La diferència és que els assistents personals només ajuden a una sola persona, i també poden ajudar-los amb tasques personals, com comprar o programar compromisos socials.
Alguns delegen el treball del projecte als seus ajudants o tenen els seus assistents en la seva absència.
Requisits de treball per a assistents personals
Tot i que no hi ha un requisit mínim establert per als assistents personals en termes d'educació, es pot obtenir una experiència en el treball empresarial o administratiu. Una segona o tercera llengua també pot ser important en alguns casos. En general, les habilitats que teniu són més importants que la vostra educació. Una discussió sobre algunes d'aquestes habilitats necessàries pot ajudar-vos a decidir si aquest tipus de feina és per a vosaltres.
Aquí teniu una llista de les habilitats dels assistents personals per obtenir currículums, cartes de presentació, sol·licituds de treball i entrevistes. Les habilitats requerides variaran en funció de la feina per a la qual esteu aplicant, així que també reviseu la nostra llista d'habilitats que figuren en funció del treball i el tipus d'habilitat . Mireu aquesta llista i comproveu si heu utilitzat aquestes habilitats en treballs anteriors o els ha adquirit a través de la formació.
Feu notes sobre quan i com utilitzeu o desenvolupat aquestes habilitats.
A continuació, afegiu-los al vostre full de vida i carta de presentació o mantingueu-lo a mà per omplir les sol·licituds de feina. Les persones que mostren aplicacions sovint busquen habilitats clau. Combineu les vostres habilitats amb les publicades segons el necessari per al treball. A continuació, assegureu-vos que s'esmenten a la vostra carta de presentació i que figuren al vostre currículum.
També hauria de desenvolupar respostes a l'entrevista sobre com va utilitzar les seves habilitats en posicions anteriors. Teniu un exemple de com vau solucionar un problema en el lloc de treball amb una o més d'aquestes habilitats. Mostreu com l'ús de les vostres habilitats ha contribuït a l'èxit d'un projecte.
Exemples d'habilitats assistents personals
Aquesta llista no és exhaustiva, però inclou algunes de les habilitats més importants per als assistents personals.
Organització i gestió del temps
Com a assistent personal, una gran part del treball serà mantenir a una altra persona organitzada i prevista. Cal, doncs, estar ben organitzat. Afortunadament, es pot aprendre l' organització . Hi ha tècniques específiques que podeu adaptar per fer que el vostre ús del temps sigui més eficient i, per tant, mantenir la vostra vida i la del vostre administrador en ordre.
Comunicació escrita i verbal
Haureu d'entendre i seguir les instruccions, i haureu de transmetre informació de manera clara i honesta. Depenent dels detalls de la vostra posició, és possible que hàgiu d'acollir clients, respondre a la correspondència o crear informes i presentacions. Totes aquestes tasques requereixen habilitats de comunicació de primer nivell com ara parlar i escriure, escoltar i llegir.
Precisió i atenció al detall
L'atenció als detalls és un component crític tant d'organitzar-se com de comunicar-se bé.
La vaguedat o la inexactitud generen ineficàcia en el millor dels casos, i també podrien cometre errors greus o alienar els col·legues del vostre directiu.
Coneixement del programari rellevant
Quin programari haureu de gestionar pot variar, però probablement inclourà processament de textos, fulls de càlcul, bases de dades, calendaris, publicació d'escriptori i PowerPoint o alguna cosa equivalent. Ser capaç de proporcionar almenys un mínim suport tècnic és un plus. És possible que hàgiu d'avaluar diversos programes i aplicacions diferents per triar per vosaltres mateixos que proporcionen les millors eines per assolir els objectius del vostre administrador. Sempre, el vostre treball és facilitar i simplificar el treball del vostre administrador, i això podria requerir moltes solucions de problemes per darrere de les escenes.
Tacte i discreció
Com a assistent personal, sovint estaràs exposat a material sensible, des dels secrets comercials fins a informació molt personal que hauràs de mantenir confidencial.
Una habilitat relacionada és el tacte, la capacitat de reaccionar suaument o no a la informació que altres persones poden trobar difícils o vergonyoses. Cal, en altres paraules, ser una persona segura per a que el vostre administrador sigui vulnerable. Després de tot, només sabràs quant d'assistència necessita.
Llista d'habilitats assistents personals
Habilitats administratives
Aquestes habilitats solen formar part de la descripció del treball per a un assistent personal o són habilitats de valor afegit. És possible que el vostre empresari necessiti algú que pugui fer aquestes tasques per ella.
- Administratiu
- Cites
- Correspondència
- Errands
- Esdeveniments
- Planificació d'esdeveniments
- Presentació
- Procediments d'implementació
- Manteniment d'horaris
- Reunions
- Gestió d'oficines
- Gestió de projectes
- Recerca
- Programació
- Dictat
- Prenent missatges
- Prenent notes
- Plans de viatge
- Planificació de viatges
Habilitats de comunicació
Com a assistent personal, tots els aspectes de les comunicacions són importants per al treball. Estigueu preparat per mostrar la vostra experiència o formació.
