Les organitzacions governamentals realitzen projectes quan cal canviar algun aspecte de la realització del treball de la població. Segons l' Institut de Gestió de Projectes , un projecte és "una activitat de grup temporal dissenyada per produir un producte, servei o resultat exclusiu". Quan un projecte canvia el funcionament d'una organització, els productes finals del projecte s'incorporen al treball diari i, per tant, milloren el treball de l'organització perpetu.
Pot semblar fàcil, però no ho és. El canvi és difícil i els projectes poden funcionar fàcilment amb els rails. Cada dia provoca reptes que amenacen el progrés i l'èxit d'un projecte. Per combatre aquest perill, els projectes necessiten certs elements clau. Amb els següents elements en el lloc, un projecte té moltes possibilitats d'èxit.
01 Un patrocinador del projecte compromès
Un patrocinador del projecte té quatre responsabilitats principals relacionades amb el projecte. En primer lloc, el patrocinador defensa el projecte. Ell o ella animen a l'equip del projecte de forma pública i privada. En segon lloc, el patrocinador dóna suport al gestor del projecte . Quan un gestor de projectes necessita obstacles eliminats, ell o ella demana ajuda al patrocinador perquè el patrocinador té el control organitzatiu per fer que les coses passin. En tercer lloc, el patrocinador alinea els recursos proporcionant-los directament o treballant amb altres persones d'alt nivell per obtenir recursos. Quan el patrocinador és un fort campió per a un projecte, els companys de patrocinador tenen més possibilitats de contribuir amb recursos significatius. En quart lloc, el patrocinador facilita la presa de decisions. Quan l'equip del projecte s'enfonsa, el patrocinador pot ordenar la decisió o prendre la decisió.
El patrocinador es manté informat a través de la comunicació constant amb el responsable del projecte. Tots dos treballen conjuntament per determinar quan el patrocinador necessita fer un pas més i exercir amb força les responsabilitats del patrocinador en suport del gestor de projectes. Per exemple, un administrador de projectes podria tenir problemes per obtenir informació del departament d'Hisenda de l'organització. El patrocinador del projecte pot acostar-se al director financer sobre la situació i demanar que es prioritzi la tasca d'obtenir la informació per sobre de les tasques competidores.
02 Objectius clars i abast
Abans de fer un projecte o fins i tot planificar-lo, el patrocinador del projecte ha d'articular els objectius i l'abast del projecte. Els objectius són les grans coses que el projecte s'ha de dur a terme. Realitzeu un projecte de millora del programari, per exemple. Un departament de recursos humans utilitza un conegut programari empresarial personalitzable per gestionar la nòmina. L'organització vol afegir un mòdul per a la gestió de l'aprenentatge. Els objectius del projecte són personalitzar el programari de gestió de l'aprenentatge a les necessitats empresarials de l'organització i integrar-lo amb el sistema de nòmines existent.
L'àmbit d'aplicació defineix els paràmetres del projecte. Continuant amb l'exemple del projecte de programari; l'abast d'aquest projecte es limita a introduir el sistema de gestió de l'aprenentatge i integrar-lo amb el sistema de nòmines. Moltes vegades, és útil identificar coses que estan fora de l'abast per entendre què té a l'abast. Per a aquest projecte, afegir altres mòduls està fora de l'abast. El departament de comptabilitat no pot accedir al director del projecte i sol·licitar facturació, comptes a cobrar o mòduls de pagament de comptes.
L'addició d'un mòdul una vegada que s'ha definit el projecte permet que s'aprovi l'abast . Els bons patrocinadors de projectes i els gestors de projectes es protegeixen de la fluctuació de l'abast i són molt reticents a afegir un abast a mig-projecte. Augmentar l'abast del projecte augmenta la necessitat del projecte de recursos com ara temps i diners. A més, treballar en l'àmbit addicional posa en risc la qualitat dels productes de treball.
03 Un bon gerent de projecte
Els administradors de projectes solen tenir els següents trets que els ajuden a moure el projecte. Els administradors de projectes són planificadors. Ells pensen en la seqüència de treball i saben què ha de passar després que l'equip finalitzi la tasca que es tracti. Fan bons plans però també saben quan ser flexibles i desviar-se d'un pla. Els directors de projectes són de confiança. Amb el seu èxit depenent del treball dels altres, els gestors de projectes necessiten que la gent confiï en la seva bona intenció i competència. La confiança és especialment important en la relació entre el gestor de projectes i el patrocinador del projecte. Els administradors de projectes solen ser extrovertits perquè la gran majoria del seu treball implica la comunicació.
Es responsabilitza dels seus compromisos. Aquí teniu un exemple. Un supervisor del membre de l'equip de projecte va dir al director del projecte que el membre de l'equip podria dedicar quatre hores setmanals al projecte. Aquest membre de l'equip ha perdut dues reunions setmanals seguides i no ha avançat en les seves tasques assignades en l'estructura de desglossament del treball. Després de la primera reunió perduda, el director del projecte es va reunir amb el membre de l'equip per discutir l'absència i els terminis perduts. El membre de l'equip va dir que tenia més prioritats urgents. L'administrador del projecte va sospitar que això no era cert, així que després de la segona reunió perduda, el director del projecte es va reunir amb el supervisor del membre de l'equip. El supervisor va dir al gerent del projecte que s'asseguraría que el comportament del membre de l'equip girava.
04 Participants compromesos
Els interessats en un projecte són persones que tenen un interès personal en l'èxit del projecte, però que no són membres de l'equip del projecte. No pensen en el projecte diàriament, com ho fan els directors del projecte o els membres del projecte, sinó que volen tenir en compte les decisions clau i el progrés general cap als objectius del projecte.
Els grups d'interès tenen les seves pròpies motivacions per mantenir-se al corrent de les activitats del projecte, però és responsabilitat del gestor del projecte fer-les arribar al doble de formes que avancin cap als objectius del projecte. En molts casos, fer-ho implica un equilibri delicat entre obtenir massa ingrés i obtenir massa ingressos. Els grups d'interès no pateixen cap decisió. Això podria reduir el projecte i fer que totes les decisions siguin una baralla. A la inversa, els interessats no es poden tancar perquè un gran aspecte de gairebé tots els projectes satisfà els interessats.
05 Membres de l'equip dedicat al projecte
Els membres de l'equip del projecte realitzen el treball del projecte. Moltes vegades, els membres del grup de projecte estan assignats a un projecte més enllà de les seves obligacions habituals, la qual cosa significa que no hi ha cap reducció en altres treballs per compensar el treball addicional que ha portat el projecte. Els administradors de projectes poden ajudar els membres de l'equip a negociar amb els seus supervisors sobre aquest tema, però el director del projecte no té control sobre les responsabilitats que els membres del projecte del projecte tenen fora del projecte.
La dedicació dels membres de l'equip al projecte és molt valuosa. Sense dedicació, els terminis de lliurament i els productes de treball no són de bona qualitat. Els membres del grup dedicats estan motivats per assolir els objectius del projecte a temps, dins del pressupost i fins a expectatives de qualitat.