Les aplicacions de videoconferència en línia com ara Zoom, WebEx, Skype i GoToMeeting són excel·lents eines que permeten als qui treballen a casa virtualment reunir-se amb col·laboradors i col·legues. Permet la presa de decisions en temps real i construeix una relació personal amb companys de feina alhora. I tota aquesta col·laboració professional fa que sigui més fàcil per a aquells que busquem un equilibri entre la vida laboral i la seva vida.
Sí, aquestes eines en línia són realment genials, de fet, fins que no ho siguin.
Mentre que les reunions amb aquestes eines poden ser eficaços, hi ha uns quants relats de cautela per formular-se de manera eficaç la gent. Preneu-vos, per exemple, a la dona que estava cuidant les ungles durant una reunió ... sense saber-ho, ella estava projectada en una pantalla de mida mural a altres llocs de la companyia de tot el món. I després hi havia l'home que estava treballant des de casa i visible en una reunió només des del pit. Vestia una camisa agradable d'Oxford. Hilarity va assegurar, però, quan es va aixecar de la seva cadira per recuperar un llibre. Només portava boxejadors per sota de l'Oxford.
Tot i aquests sarcòfags, les reunions virtuals s'apaguen al món corporatiu, que els que treballem a casa valoren molt. Els avenços tecnològics, juntament amb la voluntat de més empreses de permetre que els empleats treballin, com a mínim, una part del temps des de casa, han fet que la videoconferència en línia sigui una forma valuosa i costosa per als treballadors a col·laborar.
Tanmateix, també hi ha una obscura subjacent associada a aquest tipus de reunions, que pot anar des de la pitjor histèrica fins a la humiliació abyectada al ràpid acomiadament de la companyia. Si necessiteu participar en aquestes reunions, aquí teniu algunes coses a tenir en compte.
01 Gaffes de vídeo i vídeo
Podria pensar que això no necessita ser dit, però si es troba en un lloc ple de gent i participa en una videoconferència amb altres sales de gent llunyana i que es troba al capdavant del grup, així, al centre de la càmera, no és un bon moment per a una manicura. No us oblideu d'on sou. Estàs en una reunió de treball. Tenir algun respecte per als vostres companys i per a la vostra empresa.
En algun lloc de totes les aplicacions de videoconferència hi ha una manera de silenciar l'àudio perquè no es pugui escoltar. Conegui molt la ubicació d'aquest botó i feu-hi clic a la velocitat de la llum.
Una vegada en una reunió de videoconferència no fa molt de temps en la qual el vicepresident de la companyia estava avançant en estratègics això i això, clar com una campana, una dona que estava en la trucada va dir: "Aquest noi no sap què és el @@ ## ell està parlant. És un @ ** @ @ %%. "Amb gairebé 200 persones en la trucada, el silenci es va dividir l'oïda. No gaire temps després, aquesta dona estava separada de la companyia. Lliçó del dia: el botó de silenci és el teu amic.
02 Problemes familiars
Per descomptat, un bebè plorant escoltat en una trucada de conferència és un problema. Això és obvi. Però, què passa amb el cònjuge jurat audible en segon pla o el nen petit que apareix a la vostra oficina durant un xat de vídeo? Si estàs intentant projectar professionalitat mentre treballeu a casa, això us minarà de manera molt gran. Assegureu-vos que la vostra família sap (i s'adhereix) a les vostres regles bàsiques de treball a casa.
03 problemes de mascotes
A qui no li encanta Rover? Les persones amb les quals teniu una videoconferència que haureu d'escoltar el lladruc. El mateix passa amb Kitty que es mou al teclat mentre escriviu al xat!
A menys que hi hagi un grup molt reduït a la reunió i creieu que ha aconseguit un alt nivell de confiança i confiança amb aquestes persones, no és una bona idea posar-vos el vostre Shih tzu en una reunió de treball.
Una oficina a casa sempre hauria de tenir una porta perquè pugueu tancar les mascotes i altres possibles distraccions durant les reunions de vídeo i les reunions telefòniques antigues. Això també és útil si la vostra reunió coincideix amb el moment més feliç del gos del dia ... l'arribada del transportista de correu.
04 Sharing de pantalla Snafus
Molts sistemes de videoconferència us permeten compartir la vostra pantalla amb altres persones a la reunió. Això us permet obrir el full de càlcul que heu estat treballant durant tota la setmana i compartir-lo amb els membres de l'equip perquè pugueu veure (a) que realment sap el que us parleu quan es tracta d'aquest projecte i (b) que són un gran proveïdor perquè heu dominat la possibilitat de compartir la vostra pantalla.
Però no t'avantis de tu mateix. Si teniu cap sentiment abans d'una reunió de vídeo que potser haureu de compartir la vostra pantalla, recordeu que la vostra pantalla serà visible per a tothom abans d'obrir aquest full de càlcul. No seria òptim, per exemple, si vau començar a compartir la vostra pantalla i tothom, inclòs el vostre cap, va veure que només anava a comprovar l'última venda en línia de Bed Bath & Beyond o pitjor d'escriure una carta de presentació per a un nou treball.
05 Etiqueta de xat
El xat en línia és ràpid i divertit i divertit. Què podria sortir malament? Bé ... quan es tracta de videoconferència, el xat pot convertir-se en un forat de conill, un carreró digital que atreu l'atenció de la reunió pròpiament dita. Zoom, una popular solució de reunió virtual, té una bona funció de xat que pot ser útil. Els missatges de xat com "He perdut àudio" o "Hi ha un enllaç a la presentació?" Són bones preguntes perquè poden alertar a un organitzador de la reunió que pot haver-hi un problema tècnic o que cal compartir més informació àmpliament.
Però aquest tipus de barra lateral parlant durant una reunió, especialment quan hi ha desenes de persones a la reunió, pot distreure's realment ràpid. Recordeu que tothom veu els xats fora de tema com "Què fas per a l'amanida d'avui, estic fingit" o "Ets gos és el CUTEST".
06 The Upshot: Utilitza el teu sentit comú
Igual que amb la majoria de la tecnologia, la videoconferència en línia és una eina meravellosa que impulsa el compromís empresarial i permet que persones que treballen fora de l'oficina tradicional siguin contribuents importants a l'equip de treball.
Però igual que amb la majoria de la tecnologia, els usuaris necessiten una idea sòlida i comuna del que és i el que no és propi en les reunions de videoconferència. Moltes llunes, el meu primer cap tenia aquest consell sobre el correu electrònic : "Si no escrivís el missatge en una targeta postal a casa teva mare, és probable que no l'enviïs per correu electrònic". Al món de videoconferència, aquest tipus de sentit comú és encara un consell molt bo.