Eviteu amagar-se darrere de la vostra computadora o telèfon en aquests escenaris
De fet, en determinades circumstàncies, cal evitar-los. És clar, és fàcil amagar-se darrere de l'ordinador i dir el que vols dir a través del teclat. Però de vegades cal sortir al món i utilitzar la vostra veu.
Aquí hi ha tres situacions on seria millor que no hagueu fet clic a enviar.
Eviteu fer clic a Envia per resoldre conflictes
Tots hem format part d'un correu electrònic o cadena de missatges entre dues parts que intenten resoldre un problema. De vegades, pot ser que sigui un dels dos participants principals o potser vostè sigui simplement una de moltes persones a qui se sentia obligat a incloure'l.
Amb cada resposta de correu electrònic o missatge, el problema augmenta. Al final, potser un tema relativament petit s'ha convertit en un molt més gran. Això sol donar com a resultat una reunió presencial entre les dues parts, així com un supervisor o gerent per resoldre el conflicte.
En lloc d'utilitzar missatges de correu electrònic o de missatgeria per resoldre un conflicte, truqueu a la persona o programeu una reunió cara a cara. Si sou el destinatari d'un correu electrònic o un missatge d'una altra persona que intenteu resoldre un problema, resistiu la temptació de respondre per correu electrònic. Tregui el telèfon o entri a l'oficina de l'altra persona i digui: "Vaig rebre el vostre missatge de correu electrònic i vaig pensar que podria ser millor si comentem aquesta situació un a en contra, per correu electrònic.
Teniu uns minuts per parlar? "
Si el correu electrònic és la vostra única opció, no copieu-ne altres persones. Si ho fa, augmenta el problema. Si esteu a la recepció d'aquest correu electrònic no feu clic a "respon a tots". Simplement respon només a l'individu que va enviar el correu electrònic. Si feu "respondre a tots", la vostra resposta hauria de dir: "Li agraeixo que m'atribueixi aquesta situació.
Et trucaré en un minut per debatre ". Això farà que es notifiqui a tots els que han estat copiats que estigueu atents a la situació un a un.
Eviteu colpejar enviar quan estigueu malmès
Alguna vegada has estat molest per alguna cosa i em va disparar un correu electrònic mordaç només per sentir-me una pena immediata? O potser ha estat al final de recepció d'aquest correu electrònic o missatge.
Després d'una situació molesta o d'interacció, el que necessitem és un període de refredament . El correu electrònic i la missatgeria no es presten a això; és instantani pel disseny. En canvi, una vegada que heu calmat, truqueu o visiteu l'individu per parlar sobre la situació. Si esteu a la recepció d'un correu electrònic mordaç, eviteu respondre-ho. Doneu-vos el temps per calmar i després truqueu a la persona i demana discutir cara a cara.
En el futur, decidiu per endavant que mai no utilitzarà missatges de correu electrònic o de missatgeria quan estigui disgustado. Feu d'aquest un pacte no negociable amb tu mateix.
Si sent la necessitat d'escriure alguna cosa quan està molest, escriviu un missatge. No l'introduïu al correu electrònic, fins i tot si no voleu enviar el missatge. No seria la primera persona que va colpejar accidentalment el "enviar" en comptes del botó "guardar".
Eviteu colpejar Enviar per enviar notícies dolentes
A ningú li agrada rebre males notícies i rebre'l per correu electrònic o un missatge pot afegir sal a la ferida.
Alguna vegada has enviat per correu electrònic un client per dir-los que el seu ordre es retarda? O va enviar un missatge a un amic per fer-li saber que no podia assistir a la seva festa d'aniversari? O com us envia un missatge de correu electrònic al vostre cap per avisar-li que no s'ha acabat amb un projecte i perdria el vostre termini?
Si la resposta a qualsevol d'aquestes preguntes és sí, deixeu d'utilitzar el correu electrònic o la missatgeria per comunicar notícies dolentes. L'ús de missatges de correu electrònic o de missatgeria per comunicar-se amb males notícies pot enviar el missatge que no us interessa o que el problema no sigui prou important com per garantir-vos la vostra atenció personal. Quan utilitzeu missatges de correu electrònic o missatges per comunicar notícies dolentes, no es pot jutjar la reacció de la persona. El més probable és que la gent estigui decebuda o molesta. Si no està oferint les notícies en persona, els seus sentiments de decepció podrien augmentar i crear una situació encara pitjor.
Finalment, quan utilitzeu correu electrònic o missatgeria en aquest escenari, apareix covard. Els clients, companys de feina, patrons i amics aprecien les persones que tenen el valor de comunicar-se males notícies en persona.
Si no esteu segur de si el vostre missatge es qualifica com a mala notícia, pregunteu-vos: "Voldria rebre un correu electrònic o un missatge amb aquest tipus de notícies o preferiria que ho comunicés personalment?". Actueu en conseqüència.
Si bé no hi ha dubte que el correu electrònic o la missatgeria són un mitjà de comunicació ràpid i eficaç, no sempre és adequat. Seguiu les directrius anteriors i eviteu utilitzar el correu electrònic o el missatge quan no és apropiat fer-ho.