L'entrada de dades sobre aquests fulls de temps, normalment pel personal del departament creatiu , registra les hores que s'han gastat a cada part del projecte.
Això no només significa la creació de la campanya, sinó també la informació inicial, la presentació del client i fins i tot el temps dedicat als brots i als estudis de producció. Només una imatge clara de la manera en què s'ha gastat el temps pot ser que una agència gestioni eficaçment la càrrega de treball, l'arranjament de la facturació del client i la manera en què s'assigna el temps entre els equips.
El full de càlcul en poques paraules
En els primers temps de la publicitat, com tantes tasques d'aquesta època, el temps es va registrar manualment en paper amb bolígrafs i llapis (i molts esborrats). En aquests dies, el temps s'introdueix a l'ordinador o a una tableta mitjançant una sofisticada peça de programari que pot atraure informes de totes les varietats. La majoria de botigues tenen una plantilla molt semblant que inclou:
- El número de feina
- El client
- La tasca a la mà
- Qualsevol personal assignat
- La data i el nombre d'hores treballades
- El preu per hora
- Hores extra
En iniciar un projecte per a un client, el gestor de comptes o el gestor de trànsit obrirà un número de feina i començarà a fer un seguiment de les hores.
Normalment, aquests coincideixen amb la proposta o oferta oferta al client, i es descomponen en hores dedicades principalment a: investigació, planificació i estratègia, desenvolupament creatiu , producció i administració de projectes.
Si tot planeja, les hores reals dedicades al projecte es correlacionen molt bé amb l'estimació, però això no sol ser el cas.
El desenvolupament creatiu sol menjar més temps que qualsevol altra part del procés, a causa d'un canvi de direcció, de comentaris del client o de la incapacitat per trencar el breu. Això pot convertir-se en un punt de contenció amb el client perquè no volen gastar molts diners extra en temps creatiu perquè el departament creatiu té problemes per identificar una solució.
No obstant això, el full de temps s'ha d'emplenar correctament per fer el seguiment d'aquest temps i mostrar al client com es va gastar els diners i com va funcionar l'agència. És una bona manera de veure si alguns projectes són massa intensius en mà d'obra per obtenir beneficis, o si altres són tan lucratius com per merèixer inversions en aquest client per continuar treballant. I en poques paraules, aquest és el paper del full de temps.
Els pros de fulls de temps
Heus aquí perquè els fulls de temps són l'ànima vital d'una agència:
- Money - Timesheets mostra una agència (fins i tot a casa) quantes hores s'han registrat per cada part de cada campanya. És fàcil veure si el retenedor del client val la pena, o si és hora de posar el client en projecte per projecte. Amb una agència interna, aquest temps pot no portar directament a factures, però sí mostra la gestió de la manera en què estan utilitzant el temps del departament creatiu. Si es descobreix que està gastant el 90% del seu temps en només un aspecte de l'empresa, que pot crear algunes banderes vermelles.
- Transparència : si els fulls de temps es realitzen correctament, és fàcil veure on funcionen les coses de manera fluida, i quan els obstacles o les ineficiències s'estan arrossegant. Per què un redactor que passa la meitat del temps en un client que un altre és? I si es necessiten més missatges publicitaris, veureu ràpidament el full de temps si el departament està exagerat.
- Compromís i rendició de comptes : la majoria dels clients esperen que es gasti una determinada quantitat d'hores en un projecte. Si no creuen que la quantitat correcta d'esforç es va posar en un lloc de treball, els fulls de temps poden proporcionar les dades per dir d'una altra manera. També és una manera de mostrar a alguns clients quanta valor obtenen de l'agència.
- Anàlisi : el rendiment anterior és sovint un bon indicador del futur. Si un client està succionant la vida de l'agència i fent-lo passar per tots, les dades dels fulls de temps poden mostrar si val la pena mantenir aquest client, o si és hora de deixar-los anar. A l'altre costat de l'equació, es pot mostrar a una agència la rendibilitat d'alguns clients, que requereixen un treball i esforç creatius mínims, però un rendiment màxim de la inversió.
Els contres de Timesheets
Amb tots aquests punts més, quin és el problema? Bé, hi ha una raó per la qual els fulls de temps són universalment dubtats per gairebé tothom, excepte els crudis de l'agència:
- Temps : moltes persones a les agències, especialment en departaments creatius, no volen dedicar-se al seu temps a l'administració. Com a creatiu, pot ser perjudicial per allunyar-se d'una gran oportunitat creativa per omplir hores. Molts administradors de comptes tenen els mateixos problemes. És irònic, però el temps per als fulls de temps poques vegades és assignat.
- Errors : això passa directament al primer punt. Moltes creativitats deixaran els fulls de temps fins a l'últim minut abans de l'informe de facturació final de mes. I això vol dir que la precisió d'un full de temps passa de ser bastant bo o espantós. És difícil recordar quants minuts heu invertit en una feina fa dues setmanes, de manera que sovint és una part de conjectures. Si es calculen tots els fulls de temps, els fa gairebé inútils.
- Enfocament deficient : el temps no és un gran indicador de publicitat excel·lent. Una botiga podria passar 40 hores i no produir res de nota, una altra podria treballar 10 i produir una obra mestra. Les fitxes de temps no registren la qualitat de pensament, només el temps que es fa passar.
El futur de Timesheets
Els fulls de temps són aquí per quedar-se, i s'han de fer manualment. El seguiment automàtic de temps no funciona, ja que requereix iniciar i aturar manualment. Si us oblideu de començar el rellotge, perd hores. Oblideu-vos de detindre-ho i se us factura un client pobre durant hores de treball que s'han gastat en un altre projecte. Això, al seu torn, podria conduir a problemes (i fins i tot demandes) amb l'exageració i la pèrdua d'un valuós client.
L'única manera de garantir un bon rastreig de temps és insistir a tots els usuaris en les taules d'actualització de l'agència com a mínim dues vegades al dia, una vegada abans del dinar i una vegada més abans d'anar a casa. Si això es fa, els fulls de temps seran precisos i útils. I si no es fa, les agències han de ser creatives amb la motivació. Trobeu una manera d'incentivar el procés de seguiment del temps.
Doneu als empleats que mantenen un registre minuciós del seu temps un avantatge setmanal, o unes hores de descans els divendres. Pot semblar una pèrdua de temps i diners, però els fulls de temps precisos poden valer molt més a l'agència que uns pocs centenars de dòlars aquí o allà cada setmana.