Governança del projecte: una definició
"Governança" en termes de gestió de projectes es refereix a les polítiques, processos, normes, procediments i directrius que determinen la manera en què els projectes són dirigits, executats i controlats per la vostra organització.
La governança pot ser extensa i "pesada" amb molta burocràcia o esborrany i "lleuger" (en aquest cas probablement sigui ineficient).
Els directius haurien d'orientar el nivell adequat de governança per al seu entorn i cultura. Assegurar-se que les polítiques de govern sigui adequat és un factor clau per garantir que siguin efectives.
La governança comença a la part superior. El consell d'empresa hauria d'estar compromès amb la idea de bona governança i el fet que els projectes siguin gestionats correctament, d'acord amb les directrius especificades. Aquesta actitud i els estàndards que s'esperen es filtraran als Project Boards i als líders del projecte (i als equips del programa, on n'hi ha).
Per què el problema del govern del projecte
El vostre patrocinador del projecte i altres interessats clau volen saber que està gastant el pressupost del projecte de la manera correcta. Volen veure que està realitzant un seguiment del progrés del projecte d'una manera eficaç i avançant per gestionar el risc del projecte quan sigui necessari.
Però el fonament de la bona governança dels projectes va més enllà d'això.
La governança l'exigeixen els clients, especialment els del sector públic.
Els governs i els reguladors demanen (i en alguns casos, imposen) determinats estàndards per a determinats projectes. La governança no és només un problema intern: moltes empreses que operen en mercats regulats hauran de seguir orientacions de la legislació externa, com Sarbanes-Oxley. La governança del projecte constitueix una petita part de poder demostrar que la vostra empresa opera de manera efectiva i dins de les directrius i normes específiques per a la vostra indústria.
La governança del projecte també us ajuda:
- Milloreu el retorn de la inversió i feu un seguiment de les inversions amb eficàcia
- Adquisició de compres per a projectes
- Eviteu els motius habituals pels quals fallen els projectes
- Comunicar-se de manera més eficaç
- Introduïu l'estandardització dels projectes, cosa que facilita la comparació del rendiment
- Minimitzar el risc
- Desenvolupar i motivar el personal en un entorn estructurat
Quin aspecte del govern del projecte
Així que ara sabem quina és la governança del projecte, què es veu en un projecte? Aquests són els tipus d'activitats que demostren la governança en un entorn de projecte:
- Hi ha un cicle de vida disciplinar de gestió de projectes que inclou punts definits per a la seva aprovació. Aquests són punts on es discuteix la viabilitat del projecte i es pren una decisió sobre si seguir amb el treball o no.
- Els projectes tenen un cas empresarial clar, i els casos empresarials disposen de la informació suficient per permetre que els equips directius prenguin les decisions correctes.
- Aquestes decisions estan degudament documentades i comunicades.
- Les persones que treballen en projectes han definit funcions i responsabilitats.
- Hi ha una cultura d'aprenentatge continu que permet als equips de projectes millorar contínuament i debatre les lliçons apreses en un entorn sense culpes.
- Hi ha processos i procediments que permeten als equips de projectes revisar el seu projecte i demanar suport independent si és necessari.
- Es comprometen els interessats i confien en el procés.
- Els equips de projecte estan formats per persones amb experiència i qualificació en els papers pertinents.
La governança dels projectes està relacionada amb les estructures de govern en general de l'organització. Si creieu que l'objectiu principal de la governança del projecte és assegurar que els projectes es realitzin de la manera correcta, podeu veure com vincula la governança financera a nivell corporatiu, la gestió de riscos corporatius i molt més.
La governança del projecte hauria d'adaptar-se perfectament als vostres processos organitzatius actuals. En altres paraules, no creeu un nou procés de gestió financera quan ja tingui un que funcioni en altres àrees. Utilitzeu el que existeix actualment i ajusteu els processos corporatius per fer-los aptes per utilitzar-los en un entorn de projecte.
5 Àmbits de treball per a la governança del projecte
Quan comenci a mirar-lo, s'adonarà que la governança del projecte es troba dominant a través de tots els elements de la gestió de projectes.
No obstant això, hi ha algunes àrees clau en què la governança és especialment rellevant.
- Metodologies i processos: Aquests ajuden a lliurar el treball de forma fiable i sostenible.
- Gestió del coneixement: Això és crucial per a les lliçons apreses i per garantir que l'organització aprengui de l'experiència del projecte. La gestió del coneixement és essencial si voleu deixar de cometre els mateixos errors diverses vegades.
- Venciment de la gestió del projecte: a mesura que augmenta el venciment de la gestió de projectes organitzatius, també tindrà la capacitat de lliurar amb èxit.
- Compilació de nivell superior: el compromís amb la governança del projecte comença a la part superior. Si teniu un suport de gestió, això es reduirà a tots els nivells de l'empresa i l'enfocament de la governança serà més sostenible.
- Cultura de suport: Una cultura de suport, no culpable, assegurarà que els directors de projectes tinguin l'entorn adequat per prosperar. Una cultura solidària, liderada per l'Oficina de Gestió de Projectes o el Director del Projecte, ajudarà els gestors de projectes a assolir els seus objectius i els del projecte.
Què fer si no hi ha estàndard corporatiu?
Molts directors de projectes en organitzacions més petites es troben en projectes en un entorn de suport, i on hi ha buy-in per al concepte de gestió de projectes, però sense les estructures organitzatives formals en lloc d'alimentar-se.
En aquesta situació, i no exclusiva per a petites organitzacions, dissenyareu el model de governança del vostre projecte des de zero. Si no hi ha un enfocament de governança del projecte que pugueu treure el prestatge i ajustar-lo al vostre projecte, haureu de construir el vostre propi compte.
Això no és tan difícil com podria semblar!
Comenceu amb la configuració dels conceptes bàsics:
- Crea un document de funcions i responsabilitats
- Assegureu-vos que teniu un patrocinador del projecte
- Assegureu-vos que tingueu una Junta de projecte o un grup directiu i organitzeu reunions periòdiques per a les quals heu de prendre i distribuir minuts
- Configurar un procés de gestió del risc
- Configureu un procés de gestió de canvis
- Construeix punts al calendari del projecte on verifiqueu la viabilitat del projecte enfront dels objectius originals del cas empresarial (el final de cada etapa de la fase és el punt natural per posar aquests controls).
En última instància, és responsabilitat del patrocinador del projecte garantir que hi hagi una governança adequada, però els directors de projectes també poden participar activament en això.
La governança pot ser un dels temes més secs en la gestió de projectes, però és un dels més importants. És la manera com els equips d'alta direcció saben que esteu fent un bon treball i els assegura que el projecte s'està desenvolupant com cal. També proporciona els controls i els saldos necessaris perquè els administradors sàpiguen que els diners es gasten de manera adequada i alineada amb el cas empresarial.