9 regles per escriure un correu electrònic que sigui fàcil de respondre
Molts de nosaltres no hem après a escriure correus electrònics a l'escola, però saber escriure un correu electrònic és una habilitat inestimable en el lloc de treball. Això és especialment cert per a aquells que treballen (o busquen) treballs de teletreball. Al costat d'una bona etiqueta del telèfon , probablement no hi ha habilitat tan important per aconseguir-i mantenir-un treball a casa.
Un correu electrònic ben escrit us permetrà que el destinatari entengui i actua sobre el seu missatge. En la cerca de feina, el correu electrònic pot precedir o fins i tot substituir la primera impressió cara a cara, de manera que la clau correcta i un missatge coherent són claus. I en el treball, els correus electrònics poc clars provoquen confusió i demores. Seguiu aquests consells per escriure missatges de correu electrònic efectius a col · legues, clients, clients potencials, administradors de contractació i fins i tot amics i familiars.
01 Primer, Considerem el missatge i el destinatari
A continuació, consideri el punt de vista del destinatari. Quina informació necessita per prendre mesures o entendre el missatge? Proporcioneu la informació de fons necessària (però no excessiva). A més, tingueu en compte l'etiqueta adequada per a aquest destinatari en particular. Les emoticones i les abreviatures, com ara OMG o LOL, no són adequades per a les aplicacions de feina i la majoria de correus electrònics per a empreses.
02 Escriu una línia d'assumpte de correu electrònic descriptiu
Quan escriviu un correu electrònic, no escrigui alguna cosa vaga a la línia d'assumpte com a "hola" o "feina a casa" o deixeu-ho en blanc. Els correus electrònics amb aquest tipus de subjecció tenen moltes possibilitats d'acabar a la casella de correu brossa del destinatari o simplement ignorar-la. Si sol·liciteu un treball, poseu el nom de la posició a la línia de l'assumpte. Si el correu electrònic és per un col lega, feu que la vostra línia d'assumpte sigui una frase curta que resumeixi el propòsit del missatge. Un altre avantatge per escriure una línia de tema descriptiva és que us resultarà més fàcil trobar-la a la safata d'entrada si heu de cercar-la més tard. Alguna cosa amb una línia de correu electrònic com "Pregunta" no serà útil, però.
03 Salutació del destinatari adequadament
Si coneixeu el nom del destinatari però no el coneixerà personalment, saluda utilitzant un títol, p. Ex. Benvolguda senyora Brunelli. (Utilitzeu "Sra." Per a les dones quan no estiguin segurs de si la "Sra." O "Miss" és apropiada). Si no esteu segur sobre el gènere, simplement utilitzeu el cognom Chris Smith. Si no coneixeu el nom de la persona, comenceu el vostre correu electrònic sense saludar ni utilitzeu una salutació senzilla, p. Ex. Hola, salutacions, estimat gerent, etc.
Si el correu electrònic és per un col.lega o per una altra persona que coneixeu, utilitzeu el nom que utilitzaria personalment o al telèfon.
04 Utilitzeu la gramàtica i la puntuació correctes
És molt important utilitzar la gramàtica correcta en un correu electrònic. Conscient o inconscientment, els lectors penalitzen els remitents per errors gramaticals.
- Sentències executades : quan escriviu un correu electrònic, no estalvieu els períodes. Aquesta petita pausa dóna temps als lectors per prendre els significats de les paraules. Les frases curtes permeten més d'aquestes petites pauses. Rompeu llargues oracions, fins i tot quan no són tècnicament executades amb frases.
- Cometes : massa poques o moltes comes poden ser confuses. Apreneu a utilitzar la coma correctament.
- Acord de l'Assumpte-Verb : les frases amb aquest tipus d'error són banderes vermelles per als empresaris que busquen candidats amb bones habilitats de comunicació. Revisa les regles per a l'acord subject-verb.
