Bones pràctiques per a la comunicació per correu electrònic de beneficis d'empleats d'OE
Cada any, la inscripció oberta permet als empresaris oferir beneficis col·lectius als seus empleats per un breu temps, generalment entre 30 i 45 dies. Durant aquesta finestra crítica, els empleats han de ser informats sobre els beneficis dels empleats als quals poden inscriure's, quan fer-ho, i on inscriure's. Malauradament, molts equips de recursos humans lluiten per comunicar la informació necessària als empleats, de manera que poden perdre's.
El correu electrònic pot ser una poderosa eina de comunicació per educar els empleats durant els períodes de matrícula oberta, quan s'utilitza correctament. Com que és àmpliament acceptat i accessible com a eina de comunicació, aquesta pot ser una bona manera d'arribar a tots els empleats. Conegueu 10 consells d'experts per comunicar els beneficis durant la inscripció oberta perquè els vostres empleats aprofitin plenament les ofertes de beneficis del grup aquest any.
Consell nº 1: teniu un pla per comunicar els avantatges abans, durant i després de la inscripció oberta
Uns mesos abans de la data d'inscripció oberta, és important disposar d'un pla de comunicació sòlid per lliurar la informació pertinent als empleats abans de la inscripció, durant la inscripció activa i una vegada que la inscripció s'adhereixi. Es tracta d'una sèrie de correus electrònics que fan que els empleats prenguin accions concretes, amb enllaços al lloc d'inscripció i informació de beneficis .
Consell núm. 2: Assigneu un representant central de comunicació de beneficis
La capacitat de resposta és fonamental durant la inscripció oberta perquè els empleats tindran innombrables preguntes durant aquest temps.
Assegureu-vos d'assignar com a mínim una persona que serveixi de punt de contacte per a tots els correus electrònics entrants dels empleats que tinguin preguntes i dubtes. Això hauria de ser algú molt familiaritzat amb els detalls, tarifes i terminis del pla.
Consell núm. 3 - Utilitzeu un sistema intern per recollir informació relacionada amb la prestació i anàlisi
La vostra empresa fa un seguiment actiu de registres, registres parcials i altres aspectes del procés d'inscripció?
Si no, un sistema intern pot ser útil per mantenir-se al corrent de la gestió de la inscripció en tota l'organització. Utilitzeu un servidor de correu electrònic gratuït com Outlook per configurar alertes de correu electrònic per als canvis de dades.
Consell nº 4: Creeu una sèrie de missatges per als punts de contacte setmanals amb els empleats
La inscripció oberta es pot fer més fàcil i més productiva quan hi hagi un intercanvi constant entre l'equip de recursos humans i els empleats. Com a part de la vostra estratègia de comunicació per correu electrònic, creeu una sèrie de missatges que parlin sobre temes de salut i benestar, les característiques dels programes de beneficis i altres assumptes relacionats. Envieu correus electrònics puntuals de tothom a tots.
Consell núm. 5 - Proporcioneu als administradors un compte setmanal dels esforços d'inscripció de beneficis
Sempre és bo aconseguir una compra completa dels gestors durant els esforços d'inscripció de beneficis. Per què? Els administradors poden ajudar els empleats a prioritzar-se a inscriure's en els seus beneficis per al proper any del pla, i poden compartir com els beneficis admeten els objectius dels empleats. Utilitzeu una campanya de correu electrònic focalitzada per als administradors durant els períodes de l'OE per mantenir-los al corrent de tasques i dates importants.
Consell n. º 6: fer missatges de correu electrònic de beneficis divertits
El període de matrícula oberta no ha de ser estressant. De fet, pot ser una oportunitat de passar una bona estona.
Desenvolupeu missatges de correu electrònic que incloguin alguns jocs divertits, com ara preguntes trivials, dades interessants sobre l'empresa i regals de merienda saludables gratuïts.
Consell n. 7 - Assegureu-vos que la correcció i l'ortografia siguin correctes als correus electrònics
Abans d'enviar els correus electrònics de beneficis, assegureu-vos que la gramàtica i l'ortografia es comproviin bé. Això pot assegurar-se que cap error tipogràfic es dirigeixi als lectors i que els correus electrònics tinguin sentit. Typos pot confondre els empleats i es veuen poc professionals.
Consell núm. 8 - Utilitzeu una plantilla de correu electrònic estàndard i deixeu de banda l'HTML
Quan es desenvolupen correus electrònics per a la comunicació de beneficis, els experts diuen que és millor mantenir-se amb la plantilla de correu electrònic estàndard i mantenir-lo senzill. Stray HTML pot interferir amb alguns programes de lectura de correu electrònic, especialment en dispositius mòbils.
Consell nº 9 - Escriure línies de temes de gran abast
Els correus electrònics només es llegiran un cop estiguin oberts.
I això no passarà si la línia de tema no obliga els destinataris. Quan escriviu correus electrònics, mantingueu un enfocament a crear una línia d'assumpte de correu electrònic que intriga als destinataris per obrir el correu electrònic amb paraules d'energia com "urgents", "sensibles al temps" i "atenció" que poden ajudar a aconseguir aquest objectiu.
Consell # 10: utilitzeu declaracions de recompenses totals en correus electrònics estacionals
Per ajudar els empleats a entendre el valor total dels seus beneficis per a empleats, utilitzeu declaracions de recompenses totals com a mínim una vegada durant aquest trimestre. Es pot adjuntar com un PDF als correus electrònics individuals o un hipervincle es pot incloure al correu electrònic per executar una declaració total de recompenses a la comoditat dels empleats.