Un pla de projecte de la reunió d'empresa d'exemple per començar
Pre-pla el projecte
El primer pas és planificar el pla.
Comenceu discutint l'esdeveniment amb els grups d'interès. Si això es va fer l'any passat, què va funcionar bé? Que ha anat malament? Qui va dirigir el projecte i us pot ajudar a evitar esculls d'aquest any? Atès que el conseller delegat li va assignar el projecte, què vol de l'esdeveniment? Quan serà l'esdeveniment? On? Quin és el pressupost?
Muntar tanta informació com puguis. Aquest serà l'esquelet on es construeix el pla del projecte.
Crea l'equip
Quins altres recursos necessites perquè aquest projecte sigui un èxit? Hi ha persones d'altres departaments que poden ajudar-vos a fer d'aquest esdeveniment un èxit? Què heu de fer per ajudar-vos? Es pot preguntar o necessiteu obtenir l'aprovació formal del seu cap? Quant de temps necessiteu d'ells? Quines habilitats específiques necessites per proporcionar? Algú pot proporcionar aquesta habilitat si la persona que voleu no està disponible?
Atès que es tracta d'una reunió de tota la companyia, com pot ajudar HR?
Necessites ajuda del departament d'instal·lacions? Què passa amb el departament de màrqueting? Necessites ajuda en aquesta zona?
Planifiqui l'agenda
Una vegada que sàpiga quant durarà la reunió, comença a omplir els blocs de temps. Necessites un altaveu obert? Qui serà? Vas a mantenir els assistents junts o els converteu en grups més petits per a una part del programa?
Quants altres parlants necessiteu? Qui facilitarà les sessions més petites si surt?
L'esdeveniment durarà més d'un dia? Com tancaràs el primer dia? Com es tornarà a obrir el dia dos?
Com es pot embolicar al final? Necessites un discurs de cloenda? Com gestionaràs la logística de les persones que consultin l'hotel si reserveu-ne un?
Trobeu l'espai
Esbrineu quantes persones arriben. A continuació, determineu la grandària d'un espai que necessiteu. On es durà a terme l'esdeveniment? Hi ha espai a l'oficina corporativa o necessiteu un espai més ampli? El CEO vol que la reunió fos fora del lloc perquè la gent pugui concentrar-se o el que vulgui que tingui a l'oficina per minimitzar els costos?
Quines propietats de la vostra àrea poden proporcionar l'espai que necessiteu? És un hotel prop de l'aeroport una bona opció per minimitzar el temps de viatge per a persones que arriben de fora de la ciutat o si trobeu alguna cosa fora de la ciutat que serà més tranquil?
Què cobren els diferents llocs per les seves instal·lacions? Què inclouen i què heu de comprar i que heu introduït? ¿Li assignaran un individu perquè treballi? Quina és la seva política pel que fa al material i la gent de fora?
Tirar-lo
Després de recollir les respostes a almenys la majoria d'aquestes preguntes, podeu començar a armar el pla del projecte.
Recordeu que el que mostrem aquí és la llista de tasques del projecte, l'estructura de desglossament del treball (WBS) només. No inclou cap de les dependències entre tasques o les línies de temps. Aquests serien afegits més tard.
