El paper més important d'una Carta del projecte consisteix a establir exactament el que s'aconseguirà amb el projecte. Vegem el que hi ha en aquest document essencial del projecte.
Què va cap a una carta de projecte?
La primera secció d'una Carta del Projecte explicarà el nom del projecte, els noms del patrocinador i el director del projecte i la data en què es va elaborar el document.
A continuació, s'entra a la carn del document.
Les seccions principals d'una Carta del Projecte són les següents.
Propòsit del projecte: això explica per què es vol el projecte. Podeu consultar un cas empresarial o el contracte que està impulsant aquest projecte o simplement explicar per què és important fer aquesta tasca.
Descripció del projecte: expliqueu en aquest apartat què farà el projecte. Heu d'incloure detalls sobre els elements que es van a construir o els serveis que es lliuraran.
Pressupost: en aquest punt, és possible que no tingueu tots els detalls sobre les tasques del projecte, de manera que no podeu col·locar un pressupost de projecte complet i detallat. Tingueu en compte les restriccions pressupostàries o la gamma inicial d'alt nivell de les despeses que espereu.
Riscos: tots els projectes tenen riscos. Aquesta secció de la Carta del projecte constitueix la versió primerenca del registre de riscos del projecte. Documenta els riscos que coneguis en aquest punt perquè l'equip directiu pugui veure el que pot afectar el projecte endavant.
Fites: si coneixeu els fites d'alt nivell, incloeu-los a la Carta del projecte en aquesta secció. Podeu transferir-los al vostre gràfic de Gantt més endavant quan vingueu a crear un pla més detallat. En aquest moment, només busqueu dates mortes o qualsevol cosa especificada en els contractes als quals està treballant.
Objectius del projecte: aquesta és una secció molt important, però pot ser difícil d'agrupar. Estàs intentant respondre a la pregunta: "Com sabrem quan acabem?". Escriure el que espera que el projecte es lliuri i com sabrà si hi arribeu. Per exemple, en un projecte per iniciar un sistema d'enregistrament de temps per a tots els departaments, l'objectiu podria ser: "Tots els equips utilitzaran el sistema de full de temps abans de final d'any". També cal tenir en compte qui serà el responsable acceptant que heu assolit aquest objectiu. Això evita qualsevol problema al final del projecte, de sobte, ningú està preparat per signar el treball com a complet.
Nivells d'administració de l'administrador del projecte: A menys que estigui clar i documentat en un altre lloc, val la pena incloure una secció de la Carta sobre el que podeu fer sense haver de tancar la sessió d'un usuari més alt. Això generalment es refereix a quins nivells de tolerància s'han fixat en el pressupost i en els terminis i s'expressaria així: "El gerent del projecte té una tolerància del 10% pel pressupost i una tolerància del 5% segons el calendari. Qualsevol desviació per sobre dels límits aprovats ha de ser aprovada pel patrocinador del projecte. "Podeu ampliar aquesta secció per especificar l'autoritat del projecte que, si s'escau, té sobre la contractació i el despatx del personal de l' equip del projecte .
Aprovació de la Carta del Projecte
La secció final de la Carta del Projecte és la secció d'aprovacions. El gestor de projectes i el patrocinador del projecte (o la persona que va iniciar el treball, si encara no s'ha designat un patrocinador a més llarg termini), ha de signar i datar el document. Avui, és probable que sigui a través del correu electrònic, així que conserveu una còpia de l'autorització del correu electrònic als fitxers del projecte en cas que hagueu de tornar a fer-ho.