Com trobar registres importants de forma ràpida i senzilla
L'única vegada que sembli pensar en els seus documents importants és quan els necessiteu. I, moltes vegades, no les podeu trobar quan les necessiteu perquè no teniu un sistema organitzat i centralitzat per emmagatzemar els vostres documents importants i / o l'última vegada que els necessitava, simplement el tornava a introduir al mar de papers a la vostra oficina a casa en comptes de tornar-lo a posar on pertanyia.
So familiar?
Amb tots els vostres documents importants distribuïts per tota la vostra casa, perdreu molt de temps i energia buscant-los. També corre el risc de perdre alguns d'ells completament. Però amb uns senzills passos, podeu organitzar els vostres documents paperers importants en una hora aquest cap de setmana.
Necessiteu un petit gabinet de dos calaix o una caixa de fitxers penjant portàtil, fitxers penjants multicolors (6 colors diferents), carpetes manila de tercera tapa i una caixa de seguretat contra incendis (opcional). O podeu comprar una carpeta d'enllaços i d'insercions de pestanyes grans. Una vegada que tinguis els productes aquí hi ha els sis passos que seguireu per organitzar la documentació.
Pas 1: reuniu tots els vostres documents
Abans d'organitzar tots els documents importants, heu de localitzar-los. De vegades és més fàcil dir-ho que fer-ho.
Comproveu la vostra oficina a casa, com ara els calaixos i els papers apilats al vostre escriptori o taula. Comproveu que les piles de paper estiguin desordenades als taulells de la cuina, així com els calaixos i les cistelles de la cuina.
Mireu el tocador i el taulell de la vostra habitació (podrien haver-los deixat allà a la pressa del matí i oblidar-los). Per últim, però no menys important, consulteu la vostra cartera o maletí per obtenir documents importants que encara us porteu a l'entorn (ops).
Pas dos: classifica els teus documents
Els documents més importants es troben en una de les següents sis categories.
Ordeneu tots els documents reunits de la manera següent:
- Registres d'habitatge i de propietat: hipoteca, actes immobiliaris, projectes i rebuts de millores per a la llar, manuals i garanties d'electrodomèstics, informació sobre impostos immobiliaris, pòlisses d'assegurances i manuals
- Registres automàtics: títols, registres de manteniment, pòlisses d'assegurances i informació, informació de préstec i registres de pagament
- Registres de salut: pòlisses d'assegurances, manuals de beneficis d'assegurança mèdica, explicacions de beneficis mèdics, factures mèdiques, llistes de receptes, informació de despeses flexibles, rebuts mèdics, directrius mèdiques, pòlisses d'assegurances de vida
- Registres financers: declaracions bancàries, declaracions d'impostos, registres de deduccions fiscals, registres d'inversions, registres de préstecs, declaracions de targetes de crèdit
- Registres electrònics: contractes de telèfons mòbils i manuals; rebuts de vendes i garanties per a ordinadors, ordinadors portàtils i iPads; plans i factures per cable i Internet; recepció de vendes i manual d'enrutador sense fils
- Registres personals: certificats de naixement, certificat de matrimoni, certificat de divorcis, documents de custòdia, informació de seguretat social, registres d'immunització, passaports, registres de serveis militars, registres de confirmació i bateig, testament, pla funerari i informació sobre llocs de sepeli. Si teniu mascotes, també podeu incloure els vostres documents importants, com ara la informació veterinària i la vacuna d'aquesta categoria.
Pas tercer: cerqueu els vostres documents vitals
La majoria dels documents importants es poden emmagatzemar en un gabinet de presentació normal o en un quadre de fitxers penjat portàtil. Hi ha alguns, però, que realment s'han d'emmagatzemar en una opció segura o fora d'emmagatzematge a prova d'incendis, com ara una caixa forta.
Els documents vitals són documents que serien molt difícils o molt per substituir. Poden contenir informació personal confidencial que es pugui comprometre en cas de ruptura o robatori. En el cas, la vostra casa va ser destruïda per incendi o inundació, voldríeu que aquests documents vitals quedessin intactes.
Per a la majoria de la gent, es consideren de vital importància els següents documents: informació de seguretat social, certificats de naixement, pòlisses d'assegurança, informació de contacte del seu agent, voluntats, actes immobiliaris, títols d'automòbils, passaport i contracte o acord que requereixin la vostra signatura original.
Feu una llista mestra de tots els documents vitals que introduïu a la vostra caixa forta segura contra incendis o en una opció d'emmagatzematge fora de lloc.
Pas quatre: duplicar la cartera
La majoria de nosaltres portem informació crítica a les nostres carteres cada dia. Coneixes tot el que hi ha a la teva billetera? Què faria vostè si la seva cartera es va perdre o va robar?
Feu còpies de la seva llicència de conduir, targeta de donant, targeta d'assegurança mèdica, targetes de membres com ara les targetes de fidelització de gimnàs de supermercats, clubs de magatzem i, sobretot, totes les targetes de crèdit i de dèbit (còpia frontal i posterior). Manteniu aquestes còpies amb els vostres altres documents en paper importants:
Pas cinc: crear un sistema de presentació simple
Com més senzill sigui el sistema de presentació, més probable és que ho utilitzeu de forma coherent. Prengui cada categoria de document important i assigni-li un color de fitxer penjat:
- Registre de propietats i immobles
- Registres automàtics
- Registres de salut
- Rècords financers
- Registres electrònics
- Registres personals
Afegiu el nombre adequat d'arxius penjants al vostre sistema de fitxers per la quantitat de documents que teniu a cada categoria.
Utilitzeu les carpetes de manila i creeu una carpeta per a cada document individual de cada categoria. Col·loqueu les carpetes a la secció de fitxers penjants corresponents.
Si heu comprat una carpeta de tres anells i insercions de pestanyes grans, marqueu les pestanyes amb els noms de registre anteriors, feu clic a tots els documents i organitzeu-los. Si els papers no han de ser perforats per paper, l'orifici del paper posa una carpeta i posa els documents a la carpeta.
Ara, si la paperassa no és el vostre, això pot ser un moment d'alliberament per a vosaltres. Podeu escanejar tots aquests documents, guardar-los en un disc dur i, a continuació, fer-ho tot. No obstant això, utilitzeu la vostra pròpia discreció, ja que alguns documents estan millor deixats de guardar. Utilitza el teu millor judici.
Manteniment en curs
Ara que els vostres documents importants s'organitzen, manteniu-los organitzats. Cada mes, quan pagueu les vostres factures, introduïu qualsevol document nou a la secció corresponent del vostre sistema de fitxers. Al mateix temps, busqueu els documents que heu eliminat del sistema durant el mes que encara podria estar fora del sistema de presentació. Torneu a enviar-los. Almenys dues vegades l'any, reviseu els documents del vostre sistema de fitxers per veure si es pot purgar qualsevol. Un bon calendari a seguir és el primer de l'any i al final de cada curs escolar.
Amb un petit esforç, podeu obtenir beneficis a llarg termini organitzant els vostres documents paperers importants.
Editat per Elizabeth McGrory.