No obstant això, el ritual laboral anual s'ha comparat amb un viatge al dentista per obtenir un canal arrel. Tots dos poden ser descripcions precises.
Igual que cuidar les dents, el motiu pel qual la revisió de rendiment anual acaba sent un canal arrel és degut a la manca de manteniment preventiu.
Amb una bona planificació i revisions periòdics, la revisió anual d'execució pot ser tan indolora com la neteja anual de les dents. Aquí hi ha set maneres en què un directiu es pot preparar per a una revisió anual del rendiment dels empleats per tal que sigui una discussió productiva i indolora:
1. Comença amb les expectatives de rendiment i els objectius
La preparació per a una revisió d'execució anual comença amb el procés de contractació. Una publicació de feina ben feta i una descripció de la feina expliquen clarament què s'espera de l'empleat i el bon rendiment que hauria de ser.
Les expectatives de rendiment no han de tenir la forma d'una descripció oficial del treball. Vegeu Com escriure les expectatives de rendiment real que fan una diferència per a una forma més informal i eficaç de desenvolupar i comunicar les expectatives de rendiment.
Només assegureu-vos de discutir aquestes expectatives i objectius amb l'empleat i revisar-los de manera regular. Les coses poden canviar, i quan ho fan, l'empleat no hauria de ser l'últim a saber.
2. Proporcioneu comentaris regulars durant tot l'any
Una gran part de la revisió anual sense dolor és l'eliminació de les sorpreses.
Els empleats mereixen i necessiten comentaris positius i crítics sobre una base regular. Perquè la retroalimentació sigui eficaç, ha de ser oportuna, lliurada el més aviat possible després del resultat o el comportament del rendiment. Per descomptat, la retroalimentació crítica pot fer-se una mica, però és molt menys dolorosa que aconseguir-ho tot al final d'any.
3. Tractar problemes de rendiment amb rapidesa i decisió
La revisió anual NO és el moment d'abordar un problema de rendiment greu per primera vegada. Els responsables han d'aprendre a reconèixer, diagnosticar i discutir problemes de rendiment durant tot l'any.
4. Mantenir la documentació al llarg de l'any
Una de les parts més difícils de preparar per a una revisió és intentar recordar tot el que va passar durant un any. Quan un administrador no manté un registre de rendiment i comportaments dels empleats durant tot l'any, tendeixen a basar la seva revisió en la memòria recent.
Una forma senzilla de documentar durant tot l'any és mantenir una carpeta per a cada empleat per als informes de rendiment, exemples de comportament bo i dolent, resums de debats, comentaris dels clients, registres d'assistència i qualsevol altra cosa relacionada amb les expectatives i objectius de rendiment.
5. Obteniu comentaris d'altres persones
Tot i que un administrador és la millor persona per avaluar el rendiment d'un empleat, també és útil demanar comentaris de clients, companys de feina i altres administradors.
Això es pot fer de forma regular i informal, o amb una metodologia d'enquesta més formal. Els comentaris han de ser confidencials i anònims i utilitzar-los en conjunt per verificar i donar suport a l'avaluació del gestor.
6. Sol·liciteu comentaris del treballador
Tot i que un gerent mai ha de demanar a un empleat que escriviu la seva pròpia revisió, és una bona pràctica demanar una autoavaluació de l'empleat com a part del procés de preparació. L'empleat pot tenir informació que l'administrador no coneixia, i com a mínim, el gerent pot obtenir un avís previ de qualsevol punt cec que l'empleat pugui tenir.
7. Preparar-se amb exemples
Per al rendiment, proporcioneu una documentació de rendiment objectiva i mesurable si és possible. Per a comentaris de comportament, proporcioneu 2-3 exemples específics per a cada competència.
Quan un gerent segueix aquests consells de preparació, la discussió anual només hauria de ser un resum de tot el que ja s'ha discutit durant tot l'any.
A continuació, es pot centrar en establir expectatives i objectius per a l'any següent.