La gestió del programa és una elecció professional remunerada i ben remunerada. Però també pot ser un paper desafiant.
Aquí teniu deu coses que cada nou administrador del programa ha de tenir en compte abans de començar el paper.
La gestió del programa no és igual que la gestió del projecte
En general, la gestió del projecte es tracta de planificar el treball, organitzar tasques i recursos, controlar el procés i aconseguir un objectiu específic.
Ja sigui que s'obri una nova oficina, es llanci una nova aplicació o es construeixi un estadi olímpic, els projectes tenen un començament, mig i final definits i un clar conjunt d'objectius.
Els programes són una mica diferents. Encara necessiteu que la gent organitzi les tasques, gestioni recursos, treballi en processos, etc., però us informa com a administrador del programa. Hi ha moltes menys tasques completament completes en un pla de projecte, però molt més treballs de construcció de relacions estratègiques i de relació.
La gestió del programa consisteix a mantenir tot el canvi transformatiu en el camí per oferir un valor de l'organització amb el temps. Sense que algú actuï com a administrador de programes, tot el que tens és una sèrie de projectes que es lliuren a l'atzar i sense cap tema unificador. El gerent del programa és la persona que ho agrupa tot.
Hi ha incertesa ... Tractar-lo
Els programes són inherentment incerts. Si bé podeu saber quina és la gran imatge, és només una declaració de visió quan comença.
El camí exacte de com arribar-hi i quins projectes es requeriran durant els propers cinc anys ... bé, això és quelcom que has de treballar a mesura que vagis.
Comenceu amb una planificació detallada del que feu i compileu una imatge de com abordar la resta d'aquest lloc a mesura que us apropeu. Extén progressivament els horitzons de planificació i lliurament fins que no pugueu anar més enllà.
Bloqueja el temps a intervals regulars per planificar els propers passos. També podeu aprofitar aquesta oportunitat per assegurar-vos que continueu duent a terme per oferir el valor de l'empresa.
Compte amb Burnout
Si bé un projecte pot haver acabat en un any més o menys, els programes es poden estendre i seguir endavant. El treball de desmantellament nuclear al lloc Sellafield del Regne Unit té fites de lliurament fins a 2025 i més enllà, per exemple.
Els administradors de programes necessiten protegir el seu equip contra el desgast. No podeu treballar a la velocitat màxima durant aquest període de temps, així que assegureu-vos que els vostres membres del personal tinguin un temps d'inactivitat adequat. Aquest hauria de ser un període de temps més tranquil en el treball amb menys resultats i temps suficient fora de l'oficina per a vacances.
Gestioneu les baixes laborals de baixa, observeu els informes de les hores extraordinàries i estigueu alerta al fet que el benestar del vostre equip és primordial si voleu retallar l'actitud i mantenir les persones amb talent durant la vida del programa.
Necessiteu gestionar el ritme
Quan publiqueu un programa que té una data de finalització llunyana, haureu de gestionar el ritme del treball. És difícil mantenir l'impuls durant diversos anys, de manera que el vostre paper com a administrador de programes consisteix a fer malabarisme amb les prioritats i els projectes perquè es produeixin resultats que es puguin mesurar de forma regular.
Barregeu els guanys ràpids i el progressiu progrés cap als objectius de la fotografia més grans. Això ajuda a l'equip a veure que avança i que garanteix que hi hagi històries d'èxit a curt termini per compartir per mantenir la motivació alta . Finalment, ajuda els inversors i l'equip de gestió executiva a veure que hi ha progressos.
Entrena el teu equip per a l'èxit
Els programes solen oferir quelcom nou, únic o transformador per a l'organització. Un dels reptes de treballar en aquest tipus d'iniciatives és que probablement no tingueu les habilitats internes per poder completar totes les tasques i projectes necessaris.
Això està bé, i és d'esperar. El vostre treball com a nou administrador del programa és assegurar-vos que pugueu reorientar, reorientar i desenvolupar les persones que teniu perquè juntes pugui fer front a tots els requisits de recursos.
Pot haver-hi algunes àrees on només necessiteu un determinat recurs durant un període limitat. Per exemple, no hauràs d'entrenar a un dels teus empleats en la forma de ser un conductor de carretó elevador si és una habilitat que necessites per una setmana, descarregant un lliurament d'alguna cosa. Però si està transformant la manera en què es gestiona la presència en línia de la seva empresa, probablement serà valuós tenir habilitats de desenvolupament de llocs web a casa, juntament amb alguns coneixements sobre mitjans socials o optimització de motors de cerca. Aquestes són les habilitats que l'empresa confiarà a llarg termini.
Feu la decisió sobre quins d'aquests heu d'haver incrustat a l'equip i quins s'han de subcontractar. A continuació, assegureu-vos que el vostre programa pot oferir les tasques de formació i reclutament necessàries per estar preparades per gestionar els resultats que cada projecte ofereix.
