Aquest article ofereix idees per a directius de tots els nivells per enfortir les seves habilitats de facilitació de reunions en suport de la millora de la productivitat de reunions.
On els directius van malament amb les reunions
Molts directius creuen que saben com "executar" una reunió.
Van establir l'agenda, fer totes les converses i prendre totes les decisions. Tot i que això pot resultar fàcil i eficaç per als directius, sovint és un malbaratament de la gent i no afecta el potencial creatiu de l'equip. De fet, té l'efecte contrari, ja que els empleats tendeixen a retirar-se, ajornant-se al gerent que clarament vol estar al càrrec.
Hi ha molts motius pels quals els directius no involucren més als seus empleats en reunions, incloent:
- Por de deixar anar.
- La falsa creença que, perquè estan a càrrec, necessiten proporcionar totes les respostes.
- La manca de confiança en les habilitats o habilitats de resolució de problemes dels seus empleats.
- La manca d'habilitats de facilitació de reunions.
Mentre que els tres primers elements són comportaments de directius pobres, l'últim, habilitats de facilitació, es pot aprendre i enfortir amb la pràctica.
Reforçar les habilitats de facilitació de la reunió
Per definició, facilitant significa, " fer més fàcil o menys difícil; Ajuda d'avançar ". Perquè un administrador faciliti una reunió (en comptes d'executar-lo), ha d'estar disposat a abandonar el seu poder i estar obert a diferents resultats i enfocaments.
La facilitació adequada de reunions implica implicar-se a tots els implicats en la identificació i resolució de problemes. Els equips gairebé sempre desenvoluparan solucions millors i més creatives que qualsevol administrador i podria tenir més probabilitats de donar suport a la implementació de les solucions.
Aquí teniu nou habilitats necessàries per facilitar una reunió, que es pot aprendre i millorar amb la pràctica:
- Planificació de l'agenda. Una reunió de col·laboració comença amb la planificació de l'agenda. Si es seleccionen temes que inviten la participació, és a dir, un problema que cal resoldre és molt més atractiu que els temes "informatius". No obstant això, cal assignar un temps ampli per permetre la participació del grup.
- Entorn i entorn climàtic. Matèria logística! Quan la gent se sent incòmoda, no es pot veure, no es pot sentir o té gana, els resultats de la reunió es veuran afectats. Apreneu a utilitzar la logística com una forma d'incentivar una gran participació i eliminar barreres.
- Fent preguntes. Les grans preguntes estimulen una gran discussió. L'article, " 70 Awesome Coaching Questions Using the GROW Model ", ofereix alguns destacats experts en discussions.
- Escolta activa. Quan un gerent fa una parafraseja, comprova la comprensió i fa preguntes de seguiment, fomenta una major participació i manté la discussió fluïda. A " Com esdevenir un millor oïdor ", comparteixes idees per enfortir les teves habilitats d'escolta activa.
- Pluja d'idees. La majoria de la gent pensa que ja saben com fer pluja d'idees. No obstant això, en general no ho fan. En massa escenaris, l'eficàcia del pluja d'idees es redueix per la mala gestió dels processos, les fortes pressions socials o polítiques i les habilitats pobres de facilitació. Molta gent mai no ha experimentat mai el poder d'una sessió de pluja d'idees ben dirigida. Vegeu " 15 maneres de ploure en una sessió de pluja d'idees " per què no fer - a continuació, feu el contrari!
- Habilitats de consens. El consens no significa que tothom hagi d'acceptar una decisió. Significa que tothom ha tingut l'oportunitat de compartir les seves perspectives i proposar idees. La facilitació adequada guiarà el grup des de la compartició d'idees fins al desenvolupament d'una decisió eficaç . Arribar al consens triga més temps, però en general obtindrà una compra més forta del grup en general. No obstant això, recordeu que el consens no és l'objectiu final. Una decisió eficaç pel problema que es planteja és el tema més important. Vegeu un marc per a la presa de decisions en consens de sis passos per obtenir més informació sobre com liderar un equip a través d'un procés de decisió consensuat.
- La resolució de conflictes. Cada vegada que hi ha moltes persones implicades en la resolució d'un problema, el conflicte és inevitable. De fet, els investigadors d'equip veuen el conflicte sobre la tasca o el problema com a part del procés de presa de decisions eficaç. Un directiu ha d'aprendre a aprofitar el poder del conflicte d'una manera positiva. Vegeu: "Resolució de conflictes per a grups petits " .
- Habilitats de comunicació no verbal. Tot i que els investigadors argumenten sobre els percentatges exactes, la majoria acceptaria que més del 50 per cent de la comunicació no és verbal. Un directiu ha de poder llegir el to del grup i el llenguatge corporal per avaluar el seu nivell de compromís, candor i compromís.
- Enregistrament La facilitació de grups hàbils implica saber quan girar cap a un rotafolio o una pissarra per capturar el que diu la gent. Fer-ho fa que la gent senti que les seves idees siguin sentides i valorades, i serveixi com un registre valuós per a la planificació i el seguiment d'accions.
La línia inferior:
El temps és un actiu preciós a la vida i al treball. Intenta gestionar les reunions per obtenir una eficàcia i eficàcia òptimes. Aprendre, practicar i aplicar les nou habilitats de facilitació identificades anteriorment és un gran lloc per començar.
-
Actualitzat per Art Petty