Una gran quantitat d'escrits per a empreses són poc aptes, mal escrites, desorganitzades, plenes d'argot i incompleta.
Sovint és massa llarg o curt. Tots aquests atributs contribueixen a l'escriptura empresarial ineficaç.
Ja sigui que escriviu una proposta de venda, un correu electrònic al vostre cap o un manual d'instruccions per a un paquet de programari, hi ha alguns passos que heu de seguir per ser efectius. Seguiu aquests cinc passos:
- Organitzeu el vostre material
- Tingueu en compte el vostre públic
- Escrigui els seus pensaments
- Revisa el teu material
- Editeu el vostre material
L'organització és clau
Si no organitza el material, no funcionarà bé i no tindrà sentit. L'escriptura pot ser simple o complicat. Quan escriviu un correu electrònic que anuncia una reunió de personal, això és tan senzill com recollir els vostres pensaments. D'altra banda, és probable que hàgiu de desenvolupar un esbós complex abans del material acabat si esteu escrivint els resultats d'un assaig farmacèutic innovador. Sigui quina sigui la tasca, sense un nivell d'organització adequat (fins i tot organitzant els vostres pensaments), és possible que no inclogui tot el que necessiti o no deixi de destacar els temes més importants.
Les omissions o un enfocament incorrecte faran que la vostra empresa sigui menys clara.
Conegui la vostra audiència
Abans de començar a escriure, pensa en el públic que desitgeu. Per exemple, una presentació sobre el nou programa 401 (k) de la seva empresa pot tenir el mateix esquema quan es dóna al vostre director financer i als empleats, però el nivell de detalls que incloeu variarà.
També heu de tenir en compte el to. Un correu electrònic ràpid al vostre equip, recordant-los el picknick anual de l'empresa, no tindrà el mateix to que la vostra missiva sobre l'informe anual de la vostra empresa.
A més, recordeu que se us comunicarà de manera més eficaç al vostre públic si se centra en el que voleu que escolti més que en el que direu .
Una paraula sobre la bona escriptura
Els bons escriptors tenen diferents estils d'escriptura. Alguns prefereixen escriure tot i tornar i editar. Uns altres prefereixen editar-los a mesura que vagin. De vegades el seu estil preferit varia depenent del que estiguin escrivint.
A mesura que escriviu (o quan editeu) tingueu en compte la durada. Heu d'utilitzar paraules suficients per fer clar el vostre significat, però no utilitzeu paraules innecessàries només per fer-lo florir. L'escriptura empresarial ha de ser clara i concisa, no verbosa i florida. Recordeu que ningú en el negoci té temps de llegir més del necessari.
D'altra banda, no fes que la teva peça sigui massa curta. Heu d'escriure prou perquè el vostre significat sigui clar i no es comprendrà malament. Imagineu si una peça d'equip en un magatzem estava etiquetat "usat però bo". No estaria clar si això significava que la peça d'equipament s'havia utilitzat molt, o que la peça d'equip ja no era nova, però encara era funcional.
Algunes paraules addicionals haurien fet clar el significat. A més, eviteu utilitzar l'argot o les abreviatures perquè poden significar coses diferents a lectors diferents. Independentment del vostre estil d'escriptura, tots els escriptors necessiten revisar i editar tot el material escrit, fins i tot correus electrònics.
Revisió i edició
Independentment del vostre estil d'escriptura, tots els escriptors necessiten revisar i editar tot el material escrit, fins i tot correus electrònics. Després d'haver acabat d'escriure, corregeix el vostre treball. És possible que hàgiu d'editar-lo. Correcció de proves torna a llegir el que heu escrivit per assegurar-vos que totes les paraules del vostre cap el fessin correctament al paper. Com que els nostres cervells funcionen més ràpidament que els nostres dits, podeu ometre les paraules, deixar un final o utilitzar el homònim equivocat (per exemple, "allà" en comptes de "els seus"). El corrector d'execució registra aquests errors. Òbviament, la revisió d'un correu electrònic d'una línia és senzill i només cal fer-hi un cop d'ull mentre escriviu.
Tanmateix, si escriu un manual d'instruccions, la revisió serà més complicada i trigarà més.
Després de revisar el material, és hora d'editar-lo. De vegades, la correcció i l'edició es poden fer simultàniament, però és més eficaç quan es fan de manera seqüencial.
La raó per la qual editeu és corregir o canviar el que heu escrit per fer que el material soni (i llegeixi) millor. En escriure per a empreses, això significa solucionar els errors i fer que el text sigui el més clar i conciso possible.
No estàs escrivint una novel·la
Quan escriviu per a empreses, no escriviu la propera "gran novel·la nord-americana". El vostre escrit hauria de ser tan descriptiu com calgui, però no cal pintar imatges de paraules vives amb moltes paraules grans i figures de veu. Si vol dir "cases de vidre", no escriviu "domicilis vitrius", escriviu "cases de vidre".