- Respon el telèfon
- Comunicació
- Correu electrònic
- Salutació Visitants
- Maneig de consultes
- Xarxes
- Comunicació no verbal
- Trucades de selecció
- Comunicacions verbals
- Comunicacions escrites
Habilitats financeres
Tens experiència o formació per a aquestes tasques?
- Comptabilitat
- Pressupost
- Compra
- Sourcing
- Compres
Habilitats tecnològiques
Podeu utilitzar diferents plataformes i dispositius i fer una solució de problemes bàsica?
- Ordinador (PC, Mac, tauleta)
- Gestió de bases de dades
- Microsoft Office
- Presentació Preparació
- Informes
- Processament de textos
Habilitats de domini personal
Aquestes habilitats solen formar part de la vostra personalitat. Mostreu com els heu utilitzat i els ha desenvolupat.
- Confidencialitat
- Diplomàtic
- Discreció
- Flexibilitat
- Interpersonal
- Multitasca
- Organització
- Actitud positiva
- Solucionar problemes
- Comportament professional
- Motivació automàtica
- Jugador d'equip
- Gestió del temps
- Treballar de forma independent
Si no heu utilitzat aquestes habilitats en una feina anterior, consulteu la manera com les heu desenvolupat en treballs voluntaris o no remunerats o els utilitza en la vostra vida personal. Utilitza aquestes habilitats com a part d'una comunitat de fe o d'un projecte d'estudiant a l'escola? Has desenvolupat habilitats com a part d'un equip esportiu o esport individual? Aquesta experiència també pot ser valuosa i fer-te un candidat millor per al càrrec.
Exemple Assistent Personal Currículum
En el seguiment de la continuació de l'exemple dissenyat per a un Assistent personal, tingueu en compte que algunes de les habilitats esmentades anteriorment s'incorporen al text, en particular del "Resum de qualificacions" inicial.
Karen O'Dell
2704 Hill Street
Columbia, MO 65203
karenodell@myemail.com
Telèfon mòbil: 870.123.4567
Assistenta personal
Assistent personal orientat a la detall i altament organitzat, ben versat per oferir un suport sense fi als executius de nivell C. Funciona, de forma impecable i independent, les responsabilitats administratives, de cita i viatge, de compres i de planificació d'esdeveniments amb una eficàcia senzilla. Competències bàsiques:
- Administratiu : processa dades sensibles i gestiona totes les correspondències i dictats amb una integritat i confidencialitat sense compromisos. Assegureu-vos de l'entorn lliure d'estrès per a la presa de decisions executives mitjançant la coordinació proactiva de reunions i esdeveniments especials i la resolució de complicacions en etapes formatives.
- Comunicacions: construeix fàcilment la relació amb clients, proveïdors i grups d'interès del projecte tant personalment com per escrit. Adepteu en la creació de xarxes de manera diplomàtica entre parts per assegurar l'execució de projectes i esdeveniments de qualitat.
- Administració financera: capaç d'aprofitar l'educació en la comptabilitat per equilibrar els llibres amb precisió i realitzar funcions de pressupostació i compres.
- Fortaleses clau: positiu i professional en conseqüència professional, amb capacitat d'infondre la confiança i el compromís dels altres. Les competències tècniques inclouen Microsoft Office Suite, QuickBooks i Adobe Creative Suite. Fluido en castellà.
Glengarry Incorporated, Columbia, MO
Assistent personal del president (20XX al present)
Proporciona suport administratiu i personal integral al fundador de l'empresa d'assessorament financer boutique, amb responsabilitats que inclou dictat, correspondència, gestió d'oficines, relacions amb venedors, programació de cites, coordinació de viatges i funcions de planificació d'esdeveniments.
- Es van planificar tots els detalls per a esdeveniments de relacions amb clients altament exitosos, incloent-hi caps de setmana de golf i tennis, seminaris sobre planificació financera i banquets d'estoc.
- Proveïdors de viatges i entreteniment rendibles i segurs, que redueixen les despeses de viatge en un 15%.
- Adobe Creative Suite utilitzat per crear nous fulletons comercials atractius visualment i un butlletí mensual.
Creekside Accounting, Columbia, MO
Assistent administratiu (20XX a 20XX)
Servit com a assistent administratiu al grup de tres CPA. Va saludar els clients i va reunir informació personal i financera; Arxius de client organitzats. Programat i prenent notes a les reunions, va gestionar la recepció del telèfon i va processar la correspondència.
- Freqüentment elogiat pels clients i els empresaris per un comportament alegre i una forta atenció als detalls.
- Va ajudar a capacitar tant a clients com a personal nou en l'ús del programari de gestió tributària propietat.
Educació
BS en Administració d'empreses (menor: comptabilitat); 3.52 GPA
Universitat de Missouri, Columbia, MO
Equip de tennis, Kappa Alpha Theta Sorority, Club Toastmasters, Any a l'estranger a Madrid, Espanya