- Abast
- Risc
- Suposicions
Aquest article ofereix un esquema d'aquests tres termes essencials de gestió de projectes i inclou enllaços i suggeriments per a una lectura addicional.
Abast
En la gestió de projectes, l' abast és el conjunt de límits que defineixen l'abast d'un projecte.
L'abast descriu el que s'ha de lliurar al client com a resultat de la iniciativa del projecte.
La comprensió de l'abast permet que el gestor de projectes i l'equip de projecte entenguin el que entra dins o fora dels límits del projecte. Si hi ha alguna cosa que no està en l'àmbit d'aplicació no s'inclou en el treball de planificació del projecte . Les activitats que entren dins dels límits de la declaració d'abast es consideren "en abast" i es comptabilitzen en el calendari i el pressupost. Si una activitat cau fora dels límits, es considera "fora de l'abast" i no està previst.
Ja sigui que sou un administrador de projectes o una part de l' equip del projecte, voldreu considerar si hi ha alguna cosa que sigui a l'abast o fora de l'abast a mesura que avança.
A tall d'exemple, imagineu que un client us ha demanat que creeu un lloc web. A mesura que esbossa l'àmbit (o estableix els límits) del projecte, indiqueu els següents elements com a àmbit d'aplicació:
- Disseny del lloc i diagrama de filferro
- Establiment d'un llit d'assaig
- Codificació a la wireframe aprovada
- Desenvolupament gràfic del tema del lloc web
- Prova i depuració abans de fer públic el lloc
Durant el transcurs del projecte, el client us demana que inclogui una visió general de la companyia. El vídeo no està especificat en l'àmbit del projecte i, per tant, està fora de l'abast.
Si bé és possible que estigui satisfet de fer el treball de vídeo per un càrrec addicional, això requerirà una revisió de l'abast i l'estimació de costos i temps del projecte.
A falta d'un document d'àmbit clar i acordat, el problema del vídeo podria haver-se convertit en un contenciós entre el vostre equip i els representants del client. Una declaració d'abast clar li va permetre desactivar la situació i fer front a un canvi de forma ordenada.
Llavors, com es determina què té o no? En primer lloc, voldreu esbossar tots els detalls del projecte que coneixeu actualment en funció de les discussions amb el client o el propietari del projecte. A continuació, voldreu fer suposicions clau que condueixin el que es considera dins o fora de l'àmbit.
Suposicions
En algun moment de la vostra vida, probablement se li ha dit: "No feu pressupostos". Tanmateix, fer assumptes en la gestió de projectes és una activitat quotidiana. Els supòsits us ajuden a definir l'abast i els riscos i ajusten les vostres estimacions pel temps i el cost. Per descomptat, és essencial documentar i validar els vostres supòsits.
Considereu alguna cosa senzilla, com ara crear un llibre. Imaginem que el vostre amic té una idea per a un llibre de taula de cafè i us ha demanat que gestioneu el projecte. La seva primera sol·licitud és per un pressupost perquè pugui obtenir finançament.
A mesura que defineix l'àmbit d'aplicació, és clar que el vostre amic no té coneixement de molts detalls, incloent el recompte de pàgines, la inclusió de la imatge, l'estil de coberta i el pes del paper que s'utilitzarà per a les pàgines. Atès que tots aquests factors tindran un impacte en la complexitat de costos i producció, hauran de fer suposicions sobre les especificacions i validar els supòsits que siguin acceptables o inacceptables amb el seu amic.
Després de més discussions, el teu amic et diu que planeja incloure 50 fotos al llibre. Podeu basar la vostra hipòtesi en les 50 imatges o, anticipant-se que aquest nombre augmentarà amb el temps, podeu assumir que hi haurà entre 75-90 pàgines amb imatges.
Podeu veure com les hipòtesis també afecten directament el calendari. Per exemple, imagineu que dirigeix un projecte en un parc que consisteix a construir un conjunt de swing.
Quan configureu el vostre projecte, se us donarà el pressupost i els membres de l'equip assignats, un dels quals està a càrrec dels materials. A mesura que creeu el vostre horari, us demanarà a la persona a càrrec dels materials quan arribi el ciment. Aquesta persona respon que no està segur de quan arribarà el ciment, però que creu que serà entre l'1 de juny i el 10 de juny. A mesura que construeix el seu àmbit d'aplicació i programació, suposa que el ciment arribarà a partir del 10 de juny. L'exemple mostra dos avantatges per fer suposicions.
El primer avantatge és que l'assumpció de rebre el ciment a més tard del 10 de juny permet planificar activitats que confien en el ciment que arriba. El segon avantatge és que proporciona a la persona a càrrec dels materials una data límit per lliurar el ciment, que pot enviar al seu proveïdor. Ha establert, inadvertidament, un termini clau perquè el projecte avanci.
La realització d'assumpcions estableix valors de referència sovint revisats durant el projecte per ajudar l'equip del projecte a mantenir-se a l'abast, a temps i dins del pressupost. Però, què passa quan les suposicions són errònies? Aquí és on entra el risc.
Risc
Una vegada que hàgiu creat el vostre àmbit d'aplicació i identifiqueu els supòsits que estan darrere de l'abast i les estimacions, voldreu començar a avaluar àrees de risc . El risc és el mateix en la gestió de projectes que en el món real; és un risc o possibilitat que pugui produir danys. (Nota: el Project Management Institute i el Project Management Body of Knowledge-PMBOK ofereixen definicions detallades de riscos i tipus i identifiquen el marc per a la gestió del risc de projectes).
Tots els projectes contenen riscos i, si sou el responsable del projecte o el propietari del projecte, no és només la seva responsabilitat anticipar-se al risc sinó que també és el vostre treball comunicar l'impacte potencial d'aquests riscos a l'equip del projecte i preparar-se per mitigar els riscos.
El risc arriba en diversos graus. De vegades, el risc pot significar que el projecte s'executarà de manera lleugerament diferent o que esdevindrà un xicotet encès inesperat. En alguns casos, però, el risc pot conduir a resultats catastròfics que fan que el vostre projecte estigui al capdavant.
Utilitzem l'escenari del parc infantil a partir de l'exemple anterior del ciment. Un dels riscos és que el ciment no arribi a la data prevista del 10 de juny. Quins són els possibles efectes d'aquest risc? Totes les activitats successives que segueixen després de l'abocament del ciment es retarden com a conseqüència d'aquest problema.
Els riscos també poden ser positius. Considereu l'impacte del projecte si el ciment es presenta abans del previst. Tot i que això sembla un resultat positiu, encara crea un problema per al temps i la seqüenciació de tots els altres passos del projecte.
Els gerents de projectes treballen amb els seus equips de projecte per fer ploure i identificar possibles riscos. Prenen el procés un pas més enllà i observem la gravetat potencial del risc i la seva probabilitat d'ocurrència. A més, identifiquen els individus més adequats per identificar quan s'està produint el risc i desenvolupen plans de mitigació de risc acordats.
Moltes empreses tenen plantilles de risc detallades que han desenvolupat amb el temps i per experiència amb altres projectes. Algunes indústries han compilat perfils de risc que s'utilitzen com a punt de partida per a l'anàlisi de riscos. Moltes indústries practiquen una anàlisi estadística molt detallada per a la planificació del risc.
La línia inferior
Els termes: abast, supòsits i risc, són importants en el món de la gestió de projectes. Utilitzeu aquest article com a punt de partida per explorar aquests termes i altres termes importants de gestió de projectes amb més detall.