Mantenir el projecte avançant cap endavant
També veurem algunes de les eines de gestió de canvis que podeu utilitzar i com entra en joc la gestió de l'àmbit del projecte.
Abans fins i tot parlem de processos o eines, vull parlar de les teves perspectives per canviar.
Accepta els canvis que es produeixen
Els canvis es poden produir en qualsevol moment del cicle de vida de la gestió del projecte .
La forma més senzilla de fer que la gestió del canvi en projectes menys de mal de cap sigui saber que va a succeir i planificar-la.
Tenir estratègies a l'abast per fer front als canvis abans que succeeixin és la forma més ràpida de fer que tots els que estiguin a bord amb el que serà diferent.
Un procés de gestió de canvis definit i estructurat és el millor lloc per començar. És la teva llibreta de joc per a què passarà si algú suggereix que el projecte hauria de fer alguna cosa diferent del que està previst actualment i una bona manera d'evitar el fracàs del projecte.
El procés de gestió del canvi
El procés de gestió del canvi és així:
- Rebeu informació sobre el canvi
- Avalueu el canvi incloent la planificació de quant de feina serà
- Prepara una recomanació sobre si val la pena seguir endavant.
- A continuació, obtingueu una decisió del patrocinador del projecte sobre si heu d'incorporar el canvi o no.
Vegem cadascun d'aquests passos al seu torn.
Rebeu informació sobre el canvi
Rebreu una sol·licitud per canviar el projecte. Podeu rebre informació en centenars de maneres diferents: en una reunió, per correu electrònic, per telèfon, al corredor a mesura que surt de l'oficina a la tarda. Idealment, obtindreu la informació sobre un formulari de sol·licitud de canvi, però haureu de saber que, en la vida real, molts grups d'interès importants consideren que completar aquest tipus de paper és el treball del gestor del projecte. I a la vostra empresa, pot ser que sigui.
Utilitzeu la vostra plantilla de sol·licitud de canvi de projecte (més d'això en un minut) per capturar tots els detalls de la sol·licitud, però, de manera informal, arriben amb vosaltres. A continuació, executeu el formulari més enllà de l'iniciador perquè sàpiga que ha reflectit amb precisió què és el que vol.
Recordeu que els canvis també podrien consistir a fer el treball. No sempre suposo que els canvis es referiran a treballar. El procés és el mateix, independentment de si augmenta o disminueix l'abast del projecte.
Realitzar avaluacions del canvi
Mireu la sol·licitud de canvi en detall. Estareu avaluant l'impacte a:
- Horari
- Documentació
- Els treballs realitzats fins ara i el treball encara per fer
- Pressupost
- Mesures de qualitat
- Abast
- Disponibilitat de recursos.
Per exemple, es pot estimar un canvi de programari a 5 dies.
Això no només afegiria 5 dies a la programació, ja que anava a treure una altra tasca i moure-la en un període de temps on el recurs clau era de vacances. Aquesta tasca també hauria de ser moguda, de manera que aquest canvi global sumaria 8 dies al calendari. Costaria 5 mil dòlars, i els 8 dies addicionals ens empenyen a un altre mes amb el contracte del proveïdor, així que hi ha costos que cal tenir en compte també. La qualitat es manté igual que els canvis d'abast per incorporar el nou canvi. Cal actualitzar tota la documentació pertinent, inclòs el pla de projecte i els manuals de formació, que ja s'han iniciat.
Com podeu veure, un simple canvi de 5 dies pot tenir efectes de gran abast. És important saber-ho tot abans de decidir si voleu fer el canvi o no, ja que tenir la imatge completa pot canviar el resultat.
Preparar i presentar una recomanació
Ara coneixeu l'impacte total del canvi, podeu formular una recomanació sobre si val la pena avançar-hi.
En alguns casos, no serà, perquè el benefici percebut serà menys del cost. En altres casos, hi pot haver un benefici suficient per compensar el cost de fer el treball addicional. En altres casos, podeu trobar que el canvi tindrà un efecte negatiu en el cost, però no hi ha res que pugui fer al respecte perquè és un problema regulatori o de compliment, o per alguna altra raó interna, com ara una reestructuració organitzativa.
Aconsegueix la decisió
Per a petits canvis que es trobin dins del vostre límit d'autorització, podeu prendre la decisió sobre si voleu acceptar el canvi o no (amb l'entrada correcta de l'equip). Qualsevol cosa més gran ha de ser aprovada pel patrocinador del projecte o el tauler del projecte.
Recordeu tornar i dir-li a algú si el seu canvi ha estat rebutjat. Voleu evitar molestar els interessats del vostre projecte si és possible.
Eines de gestió de canvis
Hi ha diverses eines de gestió de canvis que podeu utilitzar per facilitar i simplificar aquest procés. Jo recomanaria:
- Una llista de verificació o un mapa de processos que passi a les persones a través d'exactament el que han de fer per generar un canvi en l'àmbit del projecte.
- Un formulari de sol·licitud de canvi de plantilla. Això podria estar en línia a través d'un flux de treball automatitzat.
Vegem el que entra a continuació una sol·licitud de canvi de projecte.
Què passa en una sol·licitud de canvi de projecte
El formulari de sol·licitud de canvi de projecte hauria d'incloure:
- Nom de la persona que sol·licita el canvi (el "sol·licitant").
