Què és un pla de gestió de grups d'interès?
Quins són els grups d'interès?
Els grups d'interès poden ser interns i externs a l'organització.
Exemples de grups d'interès interns inclouen executius i unitats de negoci com ara la comptabilitat i la tecnologia de la informació. Les unitats de negoci solen tenir representants a l'equip del projecte. Els grups d'interès externs poden ser grups d'interès, empreses i organitzacions cíviques. És estrany que els agents externs estiguin representats en l'equip del projecte. Per a les agències amb autoritat reguladora, les indústries que regulen solen ser el grup d'interès extern més important per a qualsevol projecte. Si l'equip del projecte identifica un stakeholder, aquest stakeholder s'hauria de contemplar en el pla de gestió de les parts interessades.
No és pràctic que un equip de projecte consisteixi en membres que representin a tots els grups d'interès. En molts casos, és impossible. Tanmateix, l'equip del projecte necessita ingressos i compres dels grups d'interès perquè el projecte tingui èxit. Per exemple, una organització governamental vol renovar i modernitzar completament el programa de programari propietari més utilitzat.
Gairebé tothom a l'organització utilitza el programa d'alguna manera. Tot tipus d'usuaris no es poden representar directament a l'equip del projecte, de manera que l'equip dediqui formes de recollir l'aportació dels grups d'interès i decideix les maneres d'informar els interessats sobre l'estat del projecte. Aquests mètodes de recollida d'estratègies d'entrada i comunicació estan documentats en el pla de gestió de les parts interessades.
Diferència entre el pla de gestió i el pla de comunicació dels grups d'interès
Hi pot haver una gran quantitat de sagnat entre el pla de gestió de les parts interessades i el pla de comunicació del projecte. Les seves funcions són molt similars. Un pla de gestió de les parts interessades és més ampli ja que facilita l'aportació al projecte i esbossen els resultats. Un pla de gestió de les parts interessades és més estret ja que només s'adreça a aquells amb interessos creats, mentre que un pla de comunicació podria incloure públics més amplis.
S'executa un pla de gestió d'interessos durant un projecte
El director de projecte sol mantenir el pla de gestió de les parts interessades. A mesura que avança el projecte, el director del projecte revisa el pla de gestió de les parts interessades i el porta de tornada periòdicament a l'equip del projecte per considerar actualitzacions. Un projecte pot semblar molt diferent al centre de la seva cronologia que en les etapes de planificació, per la qual cosa és important assegurar-se que els documents orientadors d'un projecte es modifiquin si es necessiten circumstàncies.
Exemple de com funciona un pla de gestió de grups d'interès
Aquest és un exemple de com un pla de gestió d'interessats pot canviar durant el desenvolupament d'un projecte. Una agència estatal s'embarca en un projecte de creació de normes. A mesura que comença, el patrocinador del projecte i el gestor de projectes presenten una llista de les parts interessades per incorporar-se al pla de gestió de les parts interessades.
Una de les primeres tasques de l'equip del projecte és encarregar el pla. Després d'uns mesos, un membre de l'equip del projecte identifica un interessat que ningú no pensava a l'inici del projecte. El director del projecte afegeix el nou grup d'interès al pla i crida a una reunió d'equip de projecte per discutir com involucrar al nou actor. Un cop l'equip decideixi què fer, el director del projecte informarà el patrocinador del projecte.
Clarament, el pla de gestió de les parts interessades és un document viu. A mesura que el projecte canvia, el pla de gestió de les parts interessades pot canviar amb això per satisfer millor les necessitats del projecte. Amb un pla de gestió de grups d'interès àgil, un equip de projecte pot recollir de manera apropiada els comentaris i les opinions dels grups d'interès, així com mantenir informats a aquests grups d'interès.