Com un supervisor, una de les maneres més grans que un patrocinador del projecte admet a un gestor de projectes és a través de problemes de maneig, només algú amb el control organitzatiu del patrocinador del projecte pot gestionar.
Quan els administradors de projectes es trobin en problemes només els patrocinadors del projecte poden resoldre, aquí teniu les coses que han de fer els administradors del projecte.
Escapeu totes les altres opcions
Els patrocinadors del projecte solen ser a nivell organitzatiu on la majoria de decisions són difícils, perquè si una decisió és senzilla, es fa a un nivell inferior. Han de prendre decisions difícils ràpidament a vegades amb informació limitada.
Com a gestor de projectes, heu d'assegurar-vos que heu esgotat totes les altres opcions per resoldre el problema abans d'anar al patrocinador del projecte. Per exemple, diuen que teniu un membre del grup del projecte que no compleix els seus compromisos. Abans d'emetre el problema amb el patrocinador del projecte, hauríeu d'intentar resoldre el problema individualment amb el membre de l'equip del projecte. Quan això no funcioni, heu d'anar al supervisor del membre de l'equip. Una vegada que no resol el problema, podeu solucionar el problema al patrocinador del projecte. Has esgotat les opcions per resoldre els problemes de baix a dalt.
Ara, el patrocinador del projecte pot treballar sobre el tema des de dalt cap avall. El patrocinador del projecte haurà de resoldre el problema amb el seu company i informar-lo del seu camí d'actuació acordat.
L'últim que vol passar és que el patrocinador del projecte tingui una resolució que podria haver implementat sota la seva pròpia autoritat sense cap tipus d'ajuda.
De vegades passa això. Tothom fa errors. Conegueu aquestes situacions quan es produeixin, i seràs un millor gestor de projectes per a això. La propera vegada que es produeixi una situació semblant, la gestionaràs millor que abans.
Sigui específic sobre el que necessiteu
Tot i que els patrocinadors del projecte estan acostumats a treballar a partir d'informació incompleta, un gestor de projectes no ha de deixar de banda la informació rellevant. És important que el patrocinador del projecte tingui un context per a la situació que necessita la seva atenció.
Un cop el patrocinador del projecte tingui un context adequat per a la decisió, especifiqueu el que necessiteu del patrocinador. Necessites orientació sobre com procedir? Necessites l'autorització per fer una acció particular? Necessites un problema resolt? Necessites recursos que no pots obtenir?
Si no heu pensat amb precisió el que necessiteu, podeu decidir sobre allò que necessiteu, però descobriu-ho més endavant es va equivocar. Penseu en el problema abans de portar-lo al patrocinador per minimitzar el risc de malbaratament.
Mantingueu la vostra sol·licitud enfocada
Els patrocinadors del projecte són persones ocupades. Nombrosos problemes fan que els seus horaris deixin de succionar el temps.
Quan un gestor de projectes té una necessitat genuïna del temps del patrocinador del projecte, això no és una cosa dolenta ni una intrusió en el temps del patrocinador.
El temps transcorregut amb el gestor de projectes i el patrocinador del projecte hauria de ser altament productiu. Manteniu la vostra sol·licitud enfocada perquè utilitzeu només el temps del vostre patrocinador quan sigui necessari.
Com que el vostre patrocinador experimenta un temps productiu amb vosaltres, us esperarà les vostres reunions. Les persones d'alt nivell d'organitzacions sovint passen el temps en reunions improductives que han d'assistir. Participar en una reunió productiva podria ser un canvi de ritme energètic per al patrocinador del projecte.