05 Revisa l'ortografia i la majúscula
Utilitzeu un corrector ortogràfic, però no confieu-hi. Un corrector ortogràfic no atraparà "ells" per "el" o "allà" per "el seu", i aquest tipus d'error indica manca de deixalles. No utilitzeu abreviatures de text, com ara "u" per "you" o "tho" per "though".
Utilitzeu les majúscules correctes. La majoria de la gent sap capitalizar l'inici de la frase i els noms propis, però molts no ho fan en correus electrònics. Mostreu que no us agrada prendre aquesta fracció addicional d'un segon per prémer la tecla de majúscules. D'altra banda, massa lletres majúscules poden distreure el lector. Eviteu escriure frases en tots els caps (que molts interpreten com a equivalent a cridar en persona), així com capitalitzar, només per l'èmfasi, la primera lletra de paraules que no es troba al principi d'una oració o noms propis.
06 Utilitzeu format simple en el correu electrònic
Recordeu que els programes de correu electrònic es mostren de manera diferent. El que es veu perfectament alineat a la pantalla pot funcionar junts en una altra persona. Per aquest motiu, eviteu enganxar un document de processament de textos altament formatat, com un resum o una carta de presentació, en un correu electrònic. Utilitzeu documents escrits en format de text sense format.
Feu paràgrafs breus. Igual que els períodes, els salts de paràgraf donen a l'espectador un descans. Algú que llegeixi missatges de correu electrònic en un telèfon mòbil es beneficiarà de paràgrafs curts. Però tingueu cura de seguir les regles bàsiques sobre els paràgrafs.
07 Sé concís
Els missatges de correu electrònic que enterraven el punt es presenten i, finalment, es deixen d'oblidar. O pitjor, poden ser mal entesos. Feu que el vostre propòsit sigui clar, usant un idioma conciso.
- Eliminar la veracitat - Escriure amb verbs actius. "Jack em va enviar els formularis" usa un verb actiu. "Els formularis em van ser enviats per Jack" és passiu. La forma passiva només utilitza unes poques paraules més, però s'afegeix. Més que això, requereix que els lectors reorganitzin les idees al capdavant.
- Adherir-se al punt : resistiu la temptació d'afegir informació o idees estranyes. Deseu-los per un altre correu electrònic.
- Utilitzeu punts de bala : permeten al vostre lector utilitzar pistes visuals per tenir en compte el que és important. Però si teniu dubtes sobre com apareixeran les bales, utilitzeu asteriscs o guionets per crear bales.
08 Correu electrònic de registre correctament
Si el vostre correu electrònic és defecte a una signatura estàndard, assegureu-vos que és apropiat per al correu electrònic concret que envieu. Les firmes amb declaracions polítiques o els noms i edats dels vostres fills estan ben destinats al correu electrònic personal, però per al treball usem una signatura menys personal. Segons la vostra feina i el vostre empresari, encara podeu personalitzar la vostra signatura de correu electrònic amb un pressupost. Trieu una cosa no controvertida. Si esteu informant sobre un treball, utilitzeu la vostra signatura per proporcionar la informació de contacte adequada sense cap tipus de cometes ni personalització addicional.
09 Torna a llegir / repensar abans de colpejar Enviar
Comproveu si hi ha errors d'ortografia i puntuació abans de fer clic a enviar. Si trobeu un error en un correu electrònic per a una sol·licitud de treball, corregiu-lo i torneu a llegir-lo de nou abans de fer clic a enviar. Però també rellegir el contingut. Si el vostre correu electrònic és llarg, penseu sobre les maneres de fer-lo més concís. I si el vostre correu electrònic és controvertit o s'ha escrit amb ira, feu clic a No deseu enviar-lo. Torni-hi unes hores o un dia més tard i vegeu si encara voleu enviar-lo.
Això pot semblar molt que fer abans d'enviar un correu electrònic, però si envieu missatges de correu electrònic efectius i organitzeu el vostre correu electrònic de manera més eficaç, trobareu que realment no teniu menys temps.