La governabilitat és més complexa
Si heu vingut d'un fons de gestió de projectes, el govern no us serà una sorpresa. És la manera com s'organitzen i controlen les estructures de projectes i programes per garantir que la presa de decisions es realitzi de la manera correcta i que les persones adequades estiguin involucrades. És fonamental garantir que el treball s'estigui progressant de manera que s'adapti al cas general del negoci i que ajudi a mantenir la responsabilitat de les persones.
La governança també és la manera en què l'Oficina de Gestió de Projectes i els alts executius poden assegurar-se que el programa està en marxa per oferir els beneficis, i proporciona una ruta formal per tancar projectes o un programa sencer si es pot demostrar que aquests beneficis deixaran d'existir aconseguir-ho.
La governança és més complexa en un entorn de programa que en un entorn de projecte. Les juntes de projectes i els grups de direcció solen tenir membres de nivell exec. Això és d'esperar, ja que el resultat final d'un programa normalment és una transformació empresarial.
Els programes també tenen un impacte en el negoci com el procés habitual i les operacions diàries de l'organització, de manera que la inversió és normalment significativa, amb un impacte en P & L. Això també requereix un nivell de supervisió potencialment més alt que un projecte de capital.
Optimitzeu la governança del programa per al vostre programa assegurant que tingueu les persones adequades en els rols de presa de decisions i que tingui responsabilitats clares per a les persones de l'equip.
La planificació és molt més difícil ...
Planificar un programa és més difícil que planificar un projecte perquè hi ha moltes més parts mòbils, però podria argumentar que és més divertit també!
Normalment els gestors de projectes que participen en el programa posaran junts els seus plans de projecte. A continuació, l'equip directiu del programa es troba i sota la vostra adreça com a administrador del programa, els plans estan integrats.
Això és fàcil de dir, però no és tan fàcil de fer. Es requereix identificar les dependències entre projectes i tasques del projecte. Us obliga a mirar els requisits de recursos per a tot el programa i fer malabarismes per adaptar-se a la disponibilitat de persones clau. I tampoc és una tasca única.
Una vegada que el vostre pla de programa integrat es reuneixi, podeu fer-lo un seguiment en una taula de Gantt o una altra eina de programari. A mesura que els administradors del projecte realitzin un seguiment dels seus projectes en temps real, hauran de fer ajustos al pla del programa, mantenint a tothom informats sobre els canvis i l'ortografia del que això significa per a la seva àrea de treball.
... Però no heu de planificar cada línia
Com a gestor de programes, confia en els administradors del projecte per fer la planificació detallada. No és pràctic ni desitjable que seguiu un pla amb milers i milers de tasques.
Necessiteu una visualització d'alt nivell dels projectes, amb un detall suficient per mostrar-vos si hi ha alguna cosa que tindrà un impacte a nivell de programa.
La forma més senzilla de fer-ho és amb aplicacions de programari dedicades (aquests 10 projectes de programari provats i de programari són un bon lloc per començar). Intentar gestionar el vostre programa multimilionari en un full de càlcul no serà fàcil.
Necessiteu millorar la vostra delegació
Tot i que és bo de delegar, estar en un rol de gestió del programa significa que cal millorar-ne encara més.
La bona notícia és que hauríeu de tenir un equip de gestors de projectes i fins i tot tindreu una dedicada oficina de gestió de programes per donar suport al vostre canvi transformatiu.
La mala notícia és que no!
Hi ha molts treballs per fer en un programa i configurar-lo per garantir que totes les parts mòbils es mouen junts en el moment adequat. No pots fer-ho sol i no has d'intentar-ho. Esbrineu quant de temps necessiteu fer l'inici del programa i, a continuació, assegureu-vos que teniu un equip al vostre lloc per fer-vos còpies de seguretat.
Si no teniu ningú a la vostra Oficina de Gestió de Programes, sol·liciteu que algú sigui secundat a l'equip directiu del programa. Hi ha molt per fer: algú en un paper de coordinació del projecte estarà perfectament ubicat per oferir la coordinació necessària a nivell de programa, alliberant-vos d'implicar-vos amb les tasques estratègiques.
No tingueu por del conflicte
Hi ha molts fils als programes. Des de projectes amb actors difícils fins a dates límits inevitables, cada dia et donarà oportunitats de conflicte. Compte amb les coses que interrompen el rendiment del projecte i estiguin disposats a intervenir quan sigui necessari per evitar una situació de conflicte abans de començar .
Quina d'aquestes 10 coses va ser una sorpresa per a tu? Compartiu els vostres comentaris sobre la gestió del programa al vostre canal de mitjans de comunicació social preferit.