Com és una auditoria de projecte formal
Una auditoria de projecte normalment és un exercici formal.
L'equivalent informal normalment s'anomena revisió per parells. Aquí és on un col·lega examina el vostre projecte i la documentació associada i us proporciona comentaris sobre on haureu de passar una mica més de temps.
Les auditories de projectes són formals perquè solen tenir un conjunt definit de preguntes i són realitzades per algú que fa aquest tipus de coses amb regularitat.
Qui realitza auditories de projectes
La persona que realitza l'auditoria del projecte pot ser un altre gestor de projectes (probablement algú amb molta experiència en executar projectes), però és més probable que algú de l'Oficina de Projectes realitzi auditories amb freqüència.
Serà algú que es pugui considerar imparcial, de manera que no serà el vostre gestor de línies o patrocinador del projecte. Fins i tot podria ser un equip de persones, depenent de la mida del projecte.
Com preparar-se per a una auditoria de projectes
El primer i més important per organitzar-se és tenir còpies de la documentació del projecte perquè l'auditor revisi.
Si teniu un coordinador de projecte , demaneu-los que arrossegueu un paquet de documents (preferiblement electrònic). Hauríeu de tenir tota la informació fàcilment accessible, però encara que ho feu, aquest pas encara pot trigar un temps. Com a mínim, assegureu-vos que tingueu el pla del projecte , el registre de riscos , el registre d'incidències, el pressupost i la programació disponibles per a l'auditor.
Qui necessita ser involucrat
Això depèn del tipus de coses que l'auditor vol mirar. Vostè, com a cap de projecte, haurà de passar algun temps amb ells. Espereu que els vostres membres de l'equip també se us cridin a xatejar amb l'auditor.
Tingueu en compte que com més temps passin treballant en tasques relacionades amb l'auditoria, menys temps tindran per al treball del projecte, de manera que és possible que hagueu de tornar a programar algunes activitats i treballar més lentament durant el període d'auditoria.
Quant triga una auditoria de projecte
No hi ha un període de temps fix per a una auditoria de projecte. En grans projectes, trobareu que triguen molt més temps. En petits projectes, l'auditor es podria fer en poques hores. Tan bon punt sàpigues que el vostre projecte serà auditat, demaneu al vostre equip d'auditoria quant temps anticipen la seva feina.
Què vol dir l'auditoria
Si es va cridar l'auditoria a causa d'una preocupació particular, com ara no assolir objectius de qualitat, esperem que sondiera profundament aquesta àrea. Una auditoria de rutina es tractarà àmpliament en les diferents àrees de gestió de projectes i els resultats que el projecte està treballant. Cobrirà el temps, el cost i la qualitat del seu projecte, i el compromís dels grups d'interès.
L'objectiu de l'auditoria és conèixer si el projecte va a complir els seus objectius o no.
Si l'auditor considera que, basant-se en el rendiment actual, el projecte no arribarà a aquests objectius, ell o ella presentarà recomanacions per a l'acció.
Recomanacions depenen del que es trobi
Les recomanacions de l'informe de l'auditor dependran del que hagin trobat. Espereu que siguin positius i redactats d'una manera que us permeti adoptar-los amb facilitat. Han de ser pràctics.
En un extrem, l'auditor pot recomanar que el vostre projecte estigui tancat, tot i que això només passaria si considerés que no hi havia cap possibilitat que cap projecte funcionés a partir d'aquest moment donaria qualsevol tipus de valor per a l'organització.
Mireu l'auditoria del projecte com una experiència positiva. Hauríeu d'avisar prèviament de qualsevol senyal que el vostre projecte tingui problemes i és una oportunitat de treballar amb un professional de projectes amb experiència.
L'aplicació de les seves recomanacions hauria de fer que el vostre equip i el vostre projecte tinguin més èxit i això només pot ser una bona cosa.