Com escriure una RFP

Creeu un RFP que obtindrà resultats

Una sol·licitud de proposta

, de vegades anomenat RFP o RFQ per a "sol·licitud de cotització", és un document que una empresa emet quan vol comprar un producte i vol fer que les seves especificacions estiguin a disposició del públic. En general, aquest és el cas en què diverses empreses aporten ofertes de feina o treball i convida a preus més competitius. Però el vostre esforç pot produir ofertes que són un malbaratament del vostre temps, o pitjor encara, sense cap oferta, si no heu preparat correctament la RFP.

A continuació us indiquem com fer-ho amb el millor èxit.

Dificultat: mitjana

Temps necessari: sovint triga diversos dies

A continuació s'explica com:

1. Feu la vostra tasca: anoteu el que necessiteu, el que voleu, i el que és possible abans de començar a escriure el vostre RFP. No emeti una RFP per a una màquina que pugui produir 1.500 reproductors per hora si mai no ha venut més de 25 al mes. No hi ha sentit a l'hora d'emetre un RFP per a un cotxe volant quan un missatger pugui travessar el trànsit amb la mateixa rapidesa en una bicicleta.
2. Distingiu entre les vostres necessitats i desitjos: si voleu comprar una aplicació que pugui transmetre fotografies entre la seu i les furgonetes al lloc de treball, podeu especificar el nombre d'imatges que necessiteu per segon, la mida màxima de les imatges que necessiteu i la resolució necessària. Per descomptat, podria ser bo tenir aquestes imatges en color, però és realment necessari? Si realment necessiteu un determinat específic, utilitzeu paraules com ara "will", "shall" i "must". Això indica que aquests són els requisits. Les especificacions que són merament "desitjos" s'han d'identificar amb paraules com "may", "can" i "optional".

1. Decideix quin serà el guanyador : les propostes que obtingueu en resposta al vostre RFP difereixen. Cada empresa que respongui tindrà diferents punts forts i febles. Alguns se centraran en el menor cost. Altres s'adaptaran de la millor qualitat . Tot i així, altres ofereixen un conjunt complet de característiques. Decidiu per endavant el que busqueu: el cost més baix, el lliurament més ràpid o una combinació dels dos.

1. Organitzeu el document : tot el que escriviu per a les empreses hauria de rebre una gran idea i s'hauria d'organitzar. Un esbós és un bon lloc per començar. Com a mínim, necessiteu seccions per a una introducció, requisits, criteris de selecció, terminis i procés. Moltes d'aquestes seccions comptaran amb subseccions.
2. Escriure la presentació : aquí s'explica als possibles licitadors per què està publicant la RFP i què esperen assolir en fer-ho. La introducció també pot incloure un resum dels punts clau de les altres seccions, inclosa la data de venciment. La introducció d'un RFP per a un sistema de transmissió d'imatges pot llegir alguna cosa com això: "XYZ Company demana propostes per a un sistema altament fiable i fàcil d'usar capaç de transmetre imatges des de l'oficina principal a furgonetes de qualsevol lloc de l'àrea metropolitana. ha de ser rebuda el dilluns 5 de març de 2007, a les 8:00 p. m. "
3. Expliqueu els requisits : aquesta secció és una de les més importants i, en general, es necessita més temps. Haureu d'especificar la mida i la claredat de les imatges que es transmeten i la velocitat necessària. Sigui específic, però no digui als licitadors com voleu que es faci el treball a menys que això sigui essencial. És possible que vulgueu dividir aquesta part en subseccions per sistema. Per exemple: a) mida de la imatge i qualitat b) transmissió (que podria incloure tant la velocitat desitjada com qualsevol requisit que faci que la transmissió sigui segura) i c) les opcions desitjades (on podeu incloure el color com una opció desitjable).

1. Criteris de selecció : aquí us expliquem als compradors que seleccioneu l'oferta guanyadora. Podeu divulgar tant o menys que vulgueu. És una bona idea incloure una frase com "L'adjudicatari, si n'hi ha, serà seleccionat únicament pel judici de XYZ Company". Alguns RFP del govern són molt específics quant als criteris de selecció, però la majoria de RFP comercials són menys precisos. És possible que vulgueu crear un full de càlcul que atorgui a cada oferta un determinat rang de punts de cada categoria i, a continuació, que un equip seleccioni l'oferta "millor" dels que tinguin els tres primers resultats.
2. Línies de temps : en aquesta secció s'explica a les empreses que volen fer una oferta a la seva RFP amb quina rapidesa han d'actuar i quant de temps es demana el procés. Sigui raonable quan configureu els vostres terminis. No sol · liciteu propostes per a sistemes complexos, doncs, dóna als licitadors només uns pocs dies per respondre. Done més temps per preparar una oferta si el vostre RFP és gran, si la compra desitjada és complicada o si necessiteu una resposta més detallada. També és on podeu advertir als licitadors quant durarà el procés d'avaluació, quan se'ls notificarà si han tingut èxit i què tan aviat han de lliurar.

1. Procés: utilitzeu aquesta secció per explicar com funcionarà el procés, des de l'enviament de la RFP a l'adjudicació del contracte i iniciant el treball. Aquesta secció podria dir: "Les ofertes es lliuraran a la data especificada al pas 8 anterior. Es revisaran totes les ofertes per assegurar-se que compleixen tots els requisits i són sensibles. Totes les ofertes de resposta es marcaran en categories X (es pot nomenar les categories si que desitgeu) i les tres primeres ofertes seran avaluades per l'equip de propostes per seleccionar el licitador guanyador i un suplent. S'espera que les negociacions amb l'adjudicatari hagin obtingut un premi en un termini de dues setmanes ".
2. Decidiu com enviar la RFP : la majoria de les RFP són enviades per correu electrònic, però no han de ser-ho. Podeu enviar un RFP per correu electrònic o bé publicar-lo al lloc web de la vostra empresa. Només cal que especifiqueu el nom o el número que els licitadors haurien d'utilitzar per identificar la RFP a la qual respon.
3. Decidiu qui rebrà la RFP: és possible que hàgiu identificat els proveïdors de qui voleu comprar. La vostra empresa pot fins i tot tenir una llista de proveïdors acceptables. Si no, podeu trobar proveïdors possibles a través de la vostra xarxa professional , mitjançant la cerca en línia o demanant als proveïdors de confiança d'altres materials per a les seves recomanacions. No limiti la teva llista de qui rep la teva RFP a empreses només "grans" o venedors "establerts". És possible que trobeu millors idees i fins i tot millors preus dels venedors més petits que solen estar més interessats a guanyar el vostre negoci.
4. Envia la RFP.