En un nombre creixent de sectors, les secretaries posseeixen un títol de llicenciatura o obtenen certificacions especialitzades, com ara el secretari legal acreditat o l'assistent mèdic mèdic certificat.
Requisits de treball per a secretaris / assistents administratius
Per treballar en una posició administrativa , se us esperarà que us interessi la tecnologia de diverses maneres. Pot ser que hàgiu de generar documents, configurar presentacions de diapositives, crear fulls de càlcul, gestionar bases de dades i mantenir llocs web. Heu de ser còmodes amb Microsoft Office, correu electrònic i Internet. Per obtenir una feina en una empresa petita, és possible que hagueu d'estar familiaritzat amb QuickBooks o amb altres programes de programari de comptabilitat.
Les bones habilitats de comunicació verbal i escrita són essencials. Quan treballeu en un treball d'oficina, heu de tenir una orientació detallada i tenir habilitats de correcció. Hauríeu de tenir un domini sòlid de la llengua anglesa, incloent habilitats d'escriptura / edició. Algunes responsabilitats laborals poden implicar la creació de documents i / o llocs web. Haureu de ser còmodes revisar o compondre comunicacions o continguts web.
El paper del gerent d'oficina pot ser part de les seves responsabilitats. Per ser un gerent reeixit, heu de poder fer diverses tasques i estar ben organitzat. Com a administrador, sovint planificarà esdeveniments de personal com ara sopars de premis i esdeveniments de recaptació de fons o programar reunions de clients i organitzar horaris per als vostres companys de feina.
Com trobar un treball com a secretari / auxiliar administratiu
Abans de començar la cerca, recopileu referències d'empresaris anteriors. Si no teniu molta experiència laboral, podeu fer servir una referència personal .
Els empresaris que contracten un secretari o un assistent administratiu busquen un individu que pugui treballar còmodament, que es barrejarà bé amb altres empleats i que es pugui confiar en la informació confidencial. Les cartes de recomanació fortes poden demostrar aquestes qualitats.
Toqueu-vos a les vostres xarxes per obtenir indicacions d'obertura de feina. Accediu als contactes de Facebook i LinkedIn, amics de la família, veïns i antics empleadors i feu-los saber que agradaria que les presentacions a qualsevol persona que saben que estaria contractant.
Si centreu la vostra cerca en un sector com ara la llei, la medicina, la publicació o l'ensenyament superior, per exemple, demaneu als vostres contactes específicament referències a tots els professionals que coneguin en aquells llocs de treball.
Sol·licitud a persona
Seràs un representant de l'empresa que el contracta i sovint proporciona la primera impressió a clients o clients. Això significa una imatge de tall net i fortes habilitats interpersonals són importants per a les secretàries i els assistents administratius que posseeixin.
Si podeu trobar una manera d'adonar-vos per futurs empresaris, us pot donar un avantatge com a candidat. Amb les vostres cartes de recomanació i currículums a mà, visiteu les organitzacions locals i les empreses. A continuació s'explica com sol·licitar una feina presencial .
Encantar els guardiaris i preguntar-nos si podeu parlar amb algun dels supervisors o directius sobre posicions de personal de suport amb l'organització. Si els gerents no estan disponibles, digue-li a la recepcionista un parell de dades clau sobre les seves credencials i pregunteu si poden ser prou amables per compartir el vostre currículum amb els seus caps.
Cerqueu feina en línia
Feu una cerca a Google per obrir feines amb paraules clau com a assistent administratiu, assistent de màrqueting, assistent editorial, secretari mèdic, secretari legal i assistent d'oficina per generar llistats de feina. També s'anunciaran molts llocs de treball administratius a la secció d'ocupació del lloc web del vostre periòdic local o Cambra de Comerç.
Entrevista per a treballs d'administrador auxiliar
La seva imatge personal i les seves habilitats interpersonals seran avaluades pels empresaris quan entrevista per a una posició oberta. Assegureu-vos que estigui impecablement vestit i preparat. Saluda al teu entrevistador amb un somriure càlida i un encaixat de mans ferm. Feu un contacte visual adequat amb cadascun dels vostres entrevistants en situacions grupals.
Estigui preparat per a l'entrevista investigant el negoci abans d'hora. Conèixer el que fan a l'oficina i quina és la seva clientela. A més, prepareu-vos a vendre, destacant 5 a 7 actius que us permetran ser efectius en el vostre rol de secretari o assistent administratiu de l'organització. Per cada actiu, vostè esmenta, estar preparat per fer referència a un rol, projecte o treball en què va aplicar aquesta força i va generar resultats positius.
En explicar aquestes històries sobre com has excel·lent en el passat, pots recórrer un llarg camí per convèncer els empresaris que tens les coses adequades per sobresortir en el treball. Reviseu acuradament la publicitat o la descripció del lloc de treball i feu una llista de les seves preferències / requisits. Per a cada qualificació, penseu en un exemple de com vau exhibir aquesta qualitat o aplicar aquesta habilitat.
Prepareu respostes a altres preguntes habituals per a entrevistes administratives, com ara les vostres debilitats i reptes que heu trobat en el passat. Probablement els empleadors us preguntaran sobre les relacions amb els supervisors en el passat, així que estigueu preparats per fer referència a com han funcionat bé amb els caps i han tractat amb personalitats desafiants amb eficàcia i tenen les referències escrites pràcticament pràctiques.
Seguiment després de l'entrevista
Immediatament després de l'entrevista, redacteu una targeta o carta d'agraïment que indiqui clarament que voleu treballar amb aquest empresari. Expresseu el que us agraïm que preneu el temps per reunir-vos i explicar breument com sou un lloc excel·lent per a la posició.
Si s'ha reunit amb diversos entrevistadors, intenteu incloure alguna cosa diferent a cada comunicació per mostrar que sou un individu extremadament motivat i pensatiu.