Els auditors interns s'enfronten als negocis d'altres persones per guanyar-se la vida. A la superfície, això sembla que s'insereixen on no pertanyen, però en realitat, tenen un paper fonamental en la protecció de les seves organitzacions.
A mesura que avança la seva carrera en el servei públic , hi ha una bona probabilitat que haurà de respondre a les preguntes plantejades pels auditors interns. Aquestes preguntes poden provenir de molts motius diferents, i molt pocs d'ells volen dir que se li acusa d'errors. En la gran majoria de circumstàncies, només estan recopilant informació. Per exemple, poden estar intentant comprendre com funciona la vostra part de l'organització.
No hi ha necessitat de tensió quan un auditor intern us parli. Els auditors interns són professionals que només intenten fer el treball del dia. Per descomptat, el seu treball pot fer que vosaltres i els altres siguin incòmodes. Identifiquen debilitats en els sistemes i recomanen accions correctives.
Però al final, fan que les seves organitzacions funcionin millor, i les seves respostes a les seves preguntes són fonamentals per fer que això succeeixi. Així que aquí hi ha tres consells per respondre als auditors interns quan arriben a la seva porta.
01 Respongui honestament.
Els auditors interns saben quan alguna cosa no compleix. No els doni un motiu per dubtar de la vostra credibilitat per no ser completament honest.
Si no coneixeu la resposta a una pregunta, no intenteu fer-vos pas el pas. Acabarà de fer-se semblar tonto quan trobi la resposta real. L'elecció molt millor és simplement dir que no saps la resposta. Si és una cosa que podeu investigar per a ells, oferiu-ho. Pot ser que us agafin de l'oferta o que ja tinguin algunes idees sobre com obtenir la resposta.
Quan creieu que els auditors interns no agraden la vostra resposta, no us oblideu de respondre. Volen comprendre coses tal com existeixen, de manera que fins i tot quan la seva resposta no sigui el que facilitarà la seva feina o el que esperen escoltar, necessita saber la veritat.
02 Assumeixi que no sap res sobre la seva àrea d'especialització.
Els auditors interns solen ser persones afilades, però no poden ser experts en tot. Alguns centren la seva formació professional i treballen sobre aspectes particulars de l'auditoria interna com ara sistemes d'informació o finançament, però no assumeixen que coneixen la seva àrea d'especialització.
Això sona com un donat, però és fàcil entrar en l'ús de jerga o saltar els passos en descriure processos. El que és una acció sense pensar és probable que no sigui per a l'auditor intern que intenta comprendre els processos empresarials. Penseu en totes les accions que feu. Alguna cosa que pot semblar un pas cap a tu en realitat podria ser diversos passos que heu creat junts en la vostra ment durant anys de repetició.
Fins i tot quan la conversa sembla tediosa i massa senzilla, recordeu que els auditors interns intenten trencar els processos en les seves activitats més reduïdes. Només llavors poden trobar on els processos poden anar malament.
03 Connecteu els punts per ells.
No només els auditors interns deconstrueixen els processos als seus petits bits, sinó que també busquen la interconnexió entre persones i processos. Busquen a totes les persones que participen en un procés per veure qui ha d'estar involucrat, que no està involucrat, sinó que ha de ser, com interactuen aquestes persones i si hi ha controls suficients per prevenir o atrapar frau, malbaratament o abús.
En respondre als auditors interns, indiqueu on vostè i els vostres processos interactuen amb els altres i els seus processos. Connectar els punts d'aquesta manera els proporciona una visió més clara de com funciona l'organització en general. Aquesta informació també proporciona auditors interns sobre qui parlar i on trobar informació addicional.