocinador, es dirigirà a la Junta del projecte.
El seu paper és mantenir el projecte en marxa proporcionant la direcció adequada per a l'equip. Contribueixen a fixar la visió a l'inici del projecte i mantenir el projecte en curs.
El tauler del projecte pren decisions
El Consell de projectes és principalment un òrgan de presa de decisions. El seu paper és prendre decisions que ajuden a avançar el projecte desbloquejant els problemes i ajudant al gestor de projectes a veure una ruta clara per completar-la.
El director del projecte farà recomanacions a la Junta del Projecte. Això podria incloure recomanacions per abordar:
- Riscos, com ara plans de mitigació per fer front als reptes potencials
- Problemes
- Problemes de recursos, com no tenir els membres de l'equip adequats
- Programeu retards
- Excedències pressupostàries.
La Junta del projecte no necessàriament ha d'actuar sobre la recomanació del director del projecte. Com a grup, poden presentar altres suggeriments per al camí a seguir, i amb freqüència ho fan. Això és sovint perquè tenen una imatge més gran, la visió corporativa de l'entorn del projecte que el del gestor del projecte, de manera que són capaços de veure rutes alternatives i triar el millor en el moment.
La Junta del projecte aprova la despesa
Finalment, la Junta de Projectes aprova el pressupost global.
Cada ordre de compra o un ítem de pressupost normalment és gestionat pel gestor del projecte: no cal que aneu a la vostra Junta de projecte per tal que cada factura s'hagi cancel·lat.
No obstant això, a nivell del projecte en general, la Junta del projecte ha de jugar en primer lloc aprovant com gastarà els diners (els vostres plans de pressupost) i, a continuació, el seguiment de la despesa permanent per assegurar-se que el projecte està en marxa.
També haurà de recórrer a la Junta del projecte quan sembli necessari gastar fons de contingència o reserves de gestió. Poden autoritzar despeses exagerades i ajudar els equips del projecte a accedir a fons addicionals quan això es pugui justificar.
En general, la Junta de Projectes proporciona una funció bàsica de governança i direcció de l'equip del projecte. La seva orientació i assessorament ajuden al gestor de projectes a guiar el projecte en la bona direcció i estan perfectament ubicats per intervenir i ajudar-los si alguna cosa comença a salvar-se.