Només trigarà uns minuts cada dia per obtenir una oficina neta
Per què mantenir-lo net? La teva carrera es veu afectada per la desordena! I la declaració no és tan difícil com vostè pensa que és.
Purgeu i netegeu la vostra oficina en petits passos durant cinc dies perquè no se senti abrumador. A continuació s'explica com fer-ho.
Purge, Sort i Clear your Space
Agafa un barril de paperera i paperera de reciclatge i comença a purgar . Aquesta és la millor part! L'objectiu és purgar-vos d'aquest embolic per deixar espai per a moltes coses bones per venir. Col·loqueu coses que calguessin guardar en una caixa o en una cantonada de la vostra oficina. Tingueu en compte si la paperassa a la paperera de reciclatge ha de ser triturada o no.
Per ajudar a mantenir les coses organitzades, minimitzeu els efectes personals a la vostra oficina perquè també cal mantenir-ne neta.
Al final, el vostre escriptori o àrea de treball ha de ser clara. Feu un netejat i pols ràpid i torneu a endinsar-vos al vostre treball.
Trobeu una casa per a tot
A la propera hora programada per netejar la vostra oficina, heu de trobar una llar per a totes les vostres coses.
Per evitar futurs desordres, tot a la teva oficina necessita tenir una llar. Després d'utilitzar un element, hi ha aquest magnífic punt on esperareu allunyar-lo.
El desordre passa quan les coses no tenen casa. El millor moment per trobar una casa per a les coses és quan el vostre espai és clar i net. Tindreu un gran aspecte sobre el que el vostre espai és capaç de mantenir.
Desenvolupar un sistema de fitxers
Ara és el moment de fer front a aquella pila de documents que heu posat en aquesta caixa a la cantonada.
Si el vostre sistema de presentació consisteix a llançar memoràndums o enviar correus en una pila al vostre escriptori, haureu d'organitzar la vostra oficina. Comenceu per recollir carpetes del gabinet de subministrament. Organitzeu-los per matèria, data o tipus de document en un gabinet de fitxers. Cada vegada que un document surt amb el vostre escriptori, o bé el llença o ho faig. Forçar-se a aixecar-se del seu escriptori o obrir el calaix i arxivar cada paper en el seu lloc adequat.
Netegeu la vostra col·lecció de targetes de visita
Heu trobat una gran quantitat de targetes de visita quan heu desbloquejat el vostre espai de treball o documents amb números de telèfon escrits per ells? Agafa el telèfon i busca una nova aplicació. Hi ha moltes aplicacions que poden escanejar una targeta de visita i transferir la informació al telèfon intel·ligent com ara Evernote o ScanBizCards.
Deixeu de banda un temps, depenent de quantes cartes necessiteu escanejar, per assegurar-vos que totes les dades es transfereixen de forma segura abans de reciclar les vostres targetes. Anar endavant cada vegada que obtingueu un nou contacte o targeta de visita, escanejar-lo.
Organitzeu els documents al vostre ordinador
Cal que trobeu informació al vostre cap o client de manera puntual. L'organització dels fitxers informàtics és tan important com els fitxers de paper.
Tant si treballa en fulls de càlcul, com en Microsoft Word o en altres programes, organitzeu documents informàtics segons la data, l'assumpte o la categoria.
Abans de començar a moure documents, escriviu una jerarquia organitzativa que funcioni per a la vostra documentació que facilitarà la vostra vida laboral. A continuació, comenceu a moure documents.
Després d'anar a través dels seus documents no deixeu que es malgastin. Assegureu-vos de fer còpia de seguretat de fitxers en una unitat externa de disc dur o flash per evitar perdre el treball si el vostre sistema informàtic s'estavella.
Actualitza el paperwork de forma periòdica
Quan el calaix del vostre gabinet d'arxius estigui ple, no podeu tancar-lo, és hora de reduir el desordre de paper eliminant els documents obsolets. Programeu un temps específic cada setmana per fer un balanç de la documentació . Eviteu llançar fitxers sencers. En lloc d'això, només desfer-se del material obsolet, com ara fitxers per a clients que no han utilitzat els vostres serveis en dos anys. Compartiu fitxers més grans i només conserveu els elements més actualitzats.
Organitzeu la vostra oficina setmanalment
Una oficina desordenada és un camí cap a una vida laboral ineficaç. Reserva 15 minuts després del dinar per organitzar coses. Arxiu documentació necessària, escaneja targetes de visita, organitza fitxers i fulls de càlcul i torna a posar els articles a casa seva.
Una vegada que hagueu desbordat el vostre espai personal en el treball, se't sentirà increïblement energèticament. Et sentiràs més lleuger i aquesta energia positiva passarà als altres. Eviteu tornar al vostre estil antic fent que el neteja setmanal sigui habitual. La vostra oficina començarà a estar tan organitzada que aquests 15 minuts teniu un calendari per netejar, podeu fer servir ioga o meditar per ajudar-vos a netejar la vostra ment. Veure? Les coses bones ocorren quan purgues i neteges.