Quan la multitarea us faci menys productiva, proveu-ho
Em va encantar la multitarea.
Vaig pensar que em faria més productiu i em fa semblar superhumà, fent una mica d'això i poc d'això alhora, però els resultats es van demostrar d'una altra manera: mai vaig aconseguir res a la fi del dia i sovint se sentia frustrat.
Les investigacions de la Universitat de Stanford també m'han demostrat malament. Forbes porta una història sobre un estudi de la Universitat de Londres que demostra que no només la multitarea et fa menys productiva, fins i tot et fa muda!
Després, em vaig topar amb el mètode GTD. Va sonar increïble i he presentat una versió simplificada per ajudar-me a ser més productiu i feliç en el treball.
Heus aquí com ho faig.
01 1. Penseu-ho
Pot ser qualsevol cosa des de la signatura d'un contracte comercial fins a la celebració d'una campanya benèfica. O, pot ser un viatge de personal de l'empresa, com en el meu cas.
Sabia exactament el que vull aconseguir, així que aquesta era la meva destinació. No cal preocupar-me per com arribar-hi perquè sabia que emgotaria els detalls més tard.
02 2. Empty
Com ha dit David Allen, la vostra ment és tenir idees, no sostenir-les.
Ara heu fet la part més senzilla, seguim el pas següent: obteniu tots els vostres pensaments del vostre cap.
Jo sabia que la majoria dels nostres empleats volen visitar Japó, portar les seves famílies i amics, veure les belles fulles d'auró a la tardor, provar el famós udono de Sanuki, etc., i sabia que he de trobar una agència de viatges raonable per ajudar-me.
Podeu utilitzar una ploma o quadern per escriure les idees, o escriure-les a TextEdit, Bloc de notes o Documents de Google. O fes el que he fet, fes servir una senzilla web de presa de notes i una aplicació mòbil com Evernote.
El més bonic d'aquesta aplicació gratuïta és que cada vegada que es produeix una idea, podeu afegir-lo a les vostres notes immediatament perquè està disponible en tots els vostres dispositius. D'aquesta manera, és menys probable que perdis un detall important, com (en el meu projecte) comprovant si algun dels professionals era vegetariana o si tenia al·lèrgia.
03 3. Trencar-ho
A continuació, poseu les vostres idees on pertanyen a les categories apropiades i les trenqueu en elements que siguin d'interès.
Allunyeu-vos de les tasques de presa de notes a alguna cosa que us ajudarà a fer-ho. Les eines de gestió de tasques, especialment aquelles amb un nombre il·limitat i nivells de tasques com Quire, seran útils ara.
Mirant les meves notes, que eren desordenades i lleig, vaig fer una llista de tasques com "Itinerari" amb tasques filials (o fills), com ara "Quins llocs vols visitar", "Quins restaurants heu de menjar" i "Què emmagatzema per comprar a 'en un projecte que vaig anomenar' Staff Trip 2015 '.
Mentre us trobeu al vostre compte, podeu afegir detalls com ara data de venciment i etiquetes per a les vostres tasques com "Urgències" o "Més tard". Això només us ajuda a recordar-vos què heu de fer primer. També podeu reordenar-los en qualsevol moment si la seva prioritat canvia.
04 4. Feu-ho
Finalment, és hora d'arribar a les especificitats.
Probablement aquest sigui el pas més que requereixi de temps, on haurà de discutir, obtenir ajuda externa i completar cada tasca abans d'arribar a la seva destinació, en el meu cas, a l'aeroport de Narita, en el seu cas, al tancament de qualsevol projecte en el que s'estigui treballant. .
Per exemple, mesos abans de desembarcar a l'aeroport de Narita, vam haver de discutir primer l'itinerari entre nosaltres. Ho havia trencat en el pas 3 i després he hagut de cercar per trobar les principals agències de viatges, tornar a discutir amb quin treballar, contactar amb l'agència, etc.
Afortunadament, podia fer zoom en una tasca o filtre en particular en la data i l'etiqueta per mantenir-se enfocada utilitzant les eines de gestió de tasques, de manera que no em sentia pressionat ni aclaparat.
Així que, aquí estic, acabant aquesta publicació amb la meva televisió, iTunes va tancar, i la boca tancada, sentint-me bé i orgullosa de mi mateix. Pots ser també.