Quan rebeu un correu electrònic d'una font que no reconeixeu, què feu?
És probable que consulteu primer la línia d'assumpte i, aleshores, esborreuu el primer paràgraf o dos per obtenir la idea del missatge. Si no sembla rellevant, el correu electrònic es dirigeix directament a la paperera.
La majoria de les persones tenen un mecanisme intern de filtrat, desenvolupat a partir de la necessitat de protegir-nos de la presa d'informació que ens arriba constantment. Ningú no té temps de revisar tot, així que fem una ullada ràpida i, després, decideix si voleu revisar més o simplement llançar el missatge.
Linia de subjecció
Si utilitzeu el correu electrònic per arribar als clients potencials, haurà de tenir en compte aquest filtre intern. No importa el ben fet o el missatge de correu electrònic si la vostra perspectiva mai no passa per la línia de l'assumpte. Com a resultat, l'assumpte i el primer paràgraf són, amb diferència, els components més importants dels correus electrònics de prospecció.
La línia de tema s'ha de dissenyar per ser rellevant per als vostres clients potencials. D'altra banda, no recorre als enganys.
L'ús d'un tema com "La reunió d'ahir" quan no es va reunir amb la perspectiva només farà que el destinatari s'enfada. Hi ha una línia molt fina entre una línia de tema convincent i una enganyosa, de manera que si no esteu segurs de quina categoria pertany al subjecte, proveu d'enviar-la a uns pocs amics o companys i demaneu una segona opinió.
La salutació
Quan hagueu preparat la línia d'assumpte, és hora d'observar el cos del correu electrònic. Comenceu sempre amb el nom del destinatari si el coneixeu perquè un saludo genèric com "Estimat propietari d'habitatge" us enviarà un correu electrònic eliminat a l'instant. Si no coneixeu el nom de la persona, és millor saltar-vos la salutació enterament i anar directament al text del cos.
L'obertura
El primer paràgraf ha de ser construït amb les mateixes regles bàsiques que per al correu directe , és a dir, cal intrigar immediatament el vostre lector i donar-los alguna cosa que els faci voler seguir llegint. En general, aquest és el punt en què el destinatari es va adonar que es tracta d'un correu electrònic de venda, de manera que haurà d'escriure alguna cosa prou interessant per superar aquesta "necessitat de suprimir" que tothom aconsegueix quan llegeix correu no desitjat.
La resta del vostre correu electrònic ha de contenir la premissa principal que heu proporcionat al vostre paràgraf inicial o dos. Mantingueu els paràgrafs curts i no utilitzeu text en negreta o en cursiva ni fonts fancy. I no incloeu gràfics, ja que disminueixen la visualització del missatge i, sovint, semblen enganyosos. Pitjor encara, molts programes de correu electrònic no descarreguen imatges a menys que el destinatari el sol·liciti específicament per a un missatge determinat, de manera que si utilitzeu moltes imatges, acabareu amb molts quadres en blanc al vostre missatge de correu electrònic.
Crida a l'acció
Finalment, treballeu en una crida a l'acció i almenys dues maneres d'arribar a la vostra perspectiva (correu electrònic i telèfon són les opcions òbvies, però és útil proporcionar un enllaç al vostre lloc web i una adreça física també). Incloeu el vostre nom, títol i nom de l'empresa a la línia de signatura.