El paper dels secretaris legals , també coneguts com a ajudants administratius i assistents legals, ha evolucionat en les últimes dues dècades. A mesura que la tecnologia continua transformant el despatx d'advocats, els secretaris legals han transcendit els rols tradicionals d'escriure i contestar telèfons per dur a terme activitats d'alt valor una vegada reservades al personal professional i directiu, com seleccionar venedors, gestionar relacions amb els clients i redactar documents legals.
Tanmateix, malgrat l'entorn de pràctica de la secretària legal, la mida de l'empresa o l'especialitat legal, algunes de les principals responsabilitats s'han mantingut iguals. Per tenir èxit en el departament d'advocats o del departament d'advocats d'avui, els secretaris legals han de dominar les 10 habilitats següents. Per tenir més èxit com a secretari legal o assistent legal , reviseu aquests trets d'un secretari legal amb èxit .
01 Habilitats tecnològiques
Molts advocats no tenen el temps ni l'experiència per operar la tecnologia de l'oficina legal. Confien en secretaris legals d'alta tecnologia per dur a terme diverses tasques basades en ordinador, com ara: crear fulls de càlcul, preparar presentacions, entrar en el temps amb fins de facturació, crear i escriure documents, mantenir calendaris i establir terminis de seguiment.
Per tant, les secretàries legals que tinguin experiència en una varietat d'aplicacions de programari informàtic tindran la major oportunitat professional . Algunes de les tecnologies més habituals que han de dominar les secretaries legals inclouen:
- Processament de textos
- Full de càlcul
- Presentació
- Gestió de documents
- Temps i facturació
- Calendari i docking
- Transcripció
- Edició
- Videoconferència
02 Habilitats interpersonals
Les secretàries legals interactuen diàriament amb advocats, paralegals, personal, clients, advocats opositors, personal judicial, venedors i altres tercers.
Per tant, les habilitats interpersonals i de comunicació de primer nivell són essencials. A més de contactes presencials, els secretaris es comuniquen per correu electrònic, telèfon i sistemes de videoconferència.
03 Habilitats d'escriptura
Pensa que els advocats realitzen tota l'escriptura? Penseu de nou. Els secretaris legals són freqüentment responsables de redactar correspondències rutinàries i memoràndums d'arxiu, així com revisar documents legals, com ara escrits, informes, descobriment i documents transaccionals.
L'escriptura és una part integral de la feina del secretari legal; aquells que desenvolupen habilitats d'escriptura fortes esdevindran indispensables per als advocats que ajuden.
04 Habilitats organitzatives
Els advocats estan desorganitzats notòriament. Atès que els secretaris legals són el "home dret" de l'advocat, les habilitats organitzatives són essencials per gestionar de manera eficient una pràctica jurídica o un departament legal corporatiu .
Els secretaris legals han de mantenir fitxers en paper i fitxers electrònics, gestionar projectes, fer un seguiment de terminis múltiples, mantenir calendaris, programar reunions, organitzar esdeveniments i mantenir tot ordenat i accessible.
05 Habilitats de transcripció
Les habilitats de transcripció són fonamentals per a la pràctica de la secretaria. A més d'una ràpida velocitat de mecanografia (els requisits de l'ocupador varien de 50 a 100 paraules per minut), es requereixen habilitats d'escolta agudes per comprendre els fitxers de dictat de veu.
La gramàtica forta, l'ortografia, el vocabulari i les habilitats lingüístiques són també necessàries per entendre la terminologia legal. A més, els secretaris han de ser experts en aplicacions de processament de textos i equips de transcripció.
06 Atenció al detall
L'atenció al detall és fonamental en la professió jurídica. Per exemple, escriure $ 600,000 en una oferta d'acord en comptes de $ 60,000 podria costar a la vostra empresa un client. Els secretaris legals manegen les minucioses pràctiques diàries i l'atenció al detall és important en gairebé totes les tasques secretàries des de la redacció i revisió de documents fins a reunions de programació i terminis de calendari.
07 Familiarització amb Documents Jurídics i Terminologia
Quina és la diferència entre un secretari i un secretari legal ? Els secretaris legals estan familiaritzats amb tot allò legal. Els termes com la citació, pro se i voir dire no els confonguin.
Comprenen els matisos del procediment legal i saben com crear i formular documents, documents de descobriment i transaccions.
08 Treball en equip
El treball en equip és fonamental per al paper dels secretaris legals en la prestació de serveis legals. En totes les configuracions de la pràctica: des del gran departament legal corporatiu fins al professional en solitari, els secretaris legals han d'equipar-se amb advocats, paralegals, secretaris, oficines de fitxers , venedors i altres per prestar serveis legals amb eficàcia.
Els secretaris legals més eficients saben com col·laborar amb companys de feina i col·laborar amb tercers per fer el treball.
09 Habilitats amb múltiples tasques
La majoria dels secretaris legals treballen per a més d'una persona en més d'un arxiu. Al mateix temps, realitzar tasques múltiples és de segona naturalesa per a un secretari legal competent.
Saben fer malabarisme amb assignacions múltiples i prioritats competidores i com gestionar creixents càrregues de treball en l'actual bufet d'advocats d'avui, on una persona fa sovint la feina de tres.
10 Habilitats de recerca
Els secretaris legals realitzen investigacions per Internet per a multitud de tasques com trobar indicacions, recollir informació del client, investigar la competència i localitzar testimonis experts.
Molts secretaris legals, especialment els de petits departaments de lleis, també realitzen funcions paral · legals, incloent la investigació legal, cita la comprovació i seguiment de la jurisprudència. Aprendre plataformes d'investigació legal com Westlaw o Lexis / Nexis pot oferir-vos una avantatge competitiu.