1. Recordeu els vostres modals
Fins i tot en un món en el que estem intentant fer el més ràpidament possible per passar a la següent tasca, tingueu-vos el temps d'utilitzar bones maneres en el vostre correu electrònic.
No oblideu dir "si us plau" i "gràcies".
Quan es dirigeixi a persones que no coneix bé o amb qui només tingueu una relació formal, dirigeu-les pel seu títol i cognom, tret que hagin demanat que feu el contrari. Per exemple, diguem "Estimat Senyor Blanc" o "Estimada senyora Gray". Si respon a un missatge de correu electrònic i el remitent del missatge original només ho ha signat amb el seu nom, podeu assumir amb seguretat que està bé tractar-los de la mateixa manera.
2. Mira el teu to
Tone és com vostè, com a escriptor, pot expressar la seva actitud en un missatge de correu electrònic. Incideix sobre com es rep. Normalment vol assegurar-se que es trobi al destinatari com a respectuós, amable i accessible. No vol sonar curt ni exigent. Torneu a llegir el vostre missatge diverses vegades abans de fer clic a enviar.
Quan escriviu a algú amb qui hagueu comunicat abans, comença dient alguna cosa amigable com "Espero que estigueu bé". Tot i que emojis pot ajudar-vos a transmetre el so de forma més senzilla, no utilitzeu-los en un correu electrònic professional a menys que escriviu a algú amb qui tingueu una relació molt informal.
No l'utilitzeu mai quan escriviu a un possible empresari.
Sempre es considera una etiqueta d'email deficient per escriure un correu electrònic o una part d'una en totes les lletres majúscules. Us farà semblar que esteu cridant.
3. Sigui concís
Les persones ocupades no tenen ni el temps ni la inclinació per passar més d'un minut llegint un correu electrònic individual.
Si voleu permetre que el vostre destinatari llegeixi el vostre missatge ràpidament i encara ho entengueu, heu de fer-lo informat.
No obstant això, no deixeu de banda els detalls pertinents. Assegureu-vos que el vostre missatge us indiqui clarament el vostre motiu per escriure-lo en primer lloc. Ningú estalvia temps si acabes tenint un avanç i enrere mentre intenta explicar els detalls que ometeu.
4. Eviteu utilitzar abreviatures de text
Encara que vulgueu estalviar temps, no hauria d'utilitzar les abreviatures de missatges de text al vostre correu electrònic professional. Si fas un text molt, com moltes persones ho fan, és possible que estigueu acostumat a fer servir una mena de taquigrafia per parlar amb els vostres amics. Per exemple, podeu utilitzar "u", "ur" i "plz" en comptes de "tu", "el vostre" i "si us plau". Aquestes abreviatures no tenen cap lloc en la correspondència comercial, tret que el destinatari sigui algú amb qui tingueu una relació casual.
5. Utilitzeu una adreça electrònica professional
Per als missatges relacionats amb el vostre treball actual, utilitzeu sempre la direcció de correu electrònic que el vostre empresari li ha assignat. Tanmateix, mai no l'heu d'utilitzar per enviar missatges que no tinguin relació amb el vostre treball, per exemple, si esteu buscant un de nou. Utilitzeu un compte de correu electrònic personal.
Si no teniu un compte personal, per exemple, el que proporciona el proveïdor de serveis d'Internet quan us heu registrat per obtenir el servei, obtingueu un compte de correu electrònic gratuït.
Utilitzeu Gmail o un altre servei per configurar una adreça que sembli professional. No usis res bril o suggerent. El primer nom inicial i el cognom o el vostre nom complet són les opcions adequades.
6. No oblideu l'ortografia i el conte de gramàtica
És imprescindible que corregiu correctament el vostre correu electrònic. No oblidis mai aquest pas crític, no importa el ocupat que ets. Les coses que vols estar atents són l'ortografia correcta i la gramàtica correcta. A més d'escriure correctament les paraules comunes, també voleu escriure els noms de les persones correctament, inclòs el del destinatari i el nom de la seva empresa.
Tingueu cura de confiar massa en els corrector ortogràfics. És possible que no detectin errors ortogràfics de paraules quan s'utilitzin de manera incorrecta. Per exemple, un corrector ortogràfic no marcarà la paraula "a" a la frase, "He de fer preguntes per vostè", tot i que, en aquest context, hauria de ser "dos". Revisa les ortografies que no estiguis segurs utilitzant un diccionari en línia gratuït com Merriam-Webster.