Tot i que aquesta definició pot semblar complexa, els directors de gestió de projectes estan enraïts en sentit comú i pràctic.
Ja sigui que vulgueu proporcionar la gestió de projectes als vostres clients o el vostre objectiu és convertir-se en gestor de projectes, considereu els fonaments de la gestió de projectes de manera progressiva. Abans de començar, determineu si el servei que esteu a punt d'oferir (o l'assignació que feu) és realment un projecte.
Gestió general versus gestió de projectes
Com decideixes si hi ha alguna cosa o no un projecte? Per descompondre-ho, separeu les dues àrees de gestió diferents en la gestió funcional i general (o general) de projectes.
La gestió funcional o general és el funcionament continu d'una tasca. Un exemple seria si vostè és propietari d'una empresa de tecnologia i té un client per al qual proporciona suport de còpia de seguretat i gestiona contínuament el seu compte anual realitzant una còpia de seguretat dels seus servidors i proporcionant-los un informe d'activitat setmanal. Si ho fa durant cinc anys i teniu un contracte renovable amb el client, el vostre treball és continu i, per tant, general o funcional.
Si, però, el vostre client vol implementar un nou sistema de gestió de continguts i té un any per desenvolupar el nou sistema i demanar-li que dirigeixi el seu desenvolupament, el vostre client us ha compromès en un projecte.
De la mateixa manera, si treballeu amb recursos humans i el vostre treball és gestionar el pressupost del departament i supervisar els associats júniors, teniu un treball funcional perquè és un treball continu que no té un final definit.
D'altra banda, si teniu la mateixa feina de recursos humans i el director del vostre departament us demana que implementi un nou programa de reclutament (i us proporcioni un termini i un pressupost) i us converteix en el responsable del projecte, aquest és un projecte perquè té una data d'inici i finalització i la tasca només passa una vegada.
Visualització del projecte en tres parts
Ara que entén l'essència del que constitueix un projecte, podeu aprofundir en la gestió de projectes. Usant el programa de reclutament com a exemple, ara que sabeu que hi ha una necessitat d'un projecte, el següent pas és resumir l'abast, l'hora i el pressupost necessaris.
La gestió del projecte és la planificació, l'organització i el control de l'abast, pressupost i temps del projecte del programa de reclutament. Per ajudar a visualitzar el projecte, dibuixeu una piràmide simple. Cada línia de la piràmide representa una de les tres parts principals d'un projecte (és a dir, l'abast, el temps i el pressupost). L'espai buit al centre de la piràmide és la qualitat del producte lliurat. La piràmide és una eina important a tenir en compte a mesura que planifiqueu el vostre projecte perquè, a mesura que les tres parts principals creixen o disminueixen, la qualitat del producte es veu afectada.
L'abast del projecte
Definir l'abast és sovint la part més difícil i complexa de la gestió de projectes.
Els detalls d'un projecte són generalment desconeguts al principi, de manera que calcular quines activitats i tasques són necessàries per executar el projecte es prenen consideracions. L'abast consisteix en totes les activitats i tasques que es duran a terme per produir el producte final que lliurarà. Definir l'abast del projecte l'ajudarà a determinar el temps i el pressupost que necessitarà per finalitzar el projecte. Una bona manera de començar és simplement escriure el que pensa que és necessari per completar la tasca. A continuació, consulteu amb altres persones per obtenir una visió completa de totes les activitats que hi participen.
El temps del projecte
Una vegada que hagueu establert un abast inicial, podeu començar a assignar un temps a cada activitat i tasca i, a més, a mirar la imatge més gran dels projectes. Pregunteu a si mateix quines activitats passaran al mateix temps i que succeiran seqüencialment.
A més, presti molta atenció a quantes persones revisarà les activitats del projecte perquè això afectarà el temps que trigarà a completar un pas. És sorprenent quant de temps pot trigar una tasca senzilla quan tres persones necessiten revisar-la. Després de calcular el temps que trigarà a completar les activitats i tasques acumulades, ja esteu preparat per crear un calendari de projectes per tal que l'equip del projecte segueixi.
El pressupost del projecte
En aquest punt, heu establert quin (àmbit) i la durada (temps) d'un projecte, ara és el moment de determinar el pressupost. Igual que calcular la quantitat de temps d'un projecte, sovint haureu de consultar altres persones, inclosos els departaments del departament per determinar un pressupost precís. Un pressupost consisteix en múltiples consideracions, incloent l'ús de persones i materials involucrats en les activitats realitzades i durant el temps que es necessitaran (és a dir, les persones) i els materials utilitzats.
La comunicació és clau
Sovint, un client (o cap) vol que un projecte es completi dins d'un temps i pressupost predeterminats sense tenir en compte l'abast del projecte. El problema amb això és que gairebé sempre, l'abast del projecte no es pot completar de manera raonable tenint en compte les restriccions horàries i pressupostàries. En conseqüència, part de la gestió de projectes està negociant els termes de l'abast del projecte amb un client o cap. Al llarg del procés de negociació, així com tota la durada del projecte, una bona comunicació clara és l'habilitat més important que necessiteu. Com més clarament ens comuniqueu els desafiaments al llarg del camí, més feliç serà el vostre client o cap.