Si escriviu una carta com a representant de la vostra organització, sabeu que mentre que algunes empreses permeten als seus empleats escriure cartes de referència amb llibertat, altres poden censurar-les o prohibir-les per complet.
Per tant, assegureu-vos de conèixer quines són les vostres polítiques de l'empresari abans d'acceptar-les.
Moltes organitzacions també tenen referències a través de recursos humans (recursos humans). Consulteu amb les polítiques de la vostra empresa abans de continuar.
Si sou propietari d' un negoci i un contractista actual o antic sol·licita una carta de recomanació, llegiu la següent guia per utilitzar la vostra discreció.
Quan s'ha d'escriure una carta de recomanació
El candidat hauria de ser algú que coneix bé i amb qui ha treballat recentment. Per exemple, és probable que no pugui proporcionar una recomanació per a algú amb qui va treballar fa deu anys o amb qui només treballava durant un mes. Encara que podria ser temptador, confiaríeu en informació vella o no, informació, que pot ser enganyosa. No hi ha cap manera de saber-ho. Per tant, a menys que realment pugui parlar amb les habilitats existents d'algú, decline educadament la seva sol·licitud.
Heu de conèixer el candidat en un rol que us permet escriure una referència significativa. Per exemple, si ha treballat amb la persona com a escriptor independent, però ara comença un negoci per a caminar per gossos, no pot donar fe de les seves habilitats en un altre àmbit.
En aquests casos, el millor és disminuir i, potser, oferir assessorament sobre qui farà un candidat millor. Si vol iniciar un negoci per a caminar per gossos, ja hauria de tenir una clientela estable que pugui verificar les seves habilitats realment.
Escriviu la carta només si podeu oferir una referència positiva. Si no té res positiu de dir sobre el seu rendiment, faci el més sincer i digui que no pot contribuir.
Si se sent obligat a donar una excusa per què:
- Sigui francament honest i digui que no se sent còmode escrivint en nom seu.
- Expliqueu una mentida blanca com ara: "No estic en condicions d'escriure cartes de recomanació".
Encara que pugui sentir-se incòmode o culpable, confia en la seva intuïció. A més, una carta no autèntica no servirà ni a l'aspirant ni al seu possible empresari.
Adherir-se als fets
Una vegada que accepteu escriure la carta, mantingueu-la enfocada i incloeu només informació que sigui factual i veraç . Eviteu dir alguna cosa que sigui estrictament una opinió: podria funcionar contra algú que es considerés per a futurs llocs de treball i podria provocar problemes legals per a vostè i la vostra empresa. Fer una gran reclamació com, "Louisa és un escriptor genial", per si sola és perillós. Hauríeu de poder suportar-lo amb reconeixement extern o un premi que rebés el seu treball. Si no ho podeu, podeu dir: "Louisa sempre ha produït un gran contingut per a nosaltres".
En la mateixa línia, eviteu declaracions exagerades i massa positives. Si edifica massa a algú, la carta podria no tenir cap pes amb clients o empresaris futurs.
Com estructurar una carta de referència
1. Introduïu-vos en el paràgraf inicial per configurar la vostra posició i la vostra relació amb el candidat.
Que el lector sàpiga per què qualifica per preparar aquesta carta.
2. Confirmar dades sobre el candidat i on està ocupat actualment (si ho és):
- El títol i l'empresa de la persona
- Quant de temps heu treballat amb la persona
- Quan treballeu amb la persona, si no ho feu actualment
- La naturalesa de la vostra relació comercial o la capacitat en què vau treballar amb el candidat.
- Ofereixi el seu criteri sobre les habilitats i qualitats del candidat pel que fa als seus serveis professionals. Destaca els seus trets més valuosos, com ara habilitats d'escriptura, resolució de problemes o gestió del temps. Podeu extreure qualsevol habilitat excepcional, afirmar que els tornaríeu a posar a la vostra disposició feliçment i indicar-vos com els seus serveis professionals us han beneficiat i la vostra organització.
4. Utilitzeu el paràgraf final per afegir exemples o anècdotes addicionals que consideri oportunes.
5. Finalment, oferint-li la possibilitat de respondre qualsevol altra pregunta o proporcionar informació de seguiment.
Cartes de referència comercial que recomanen serveis professionals
Reviseu les següents cartes de referència comercial que recomanen serveis professionals.
Exemple 1
Benvolgut senyor Eggleston,
Estic escrivint per recomanar els serveis de Daniel Lightheart, CPA. Daniel ha treballat al meu despatx d'advocats durant els últims quinze anys com a comptador i comptable. El seu coneixement i atenció al detall han ajudat a mantenir la nostra empresa en marxa durant la recent recessió ia través d'una important reestructuració.
Em sento segur de recomanar els serveis comptables de Daniel.
No només és complet, sinó també fàcil de treballar i sempre disposat a dedicar-se a parlar de les meves preocupacions i respondre a les preguntes.
Si teniu més preguntes, poseu-vos en contacte amb mi.
Salutacions,
Annabelle Sebastian
Soci, Sebastian & Associates
Oficina: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Exemple 2
Benvolguda senyora Kelly,
Sóc vicepresident d'ABC Watches que escric per recomanar els serveis de màrqueting de Michaela Brown. Michaela va crear i implementar moltes campanyes d'èxit des de juliol de 2012 fins a gener de 2016.
La seva experiència en programari de disseny, juntament amb el seu esperit col·laboratiu i innovador, li va convertir en un expert en projectes més importants. De manera individual, va portar els nostres seguidors de Twitter d'entre 1.000 i més de 52.000 en només tres mesos utilitzant estratègies de pensament futurista. Estava orientada a detalls, organitzada i sempre oberta a comentaris constructius, fent que la nostra relació comercial sigui senzilla i agradable.
Recomano a Michaela per qualsevol paper a través del qual pugui aportar la seva notable creativitat i dedicació. Si està contractat, confio que prendria els vostres esforços de màrqueting a noves altures.
Si teniu més preguntes, poseu-vos en contacte amb mi.
Salutacions,
Lisa Moore
Vicepresident d'ABC Watches
Oficina: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Respongueu qualsevol pregunta de seguiment
L'enviament d'una carta de recomanació és vital per a un possible candidat o proveïdor de serveis i, seguint aquest format, proporcionareu informació útil al client o empresari potencial. Podeu rebre una resposta simple de "agraïment", o pot fer preguntes més detallades sobre el sol·licitant. En qualsevol cas, assegureu-vos de respondre amb promptitud.