Un pla de projecte és la culminació d'una planificació meticulosa per part d'un gestor de projectes . És el document mestre que guia com s'executarà el projecte . Segons l' Institut de Gestió de Projectes , es tracta d'un "document formal i aprovat que serveix per orientar tant l'execució del projecte com el control del projecte". És el pla de plans perquè documentat dins d'ells són les intencions del gestor del projecte per a cada aspecte clau del projecte .
A continuació es detallen els elements crítics que es troben en molts plans de projecte. Les organitzacions tenen els seus processos i protocols sobre el que necessita un pla de projecte i, en general, com funcionen els projectes, de manera que no tots els plans de gestió de projectes tindran aquests elements. No obstant això, els administradors de projectes haurien de considerar tots ells en la fase de planificació per evitar la confusió i la improvisació forçada durant la fase d'execució del projecte.
01 Objectius del projecte
Abast del projecte 02
Igual que els objectius del projecte, l'àmbit d'aplicació es defineix a la carta; no obstant això, un administrador de projectes ha de perfeccionar encara més l'abast del pla de projecte. Una de les millors maneres de definir quina és l'abast d'un projecte és definir el que està fora de l'abast. Per exemple, un projecte per automatitzar un procés manual necessitaria una definició d'àmbit en què s'inicia aquest procés i acaba per excloure de manera apropiada tasques que no estan a l'abast del projecte. Aquesta informació ajuda a un gestor de projectes a definir quina és l'abast.
03 Fites i grans lliuraments
Els èxits clau per a un projecte es diuen fites. Els productes de treball clau s'anomenen entregables més importants. Representen els grans components del treball en un projecte. Un pla de projecte hauria d'identificar aquests elements, definir-los i establir terminis per completar-los.
Dir que una organització realitza un projecte per desenvolupar un nou programari. Aquest projecte té fites i resultats. Els principals lliuraments podrien ser la llista definitiva de requisits empresarials i la llista de requisits funcionals que implementen aquests requisits empresarials. Després d'aquests, el projecte podria tenir fites del final del disseny empresarial, el final de les proves del sistema, el final de les proves d'acceptació de l'usuari i la data de llançament del programari. Aquestes fites tenen productes de treball associats amb ells, però són més sobre els processos que els propis productes.
El fet clau i els terminis de lliurament més importants no han de ser dates exactes, però quant més precises són aquestes dates, millor. Alguna cosa amb un termini d'octubre es pot aconseguir qualsevol dia d'octubre de l'1 al 31, però s'ha de complir un termini del 15 d'octubre abans o abans del 15 d'octubre. Les dates precises ajuden al gestor del projecte a fer una estructura precisa del desglossament del treball.
04 Estructura de repartiment de treball
Una estructura de desglossament del treball, o WBS, deconstrueix els fites i els principals resultats d'un projecte en trossos més petits perquè es pugui assignar una persona per cada tros. Al desenvolupar l'estructura de desglossament del treball, el director del projecte considera molts factors, com ara els punts forts i febles dels membres del projecte, les interdependències entre les tasques, els recursos disponibles i la data límit del projecte.
El responsable del projecte és en última instància el responsable de l'èxit del projecte, però no pot fer el treball sol. El WBS és una eina que utilitza el gestor de projectes per assegurar la responsabilitat del projecte, ja que informa al patrocinador del projecte, als membres del projecte i als grups d'interès responsables del que. Si el gestor del projecte està preocupat per una tasca, el director del projecte sap exactament qui ha de complir amb aquesta preocupació.
Pressupost 05
El pressupost d'un projecte mostra quants diners es destinen a realitzar el projecte. El responsable del projecte és responsable de dispersar aquests recursos de manera adequada. Per a un projecte que té venedors, el gerent del projecte garanteix que els resultats es completin d'acord amb els termes del contracte, prestant especial atenció a la qualitat. Alguns pressupostos de projectes s'uneixen al pla de recursos humans.
06 Pla de recursos humans
El pla de recursos humans mostra com es projectarà el projecte. De vegades es coneix com a pla de personal. Aquest pla defineix qui serà l'equip del projecte i la quantitat d'un compromís de temps que s'espera que cadascú faci. En desenvolupar aquest pla, el gerent del projecte negocia amb els membres de l'equip i els seus supervisors la quantitat de temps que cada membre de l'equip pot dedicar al projecte. Si el personal necessita consultar el projecte però no forma part de l'equip del projecte, també es documenta en el pla de personal. De nou, es consulten els supervisors adequats.
07 Pla de gestió de riscos
Moltes coses poden anar malament en un projecte. Si bé tots els possibles desastres o hipo menor són imprevisibles, molts es poden predir. En el pla de gestió del risc, el responsable del projecte identifica els riscos del projecte, la probabilitat que ocorrin aquests riscos i les estratègies per mitigar aquests riscos. El director del projecte sol·licita l'aportació del patrocinador del projecte , l'equip del projecte, les parts interessades i els experts interns.
S'han establert estratègies de mitigació per als riscos que probablement es produeixen o que tenen costos elevats associats amb ells. Els riscos que és poc probable que es produeixin i els que tenen costos baixos s'indiquen al pla; no obstant això, és possible que no tinguin estratègies de mitigació.
08 Pla de comunicacions
Un pla de comunicació descriu com es comunicarà un projecte a diversos públics. Igual que l'estructura del desglossament del treball, un pla de comunicació assigna la responsabilitat de completar cada component a un membre del projecte.
Cada missatge té un públic objectiu. Els administradors de projectes garanteixen que cada missatge estigui adaptat a la seva audiència específica. Un pla de comunicacions ajuda els administradors de projectes a garantir que la informació correcta arriba a les persones adequades en el moment adequat.
09 Pla de gestió de les parts interessades
Un pla de gestió de les parts interessades identifica com s'utilitzaran els grups d'interès en el projecte. De vegades els interessats només necessiten rebre informació. Això es pot tenir cura en el pla de comunicacions. Si es necessita més de les parts interessades, un pla de gestió de les parts interessades descriu com s'obtindrà.
10 Pla de gestió del canvi
Un pla de gestió del canvi estableix un marc per fer canvis al projecte. Els administradors de projectes solen voler evitar canvis al projecte; No obstant això, els canvis són de vegades inevitables. El pla de gestió del canvi proporciona protocols i processos per fer canvis. És fonamental per a la rendició de comptes i la transparència que els patrocinadors del projecte, els administradors de projectes i els membres del grup de projectes segueixen el pla de gestió del canvi.