Com prendre minuts de reunió

Mantenir un registre escrit d'una reunió o una conferència en el lloc de treball

Els minuts de reunió són les notes detallades que serveixen com a registre escrit oficial d'una reunió o conferència. El responsable de la trobada generalment demana a un dels participants que tendeixi a aquesta tasca. Un dia, algú podria ser tu! Tot i que no és un treball terriblement difícil, és important. Atès que els minuts de reunió són un registre oficial del que va passar, es requereix una precisió. Haureu de prendre notes detallades que, en cas necessari, les persones han de poder consultar-les més tard.

Aquests són alguns suggeriments que us ajudaran a gestionar aquesta tasca amb delicadesa. Esbrineu què fer abans, durant i després de la reunió.

Abans de la reunió

• Trieu l'eina de gravació: el primer que heu de fer és decidir com aneu a prendre les vostres notes. Aniràs a la vella escola i usareu ploma i paper o aneu a la tecnologia i utilitzeu un ordinador portàtil, una tauleta o un telèfon intel·ligent. Consulteu amb el vostre cap per veure si ell o ella prefereix que utilitzeu un mètode concret. És poc probable però possible.
• Assegureu-vos que la vostra eina d'elecció estigui en funcionament i tingui una còpia de seguretat en cas que falli el vostre original. Si porteu un ordinador portàtil, per exemple, teniu plomes i paper també disponibles. No vol que hagi d'aturar la reunió mentre busca alguna cosa per escriure si el vostre ordinador es bloqueja.
• Llegiu l'agenda de la reunió abans de començar la reunió. Us permetrà formular un esbós per als vostres minuts. Deixeu un espai per sota de cada element i escriviu-hi notes. Fer això farà que la vostra feina sigui una mica més senzilla, sempre que la persona que executa la reunió s'adhereixi a l'ordre del dia.

Durant la reunió

• Passeu al voltant d'un full d'assistència i assegureu-vos que tothom accedeixi. Haureu d'incloure una llista de tots els assistents als minuts de la reunió oficial.
• Assegureu-vos de saber qui és qui és. D'aquesta manera, podrà identificar qui està parlant i registrar correctament aquesta informació.
• Tingueu en compte el moment en què comença la reunió.

• No intenteu escriure tots els comentaris. Està bé incloure només les idees principals. Aneu amb compte de no deixar els articles amb els quals no esteu d'acord. Els vostres biaixos no han d'influir en tu. Recordeu que aquest és un compte oficial i no la vostra opinió sobre el que va passar!
• Escriure tots els moviments, qui els va fer i els resultats dels vots, si n'hi ha; no cal escriure qui va secundar una moció. Per descomptat, les regles de la vostra organització poden variar per tal de verificar-les primer.
• Si els vots sobre qualsevol moviment o discussió es diferencien fins a la propera reunió, feu-hi nota.
• Registre del temps de finalització de la reunió.

Després de la reunió

• Escriviu els minuts tan aviat com sigui possible després de la reunió, mentre que tot segueix sent fresc en la vostra ment. Si trobeu un error en les seves notes o si teniu una pregunta, podeu aclarir-lo ràpidment parlant amb altres assistents.
• A la còpia final de les actes, inclou el nom de l'organització, el títol de la comissió, el tipus de reunió (diari, setmanal, mensual, anual o especial) i el seu propòsit.
• Dóna els temps que va començar i va acabar.
• Proporciona la llista d'assistents i una nota sobre qui va dirigir la reunió. També podeu indicar aquí que heu pres el minut. Incloeu el vostre nom a la llista de participants i, entre parèntesis després del vostre nom, digueu que heu pres el minut. D'altra banda, al final del document, podeu tancar la sessió escrivint "Respectivament enviat per", seguit del vostre nom.

• Revisa els minuts abans d'enviar-los. Pregunteu a una altra persona que assisteixi a mirar-los també. Ell us podrà comunicar si accidentalment ha deixat alguna cosa fora.
• Envieu-los a la persona que va dirigir la reunió, tret que s'hagi instruït a fer el contrari.