Què és un formulari I-9?
Els empleadors han de verificar la identitat i l'elegibilitat per treballar per a tots els nous empleats. Un formulari d'elegibilitat per a l'ocupació (I-9) és un formulari creat pel sector de Serveis de Citizenship and Immigration Services (USCIS) dels Estats Units del Departament de Seguretat Nacional (DHS) que s'ha de completar per a tots els empleats contractats als Estats Units.
El formulari I-9 s'utilitza per verificar la identitat d'un empleat i per determinar que ell o ella és elegible per començar a treballar per a l'empresa. Assegureu-vos que utilitzeu la versió més recent de l'I-9, el formulari es va revisar a partir del 17 de juliol de 2017.
Quan es completin els formularis d'elegibilitat d'ocupació
Cal omplir un formulari d'elegibilitat d'ocupació (I-9) per a tots els nous contractes . L'empresari ha de verificar l'elegibilitat laboral i els documents d'identitat presentats per l'empleat i registrar la informació del document en el formulari I-9 dins dels tres dies següents a l'ocupació.
Si un empresari no compleix i manté els formularis I-9 per cada lloguer nou, pot estar sotmès a multes o altres ramificacions legals del Departament de Treball. Els empleats han de proporcionar documentació per donar suport a la seva reclamació i demostrar que tenen dret legal a treballar als Estats Units
A més, els empleats han de presentar documents originals, no fotocòpies.
L'única excepció és que un empleat pot presentar una còpia certificada d'un certificat de naixement.
En el formulari, l'empresari ha de verificar l'elegibilitat laboral i els documents d'identitat presentats per l'empleat i registrar la informació del document en el formulari I-9.
Antecedents de la legislació
La Llei de reforma i control d'immigració de 1986 (IRCA) considerava que els empresaris nord-americans eren legalment responsables de la verificació d'elegibilitat laboral requerida per a tots els nous empleats.
La primera part del formulari I-9 ha de ser completada per l'empleat, i l'empresari ha de completar la segona secció dins dels tres dies següents a la data d'inici de l'empleat. Si bé el formulari I-9 no és necessari per a voluntaris o empleats amb contracte, els estrangers amb visats d'ocupació han d'omplir el formulari per indicar el seu estatut legal als Estats Units.
Si un empleat no pot llegir o escriure en anglès, el formulari permet que un traductor o preparador legal completi el formulari en nom de l'empleat. A partir d'octubre de 2004, el procés de verificació I-9 es pot completar electrònicament.
Documentació necessària per demostrar l'elegibilitat per treballar
A més de la vostra informació personal bàsica, quan ompliu un formulari I-9, heu de proporcionar un document que estableixi la vostra identitat i la seva elegibilitat per treballar a Estats Units . Normalment, la documentació inclou algun tipus d'identificació de fotografies i confirmació d'estatus legal al país per comprovar la seva elegibilitat per treballar als Estats Units.
Documents Acceptables I-9
Hi ha tres categories de documents que podeu enviar. Els empleats han de presentar un dels documents de la llista A o un dels documents de la llista B i un dels documents de la llista C.
