5 maneres de seguir el vostre projecte sense utilitzar gràfics de Gantt
Aquest no és l'únic repte dels diagrames de Gantt presents.
Les dades d'un gràfic de Gantt solen requerir un programari especial per a la visualització i edició, i la seva impressió gairebé sempre és un repte. A més, de vegades només vol centrar-se en una petita part d'un projecte sense estar aclaparat per tota la informació addicional.
Tot i que els gràfics de Gantt són una solució excel·lent, no són els únics. Quan necessiteu veure una mostra més petita de la informació o si necessiteu presentar una versió o part simplificada de la informació en una situació en què un gràfic de Gantt no seria pràctic, aquí hi ha cinc alternatives que podeu utilitzar.
Llistes de tasques
Tothom a la comunitat empresarial ha de ser familiar i còmode amb una llista bàsica de tasques pendents. De fet, organitzar-se és una de les millors habilitats per a un gestor de projectes .
Una llista de tasques fa la llista de tasques al següent nivell. Amb una llista de tasques, podeu afegir columnes addicionals per mostrar qui completarà cada tasca, l'estat de la tasca, les dates d'inici i finalització i la probabilitat que la tasca es completi a temps.
Fins i tot podeu afegir caselles de verificació per als membres de l'equip per comprovar si hi ha elements acabats.
Fulls de càlcul
Una carta simplificada en un full de càlcul és una altra alternativa. Encara podeu llistar tasques al costat esquerre, i encara podeu obrir barres per mostrar el vostre nivell de progrés i les dates d'inici i finalització estimades de les tasques.
Els fulls de càlcul poden requerir molt de temps i intensificar el temps per actualitzar, però, no voldreu utilitzar-los com a solució de gestió de projectes total. Per obtenir un informe simple i únic per a un client o gestor, però, un full de càlcul simplificat pot exposar visualment el projecte d'una manera que sigui
fàcil d'explicar i d'entendre. També és una bona opció per fer un seguiment del progrés del projecte.
Diagrames de flux
Els diagrames de flux o diagrames de xarxa mostren les tasques del projecte en l'ordre que necessiten per completar. Els diagrames de flux poden ser tan senzills o complexos com vulgueu. Per exemple, potser o no vulgueu incloure informació com ara la data d'inici i finalització de cada pas, el número d'identificació de la tasca o
la localització. Tingueu en compte que afegir massa informació pot fer que aquests diagrames siguin difícils de llegir.
Encara que moltes persones troben diagrames de flux més fàcils de llegir i comprendre que els diagrames de Gantt, fer-los poden ser una molèstia. A més, sovint són inadequats per problemes grans i complexos. Els gràfics de flux són els millors per presentar projectes senzills amb tasques que progressen de forma natural
el següent, però no s'hauria d'utilitzar com a eina a llarg termini o per a projectes massa complexos.
Taulers de Kanban
El seu projecte té un gran nombre de passos que no necessàriament s'han de fer en ordre seqüencial?
Té diverses persones que treballen en el mateix projecte o les tasques s'actualitzen amb freqüència? Si és així, Kanban pot oferir la solució ideal per a vostè. (Més informació sobre com funciona Kanban en la gestió de projectes ).
Amb un tauler de Kanban, cada tasca del projecte està escrita amb una nota adhesiva i col·locada a la columna corresponent, com ara "fer", "en curs" o "acabar". Quan es completa cada tasca, la nota adhesiva corresponent es mou a través del tauler fins que totes les notes es troben a la columna "fet".
Aquest sistema organitzatiu és molt fàcil d'entendre i modificar ràpidament, però no és molt portàtil, i cal tenir cura que cap de les notes caigui i es perdi.
Informes d'estat
Els diagrames de Gantt són excel·lents eines per fer un seguiment dels vostres projectes, no necessàriament per comunicar-lo. Si tot el que heu de fer és comunicar el vostre progrés amb un client, el vostre patrocinador del projecte o altres membres de l'equip, un informe d'estat pot ser la vostra millor opció.
A més, molts programes de programari de gestió de projectes crearan informes d'estat simplificats i fàcils d'entendre amb només uns pocs clics del ratolí, estalviant-vos un temps i una energia valuosos.
Els gràfics de Gantt són altament pràctics per fer el seguiment de totes les tasques que entren en un gran projecte, però no sempre són les millors per comunicar aquesta informació amb els altres, especialment aquells que no estan acostumats a llegir-los.
Vostè té diverses altres alternatives. Proveu amb una d'aquestes cinc alternatives de gràfics de Gantt. Podeu sorprendre gratament quant de temps estalvieu.