Habilitats clau per als currículums, cartes de presentació i entrevistes
Tot i que moltes companyies esperen que els ajudants executius hagin realitzat alguns cursos acadèmics rellevants, alguns requereixen un títol. L'àmplia experiència laboral rellevant és més important, idealment diversos anys com a assistent executiu o administratiu.
Funcions d'Assistent Executiu
Les funcions d'ajudant executiu inclouen les mateixes funcions que un assistent administratiu: fer i acceptar trucades telefòniques; enviant memos, correus electrònics i cartes en nom de l'executiu; rebent visitants i gestionant la programació. Però també actuen com a guardià, pren decisions sobre qui té accés a l'executiu i quina informació rep l'executiu.
Sovint realitzen investigacions i elaboren informes que influeixen en la política de l'empresa. Aquestes responsabilitats impliquen que els ajudants executius han d'entendre bé el treball del seu ocupador. Com a resultat, aquests treballadors també poden actuar com a enllaç entre l'executiu i la resta del personal clerical.
Com utilitzar llistes d'habilitats
Assegureu-vos d'escriure la vostra carta de presentació i currículum vitae per ressaltar les habilitats que desitgeu el vostre ocupador potencial. Podeu utilitzar la següent llista per fer-vos una idea del que poden ser aquestes habilitats desitjades, però recordeu llegir sempre la descripció de la feina acuradament, perquè no totes les empreses busquen el mateix en un assistent executiu.
A més, consulteu les nostres compilacions d'habilitats que figuren en el lloc de treball i els tipus d'habilitat . Mentre es prepara per a la vostra entrevista , planeja donar exemples de temps específics que ha encarnat les diferents habilitats que desitja el seu futur empresari.
Exemples d'habilitats d'Assistent Executiu
La següent llista no és exhaustiva, i les habilitats requerides poden variar lleugerament d'una empresa a una altra, o fins i tot d'una oficina a una altra de la mateixa empresa. Tanmateix, la major part de les habilitats més importants i demandades per un assistent executiu en el futur ha de tenir aquí.
Habilitats de comunicació verbal i escrita
Una manera de pensar sobre el paper de l'ajudant executiu és, de fet, com a especialista en comunicació. Una part important del treball inclou la comunicació i la coordinació amb la gent de tota l'empresa, i de vegades també amb clients, depenent del tipus de negoci. La capacitat de ser professional, clara, articulada i precisa, tant de forma oral com escrita, encapçala la llista de requisits per a habilitats de comunicació impecables .
Habilitats informàtiques
Els assistents executius necessiten més que una senzilla capacitat de processament de textos i de fulls de càlcul. Les habilitats necessàries per a l' ordinador també inclouen la possibilitat de configurar i mantenir sistemes de correu electrònic, sistemes d'intercanvi d'arxius i calendaris, així com la competència amb el programari estadístic, programari de publicació i bases de dades.
Ser especialista en suport tècnic és sempre un plus, sobretot perquè els assistents executius sovint s'espera que facin tot, des de la fixació de la impressora fins a suggerir un nou programari.
Habilitats interpersonals
Les habilitats interpersonals fortes són també una necessitat d'interacció amb els clients, la formació d'altres administratius i el treball amb directius generals i directius d'alt nivell. Atès que els ajudants executius sovint manegen la informació sensible de l'empresa, és important no només mantenir la confidencialitat adequada, sinó que també es comporti de manera que suggereixi discreció i integritat personal. En resum, cal inspirar la confiança.
Gestió del temps
Un assistent executiu no només ha de gestionar bé el seu temps, sinó també el del cap. Això significa coordinar les necessitats i demandes de múltiples persones per crear un calendari factible i, a continuació, canviar sovint aquest horari a curt termini a mesura que canvien les situacions.
La feina també podria incloure tacte assegurant-se que l'executiu es mantingui segons el calendari, sense distreure's.
Habilitats de recerca
La recerca és, en si mateixa, una habilitat, que requereix una familiaritat amb els motors de cerca múltiples, així com els recursos d'informació que són rellevants en els àmbits particulars d'interès per a l'empresa. Sense aquestes capacitats, un ajudant executiu no podria preparar els informes que necessita l'executiu.
Llista d'habilitats d'ajudant executiu
Habilitats tècniques
- Coordinació de trucades de conferències de vídeo i àudio
- Creació i manteniment de bases de dades
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Equip d'oficina
Habilitats administratives
- Comptabilitat / Comptabilitat
- Suport administratiu
- Cites
- Gestió del calendari
- Clerical
- Relacions amb els clients
- Disseny i manteniment del sistema de fitxers
- Organització de reunions
- Manteniu calendaris
- El manteniment de registres
- Plans de viatge
- Escriptura
- Planificació d'esdeveniments
- Preparació d'informes
- Processament d'informes de despeses
- Correcció de proves
- Programació
- Prenent minuts de reunió
Habilitats de comunicació
- Correspondència
- Servei d'atenció al client
- Gestionar les relacions amb els clients
- Processament de trucades telefòniques i sol·licituds
- Comunicacions escrites / verbal
Característiques personals
- Precisió
- Escolta activa
- Capacitat per seguir les indicacions
- Capacitat per treballar de forma independent
- Assertivitat
- Analític
- Col·laboració
- Enèrgic
- Diplomàtic
- Presa de decisions
- Dependència
- Orientat al detall
- Flexibilitat
- Seguir endavant
- Iniciativa
- Bon judici
- Motivat
- Multitasca
- Manteniment d'informació confidencial
- Terminis de reunió
- Prioritzant
- Proactiva
- Solucionar problemes
- Gestió de projectes
- Fiabilitat
- Confiança en un mateix
- Autodirigida
- Treball en equip
- Gestió del temps
- Treballant ràpidament
- Treballant bé sota pressió
Més sobre els treballs i habilitats de l'ajudant executiu
- Com obtenir un treball com a assistent administratiu
- Habilitats de l'Office Manager
- 7 consells per a una gestió eficaç del temps
- Com treballar més ràpid i més eficientment