Llista A (documents que estableixen l'elegibilitat de la identitat i l'ocupació)
- Passaport dels Estats Units
- Targeta de residència permanent o Targeta de recepció d'altaveu estranger (I-551)
- Targeta de resident temporal (I-688)
- Document d'autorització d'ocupació (I-766, I-688B, o I-688A)
- Passaport estranger amb segell temporari I-551
- Per als estrangers autoritzats a treballar només per a un empresari específic, passaport estranger amb el Formulari I-94 que autoritza l'ocupació amb aquest empresari
Llista B (documents que només estableixen la identitat)
- Llicència de conduir emesa per un estat o possessió perifèrica
- DNI emès per un estat o possessió perifèrica
- Document tribal nadiu americà
- Llicència de conduir canadenca o DNI amb fotografia (per a estrangers canadencs autoritzats a treballar només per a un empresari específic)
- Targeta d'identificació escolar amb fotografia
- Targeta d'inscripció de votant
- Targeta militar nord-americana o expedient de projecte
- Targeta d'identificació depenent militar
Llista C (documents que estableixen només l'elegibilitat laboral)
- Targeta de número de compte de la Seguretat Social sense restriccions d'ocupació
- Còpia original o certificada d'un certificat de naixement amb un segell oficial expedit per una agència estatal o local
- Certificació de naixement a l'estranger
- Targeta d'identitat ciutadana dels EUA
- Document tribal nadiu americà
- Formulari I-94 que autoritza l'ocupació amb aquest empresari (per als estrangers autoritzats a treballar només per a un empresari específic)
- Informe consular de naixement a l'estranger (Formulari FS-240)
Quan no necessiteu completar un formulari I-9
Atès que la llei es va instituir el 6 de novembre de 1986, la majoria dels treballadors pagats estan obligats a presentar formularis I-9. No obstant això, hi ha algunes excepcions a la regla. No necessiteu un formulari I-9 si:
- Es van contractar el 6 de novembre de 1986 o abans, i continuen treballant amb l'expectativa de continuar amb la vostra empresa en el futur.
- Estàs contractat per a "treballs casolans casuals", com el servei de cangur, nannying o neteja, en una casa privada de forma intermitent.
- Ets contractista independent.
- No treballes físicament als Estats Units.
No hi ha documentació I-9?
Un empleat que no produeixi el document requerit, o un rebut per un document de reemplaçament (en el cas de documents perduts, robats o destruïts), en un termini de tres dies hàbils a partir de la data d'inici del treball, es pot rescindir . Un empleat que ostenta un rebut té nou noranta dies per presentar els documents originals.
Procés de verificació de formularis I-9
Els formularis I-9 dels ciutadans dels Estats Units són vàlids indefinidament, tret que es produeixi un buit d'ocupació superior a un any. Els nacionals estrangers en una visa de treball o estudiants i visitants d'intercanvi han de tornar a verificar la seva I-9 amb cada extensió o després d'haver vençut la seva visa amb un nou permís d'autorització d'ocupació.
Els formularis I-9 han de ser retinguts per l'empresari tres anys després de la data d'inici d'un empleat o un any després que finalitzi el seu treball, el que sigui posterior.
Les clàusules antidiscriminacions
L'IRCA també inclou clàusules contra la discriminació . Sota l'IRCA, ciutadans nord-americans, residents permanents i sol·licitants d'asil legalment autoritzats a treballar a Estats Units legalment no poden negar-se a l'ocupació ni ser rescindits amb força d'acord amb l'origen o la ciutadania. A més, els empresaris han d'acceptar qualsevol dels documents abans esmentats per al formulari I-9 sempre que els documents siguin originals o còpies certificades. L'IRCA és obligatòria per a tots els ocupadors amb tres treballadors més.
Verificació de l'empleat de la informació I-9
Els empresaris poden verificar la informació en línia dels empleats I-9 per evitar multes o penalitzacions mitjançant el sistema E-Verify. Es tracta d'un servei en línia proporcionat pel govern federal que compara informació de la Forma I-9 de l'empleat, verificació d'elegibilitat per a l'ocupació, a la informació dels registres de l'Administració de Seguretat Nacional i del Seguretat Social dels EUA per confirmar l'elegibilitat laboral.
Penes per als empresaris que contracten treballadors no autoritzats
Els empresaris que contracten treballadors no autoritzats poden ser multats entre $ 250 i $ 5,500 per treballador depenent de la gravetat de la situació. L'acceptació de documents fraudulents també pot fer que una empresa pagui entre $ 375 i $ 3,200 per la primera infracció, i dobla la segona per document per a esdeveniments addicionals.
Finalment, els empresaris poden ser multats o sotmesos a altres repercussions per discriminar segons la ciutadania, l'origen nacional, el frau o el rebuig documental o la represàlia.