- Un identificador únic, com ara un número de canvi (podeu afegir-ho més endavant més endavant, ja que és poc probable que qualsevol de les persones que aixeca la sol·licitud i que utilitzi el formulari sabrà què posar en aquest quadre).
- Una descripció del canvi proposat, amb tots els detalls que puguin gestionar.
- La categoria del canvi. L'ideal seria que copieu aquesta secció de manera que només hagin de marcar la casella. Aquest és un bon lloc per adonar-se si un canvi té a veure amb la regulació o la conformitat interna, com si es tractés (realment), llavors podeu ignorar molts dels passos de planificació i avaluació i simplement continuar amb això.
- El "perquè" del canvi. Quina és la justificació per fer-ho? Per què ho demana el sol·licitant?
- L'impacte del canvi en diversos elements del projecte, incloent temps, cost, qualitat, abast. És possible que no tinguin tots els detalls, per tant, és possible que hàgiu de treballar amb ells durant el pas de l'avaluació del canvi per omplir els espais en blanc. Han de completar tant com puguin. El mínim que esteu buscant aquí és que confirmeu si augmentarà, disminuirà o canviarà els paràmetres de projecte existents.
A la part inferior del formulari de sol·licitud de canvi hi trobareu alguns detalls per completar-los a mesura que es debatrà el canvi. La vostra plantilla també hauria d'incloure espai per a:
- Canviar la decisió: acceptar, rebutjar o ajornar
- Nom de la persona que pren la decisió (o grup) més la data de la decisió i els comentaris addicionals.
La persona que fa la sol·licitud encara no coneixrà el resultat: ningú no ho farà, de manera que aquestes caselles quedaran en blanc fins que el grup correcte s'hagi reunit per discutir la seva recomanació i prendre una decisió.
Canvis i gestió de l'abast del projecte
La gestió de l'àmbit del projecte és la manera principal de controlar el que hi ha al projecte i el que no. Quan rebeu un canvi en l'àmbit del projecte, heu de pensar com afecta el projecte en general. El procés de gestió de canvis us ajuda a fer-ho, i per configurar-lo en context, gestionar el canvi és una petita part de l'abast de gestió.
Val la pena parlar aquí sobre com una guia per al cos de gestió del projecte del coneixement (Guia PMBOK®): la cinquena edició cobreix la gestió del canvi de projecte perquè no és tan intuïtiu com penseu. La Guia PMBOK® inclou un procés anomenat 'Control Scope' a la secció Project Scope Management i aquest és un gran lloc per començar. Tanmateix, el procés de gestió del canvi en projectes ha de ser tractat d'una manera més integrada, i això es reflecteix en el text. Els usuaris de la Guia de PMBOK® també haurien de fer referència al procés de Realització del control integrat de canvis, ja que estableix com tot es vincula.
A l'efecte de convertir-se en un PMP necessiteu comprendre com la Guia PMBOK® cobreix la gestió del canvi, ja que això és el que us examinarem. No obstant això, cal tenir en compte que el procés de gestió de canvis que realment utilitza en els vostres projectes ha d'integrar-se, ser fàcil i pràctic.
5 maneres d'ajudar al vostre equip a través del procés de canvi
L'equip del vostre projecte és fonamental per a l'èxit del vostre projecte, de manera que us ajuda a tenir-los al dia quan gestioneu els canvis del vostre projecte.
Aquí hi ha 5 maneres d'ajudar-los a arribar ràpidament al procés de gestió del canvi de projecte.
1. Parlar sobre els canvis. Feu-los saber que el canvi en els projectes és normal i que haurien d'esperar-ho.
2. Compartiu el procés. A dalt hem parlat sobre el procés de gestió del canvi, però això no passa naturalment a tothom. Els membres de l'equip no sabran què fer i què s'espera d'ells, tret que els digui. Configureu una informació per passar-vos pel procés amb ells, i feu-los saber quin serà el seu paper.
3. Faciliteu-ho. Quan un projecte passa per un canvi d'abast, pot ser bastant desorientador. El calendari és incorrecte, el pressupost pot ser diferent, els requisits són certament diferents. L'equip pot trobar un canvi inquietant, especialment un gran o un que inverteix una decisió que anteriorment havien pensat que estava en pedra (sí, els que passen). Feu el procés el més senzill possible per a ells.
4. Estigueu aquí per ajudar-vos. Una nova manera de treballar triga un temps a acostar-se. Si anteriorment ha gestionat el canvi de projecte d'una manera informal (o no), un canvi en un procés formal pot trigar un temps a convertir-se en "la manera de fer les coses per aquí" '. Digueu-li a l'equip que hi és per ajudar-los si volen executar alguna cosa més enllà de vostè.
5. No tinguis por de dir que no. No tots els canvis són propostes raonables. Deixi que el vostre equip sap que si se senten fortament sobre un canvi no és el correcte per al projecte en aquest moment que us mantindreu en aquesta conversa amb el sol·licitant del canvi.
No gestionar el canvi de manera efectiva és una de les maneres en què pot frenar el vostre projecte , així que tingueu cura. Armat amb aquesta informació, ara podeu començar a fer front als canvis del projecte de forma controlada.