Publicat el 01/08/2015
Les probabilitats són que, quan algú es promogui el seu primer paper directiu, serà la primera vegada que gestioni un pressupost per al departament.
La majoria de nous administradors reben poca o cap formació formal sobre com desenvolupar un pronòstic del pressupost, fer un seguiment de les despeses o com fer ajustos a meitat d'any. Sovint se'ls lliura un full de càlcul o un informe del seu administrador, o del departament de finances, i s'espera saber com fer-ho, o aprendre per prova i error.
Tot i que "prova i error" pot ser una manera eficaç d'aprendre una nova habilitat, seria millor que un nou administrador no hagués de fer massa errors dolorosos.
Aquí hi ha algunes lliçons apreses de la meva pròpia prova i aprenentatge d'errors, que crec que la majoria dels nous directius podrien beneficiar-se:
Inverteixi el temps per aprendre directament des del començament
No hi ha millor moment per fer preguntes "estúpides" que quan ets nou i no ho heu fet mai. És millor demanar i passar el temps d'aprenentatge inicial, en lloc d'esperar fins que algú hagi d'assenyalar els seus errors . Sol·liciteu el temps del vostre gestor (o predecessor si és possible) per revisar la filosofia subjacent, els objectius generals, el format i cada línia de comanda. Si la vostra organització té una persona financera, demana a la persona que us dediqui també. La majoria es rendibilitzarà i estarà disposat a compartir la seva experiència. Després de tot, si poden entrenar-vos com fer les coses segons les seves especificacions per avançat, tindreu menys mal de cap per a ells més endavant.
Feu un curs "Finances i pressupost per a directius no financers"
Consulti amb les escoles de negocis universitaris locals, sota "Executive Education". La majoria de les escoles de negocis ofereixen cursos de 1 a 3 dies, sense crèdits. Durant o després del curs, aprofiteu-vos per revisar l'informe anual de la vostra empresa i enteneu els diferents percentatges i informes financers.
Gestioneu el pressupost del vostre departament com és el vostre negoci
Quan treballem per a grans organitzacions, acabem de tractar els diners "de l'empresa" com si creixi en els arbres. No ho fa, i ara és el vostre treball com a gestor per tenir la propietat personal dels recursos del vostre departament.
Sigues un jugador d'equip
Si és possible, reviseu el pressupost del vostre administrador. Tot i que és important tenir la propietat del vostre pressupost, la vostra unitat forma part d'una entitat més gran. Demaneu al vostre administrador que us mostri el lloc on s'adapta el vostre pressupost i que admet una gran imatge, així com les interdependències amb els vostres companys. És possible que hi hagi moments en què un altre departament necessiti diners per objectius prioritaris que els vostres. No espereu que se us demani o si l'hi tregui: sigui proactiu i oferiu ajuda al vostre administrador d'iguals. Se't veurà com a estratègic i col·laboratiu .
No facis jocs estúpids
Només perquè "tothom ho fa", no vol dir que no sigui estúpid i dolent per a l'empresa. Un exemple d'un típic joc de pressupostos estúpids que els directius juguen és "utilitzar-lo o perdre la despesa". És quan s'acosta a finals d'any i el vostre pressupost s'està executant sota el vostre pronòstic. En anys anteriors, quan no us heu vist, el pressupost de l'any que ve es va establir en funció de l'actual d'aquest any.
Perquè no torni a tallar el vostre pressupost, feu una compra de compres: compra de coses que no necessiteu o emmagatzemi-ho si necessiteu.
Seguiu les despeses mensualment i feu correccions proactives
No assumeixi que "algú" us dirà quan supera el pressupost. De fet, fins i tot podria haver de demanar informes mensuals o fer-ne un seguiment. No espereu fins al final de l'any, quan sigui una sorpresa (per a vostè i el vostre cap). Per llavors, és massa tard per investigar i fer correccions. Responsabilitzar-se, mesurar-se i informar proactivament al vostre administrador.
Sigui transparent i involucri al seu equip
Compartiu el pressupost amb el vostre equip, potser fins i tot implicant-los en la configuració del pronòstic. Involucrar el vostre equip i ajudar-los a comprendre el procés de pressupostos crea un sentit de propietat compartida i encoratja als vostres empleats a trobar maneres creatives de gestionar les despeses.
Sigues estratègic
No feu els últims exercicis de l'any passat i afegiu deu per cent a la previsió de l'any que ve. Comenceu amb el desenvolupament d'una estratègia i objectius, i després determineu els recursos necessaris per assolir aquests objectius. Si necessiteu més de l'any passat, prepareu un cas empresarial per justificar la sol·licitud de fons addicionals.
No ho excedisca
Tot i que gestionar el pressupost és un paper important per a un administrador, no perdis mai els actius més importants: la teva gent! Assegureu-vos que estigueu gastant almenys cinc vegades la quantitat de temps en què el vostre equip es desenvolupa que és un nombre cruixent.