Escriure una carta de negocis eficaç i polit pot ser una tasca fàcil de seguir, sempre que s'adhereixi a les regles establertes per al disseny i el llenguatge. Assegureu-vos que el vostre destinatari llegeix una quantitat significativa de correspondència amb regularitat i afavoreix les lletres ben executades que no tenen errors tipogràfics ni errors gramaticals. Una bona regla general és corregir-la dues vegades i després fer-ne una revisió per assegurar-se que no s'hagi perdut res.
Seccions d'una carta comercial
Cada secció de la vostra carta ha d'adherir-se al format adequat, començant per la vostra informació de contacte i la del destinatari; salutació; el cos de la lletra; tancament; i finalment, la vostra signatura.
Format de carta de negocis
A continuació es mostra el format de la carta de negocis tradicional, amb consells sobre com emmarcar-lo en funció de la vostra relació amb el lector i quin és el resultat desitjat.
La vostra informació de contacte :
El teu nom
La teva direcció
El seu número de telèfon
La teva adreça de correu electrònic
Data
Informació de contacte del destinatari:
El seu nom
El seu títol
La seva empresa
Adreça de la companyia
- Utilitzeu "A qui es pot preocupar ", si no esteu segurs específicament a qui dirigeix.
- Utilitzeu el salutació formal "Estimat / Senyor / Dm. [Cognom] ", si no coneixeu el destinatari.
- Utilitzeu "Benvolgut [nom]", només si teniu una relació informal amb el destinatari.
El cos
Fonaments de formatació:
- Utilitzeu línies d'espai únic amb un espai afegit entre cada paràgraf, després de la salutació i per sobre del tancament.
- A l'esquerra, justifiqueu la vostra lletra (contra el marge esquerre).
Accelerar el to correcte:
Feu clar el propòsit de la vostra carta mitjançant un llenguatge senzill i orientat, mantenint el breu paràgraf d'obertura. Podeu començar, "escric en referència a ..." i des d'allà, comunica només el que necessiteu dir.
Els paràgrafs posteriors han d'incloure informació que faciliti al lector una comprensió completa dels vostres objectius, però evita les meandres de frases i paraules innecessàries. Una vegada més, mantingui-la concisa per mantenir la seva atenció.
Si la vostra intenció és persuadir el destinatari: invertir diners, donar-vos una referència, contractar-vos, associar-vos amb tu o solucionar un problema, crear un cas convincent per a la causa. Si, per exemple, voleu que el lector patrocini un esdeveniment benèfic, identifiqueu qualsevol superposició amb els objectius filantròpiques de la vostra empresa. Convenceu al lector que ajudar-lo seria mútuament beneficiós, i augmentarà les seves possibilitats de guanyar el seu suport.
Manteniu el paràgraf de tancament en dues frases. Simplement reitero la vostra raó per escriure i agraeix al lector que consideri la vostra sol·licitud.
Tancar tancament :
Algunes bones opcions per al tancament inclouen:
- Respectuosament,
- Atentament,
- Cordialment,
- Respectuosament,
Si la vostra carta és menys formal, considereu fer servir:
- Tot el millor,
- El millor,
- Gràcies,
- Salutacions,
La signatura:
Escriviu la vostra signatura just a sota del tancament i deixeu quatre espais individuals entre el tancament i el vostre nom complet, títol, número de telèfon, adreça de correu electrònic i qualsevol altra informació de contacte que vulgueu incloure. Utilitzeu el format següent:
La vostra signatura manuscrita
Escriptura del nom complet
Títol
Enviant una carta de correu electrònic
Si envieu una carta de correu electrònic, la vostra signatura serà lleugerament diferent . En lloc d'incloure la vostra informació de contacte a l'encapçalament de la carta, enumereu-la sota la vostra signatura. Per exemple:
Atentament,
Nom cognom
Títol
La teva direcció
El seu número de telèfon
La teva adreça de correu electrònic
Incloeu el tema que escriviu a la línia de l'assumpte del correu electrònic, de manera que el lector queda clar de per què envia el missatge.
Consells d'escriptura de carta de negocis
Podeu trobar consells més detallats en aquestes directrius sobre com escriure una carta comercial , inclosa la selecció d'un tipus de lletra, la selecció de marges i el format adequat de la vostra carta.
Sempre és útil buscar exemples per obtenir idees per a la vostra pròpia correspondència. Revisa mostres de lletres , incloses les cartes de presentació, entrevistes, cartes de seguiment, cartes de recepció i rebuig, cartes de renúncia, cartes de valoració i més mostres de cartes relacionades amb l'empresa i el treball.