Pla de projectes de la mostra de la companyia
A Com planificar un projecte utilitzant les eines bàsiques de gestió de projectes , es va debatre el pensament de la planificació del projecte i l'ús de les habilitats de gestió de projectes durant el procés de planificació. Així és com un pla de projecte d'estructura de desglossament de treball (WBS) podria buscar un projecte per planificar una reunió d'empresa:
1. Pre-planificar el projecte
- Determineu el pressupost
- Parleu amb el director general per establir els objectius del projecte
- Poseu-vos en contacte amb l'administrador de projectes anterior (PM) per obtenir consells
- Determineu la llista de grups d'interès
- Poseu-vos en contacte amb les parts interessades per obtenir informació
- Establir la data preferida per a l'esdeveniment
- Determineu quants altaveus / presentadors són necessaris
- Determineu quants personal de suport es necessiten
- Determineu quants empleats assistiran
- Mostra possibles ubicacions de l'esdeveniment
2. Construeix l'equip del projecte
- Rep el representant del màrqueting
- Obteniu representants de recursos humans
- Consulteu si la compra us assignarà algú per ajudar-vos
- Demaneu a Susan que gestioni tots els detalls dels parlants
- Obteniu representants d'instal·lacions
- Calendari de la reunió inicial de l'equip del projecte
3. Desenvolupar l'agenda
3a Pla del primer dia
- Estableix l'hora d'inici
- Estableix el temps, organitza el lloc i el personal per al registre
- Estableix la durada de la sessió del matí
- Estableix la durada de les intervencions
- Calcula el nombre de parlants necessaris per a la sessió del matí
- Recluteu parlants
- Planifiqueu mig matí (temps i durada)
- Organitzeu l'actualització de la sala de conferències durant el descans (aigua, paperera, etc.)
- Planifica el descans del migdia (temps, durada, ubicació, menú, qui paga)
- Planifica la sessió de la tarda (durada, nombre de parlants)
- Contracteu altaveus a la tarda
- Tancament del primer dia del Pla (temps, qui, durada)
3b Pla dos dies
- Estableix l'hora d'inici
- Estableix la durada de la sessió del matí
- Calcula el nombre de parlants necessaris per a la sessió del matí
- Recluteu parlants
- Planifiqueu mig matí (temps i durada)
- Organitzeu l'actualització de la sala de conferències durant el descans (aigua, paperera, etc.)
- Planifica el descans del migdia (temps, durada, ubicació, menú, qui paga)
- Planifica la sessió de la tarda (durada, nombre de parlants)
- Contracteu altaveus a la tarda
- Pla de clausura (temps, qui, llarg)
- Organitzeu el temps de sortida amb l'hotel
4. Planifiqueu l'espai
- Determineu el nombre d'assistents
- Planifiqueu l'ordenació dels seients (files vs taules)
- Calculeu l'espai necessari
- Investigueu els llocs disponibles amb aquesta quantitat d'espai (costos, ubicació, serveis inclosos)
- Compte el nombre de parlants cada dia i total
- Determineu el nombre i el tipus de personal de suport necessari
- Esbrineu quants assistents / parlants / personal necessitaran habitacions
- Negociar costos i dates amb ubicacions disponibles
- Signa el contracte amb la ubicació seleccionada
5. Publiciteu l'esdeveniment
- Finalitzeu tots els detalls amb la ubicació de l'esdeveniment
- Assegureu-vos que els assistents reben una notificació
- Notifica a tots els parlants del tema i la presentació del temps / dia
- Notifica a tot el personal de suport dels deures i torns
- Obtenir RSVPs dels assistents
- Notifica als assistents de reemplaçament segons sigui necessari
6. Seguiment cap amunt
- Obteniu projectes de discursos de tots els parlants
- Reviseu els discursos finals
- Obteniu les etiquetes de nom per a tots els assistents, parlants, personal
- Compreu qualsevol material i regals per als assistents
- Torneu a confirmar amb la ubicació de l'esdeveniment
7. Revisió i valoració
- Envieu una enquesta de satisfacció als assistents
- Envieu una enquesta de revisió a tots els parlants
- Envia les gràcies a tots els parlants i personal
- Celebreu una reunió estreta amb l'equip del projecte
Planificació posterior
L'estructura de desglossament del pla de projecte (WBS) anterior mostra una mostra per planificar una reunió d'empresa. És només un esbós. L'equip del projecte encara necessitaria treballar en aquests temes i ampliar-ne molts. A més, haurien de treballar el temps necessari per a cada tasca, la importància relativa de les tasques i les interrelacions / dependències entre tasques.